GDPR: Zverejňovanie fotografií zamestnancov a ochrana osobných údajov

Dňa 25. mája 2018 vstúpilo do účinnosti Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady Európskej únie č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (GDPR) (ďalej v texte aj ako „nariadenie“). V nadväznosti na túto legislatívu vstúpil k rovnakému dátumu do účinnosti aj slovenský zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej v texte aj ako „zákon“).

Oba spomínané predpisy priniesli do praxe viacero noviniek a povinností pri spracúvaní osobných údajov podnikateľmi. Jedna zo zmien sa týka aj v súčasnosti populárneho zverejňovania fotografií zamestnancov spoločností na rôznych sociálnych a iných médiách. Je zverejňovanie fotografií zamestnancov v rozpore s GDPR? Môže zamestnávateľ zverejniť fotografie na internete?

Možno fotografiu zamestnanca považovať za osobný údaj?

Mnohé spoločnosti v súčasnosti zverejňujú fotografie svojich zamestnancov na sociálnych sieťach, webových stránkach, vo firemných prezentáciách, časopisoch alebo iných propagačných materiáloch. Cieľom tohto postupu je najmä propagácia a zvýšenie dôveryhodnosti firmy v očiach ich zákazníkov, ako aj budovanie dobrej povesti. Z pohľadu problematiky ochrany osobných údajov je každý zamestnávateľ považovaný za prevádzkovateľa, z čoho mu vyplývajú viaceré povinnosti aj pri zverejňovaní fotografií svojich zamestnancov.

Každá fotografia zamestnanca, pomocou ktorého možno identifikovať konkrétnu fyzickú osobu, je považovaná za osobný údaj. Jej použitie tak podlieha splneniu zákonom ustanovených pravidiel. Pôvodne účinný zákon č. 122/2013 Z. z. o osobných o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov zaraďoval fotografiu fyzickej osoby do osobitnej kategórie osobných údajov. Po vstupe nového zákona do účinnosti sa to zmenilo a podľa novej legislatívy už fotografiu nepovažujeme za citlivý osobný údaj a nezaraďujeme ju ani do osobitnej kategórie osobných údajov. Zaujímavosťou v tejto súvislosti je, že podľa nových pravidiel tam nepatrí napríklad ani rodné číslo fyzickej osoby.

Upozornenie:

Fotografia je z pohľadu ochrany osobných údajov považovaná za osobný údaj. Bežne však nespadá do osobitnej kategórie osobných údajov.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Výnimky z pravidiel
• Účely, na ktoré možno spracúvať fotografie zamestnancov

Výnimka z uvedeného pravidla

Zákon pozná jednu dôležitú výnimku z vyššie uvedeného pravidla. Fotografiu zaraďujeme do osobitnej kategórie osobných údajov vtedy, ak spadá medzi biometrické údaje. Sú to také údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania osobných údajov týkajúcich sa fyzických charakteristických znakov fyzickej osoby, fyziologických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby a ktoré umožňujú jedinečnú identifikáciu alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby, ako najmä vyobrazenie tváre alebo daktyloskopické údaje.

Upozornenie:

Spracúvanie fotografií sa považuje spracúvanie osobitných kategórii osobných údajov len v prípadoch, kedy sa spracúvajú osobitnými technickými prostriedkami, ktoré umožňujú alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu fyzickej osoby.

Účely, na ktoré možno spracúvať fotografie zamestnancov

Zákon ustanovuje prevádzkovateľom, že osobné údaje môžu získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.

Zamestnávatelia zverejňujú fotografie svojich zamestnancov za rôznymi účelmi ako je propagácia spoločnosti, na reklamných a iných propagačných materiáloch, firemných prezentáciách, časopisoch, blogoch, ktoré sa nachádzajú na webových portáloch a sociálnych médiách, ako aj na vizitkách, rôznych služobných preukazoch a iných personálnych dokumentoch. Mnohí z nich pritom využívajú fotografie zamestnancov aj na ďalšie marketingové účely v rámci prebiehajúcich reklamných kampaní.

Zákon v § 78 ods. 3 ustanovuje, že prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby (zamestnanca), je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v nasledovnom rozsahu:

• titul, meno, priezvisko zamestnanca,
• pracovné, služobné zaradenie a funkčné zaradenie,
• osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
• odborný útvar, miesto výkonu práce zamestnanca,
• telefónne číslo a faxové číslo,
• adresa elektronickej pošty na pracovisko,
• identifikačné údaje zamestnávateľa.

Zamestnávateľ tak môže urobiť, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby (zamestnanca). Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov však ani v týchto prípadoch nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.

Upozornenie:

Z uvedeného je zrejmé, že fotografia zamestnanca nepatrí medzi osobné údaje, ktoré môže zamestnávateľ štandardne zverejniť na základe zákona o ochrane osobných údajov. Zamestnávateľ smie spracúvať, respektíve zverejňovať údaj vždy len so súhlasom dotknutého zamestnanca. Rovnako to platí aj pre marketingové a iné propagačné účely.

Odporúčame tiež, aby takýto súhlas so spracúvaním osobných údajov získavali zamestnávatelia od zamestnancov v písomnej forme. Ak je známe konanie firemnej akcie, na ktorej budú zamestnanci fotení a tieto fotografie budú napríklad za účelom propagácie tejto akcie a zúčastnených osôb zverejňované na Facebooku, Instagrame alebo webovom sídle spoločnosti, je vhodné vopred získať súhlas s fotografovaním a zverejňovaním týchto fotografií na príslušných médiách.

Upozornenie:

V prípade sporu je zamestnávateľ povinný preukázať, že získal súhlas a tento bol vážny a daný slobodne, konkrétny, informovaný a predstavoval jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby (zamestnanca) vo forme vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu, ktorým dotknutá osoba (zamestnanec) vyjadril súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.

Výnimka z uvedeného pravidla

Zákon v § 78 ods. 2 ustanovuje výnimku z vyššie uvedeného pravidla. Zo znenia tohto ustanovenia vyplýva, že zamestnávateľ nie je povinný získať súhlas zamestnanca, ak spracúvanie osobných údajov v nasledovných dvoch prípadoch:

• ak je to nevyhnutné pre potreby informovania verejnosti masovokomunikačnými prostriedkami,
• ak osobné údaje spracúva prevádzkovateľ, ktorému to vyplýva z predmetu činnosti.

Aj v týchto prípadoch je však zamestnávateľ ako prevádzkovateľ povinný dbať o to, aby pri spracúvaní osobných údajov na taký účel neporušoval právo dotknutej osoby na ochranu jej osobnosti alebo právo na ochranu súkromia alebo také spracúvanie osobných údajov bez súhlasu dotknutej osoby vylučuje osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Zhrnutie

Každý zamestnávateľ (prevádzkovateľ), ktorý chce zverejňovať fotografie svojich zamestnancov (dotknutých osôb), je povinný ustanoviť účel ich zverejnenia a získať súhlas dotknutých zamestnancov s ich zverejnením. V opačnom prípade môžu spoločnosti bez súhlasu zamestnancov zverejňovať ich osobné údaje len v rozsahu nasledovných kontaktných údajov: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.

 Upozornenie:

Zamestnávatelia sú pred vyhotovením fotografií povinní informovať dotknuté osoby, za akým účelom budú ich fotografie vyhotovené, na akých miestach budú zverejnené a aj po akú dobu.

Pri každom spracúvaní osobných údajov zároveň treba mať na pamäti aj ďalšie ustanovenia príslušných osobitných predpisov a každé spracúvanie osobných údajov musí odrážať základné zásady ustanovené zákonom o ochrane osobných údajov, a to najmä, nie však výlučne, zákonnosť, spravodlivosť, transparentnosť, nevyhnutnosť, minimalizáciu údajov a archivácie spracúvaných osobných údajov. Zároveň je pritom potrebné vziať do úvahy ochranu osobných údajov, ktorá sa vzťahuje na fotografiu zamestnanca podľa ustanovení Občianskeho zákonníka, ako aj príslušné ustanovenia Trestného zákona.

K téme