Buďte správne informovaný! Získajte prémiový účet TU
Prihlásenie
Zakúpiť členstvo
Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.

Viete ako dlho je potrebné archivovať firemné dokumenty? Niektoré spisy treba uchovávať až 50 rokov!

Šanon padajúci z archivačného regálu
Foto: Stuart Mils, Stockimage
16. decembra 2015 Zdroj TMF Group Tlačiť

Ako dlho uchovávať účtovné doklady? Spoločnosti na Slovensku majú povinnosť archivovať dokumenty v papierovej podobe aj desiatky rokov. Nie je to však zbytočnosť. Zamestnanci potrebujú mať kompletnú dokumentáciu o svojej práci, napríklad aj pre účely správneho vypočítania dôchodku. Napriek čoraz väčšej digitalizácií procesov i dokumentov, zákony spoločnostiam ukladajú povinnosť uchovávať aj originály dokumentov vo svojom archíve.

Osobné spisy aj mzdové listy

Ján Šeliga, riaditeľ spoločnosti TMF Group Slovensko, ktorá sa zaoberá spracovaním účtovníctva a daní, tiež spracovaním miezd a personalistiky, pripomína: Všetky dokumenty počnúc technicko-prevádzkovou agendou, cez mzdovú či obchodnú agendu, až po osobné spisy zamestnancov musia mať spoločnosti úplné a archivované v súlade s požiadavkami zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a ďalších osobitných predpisov. Nie každý však na to myslí, alebo má čas to zabezpečiť.V prípade nedodržania zákona môže v extrémnych prípadoch ministerstvo uložiť pokutu až vo výške 33 193 Eur, napríklad za zničenie alebo poškodenie archívneho dokumentu.

Lehoty od 2 do 70 rokov

Najkratšie povinné minimálne lehoty pre uchovanie dokumentov sú dvojročné. Tie sa vzťahujú napríklad na uchovanie bežnej korešpondencie, riešenia škodových udalostí alebo dokumentov z nákupu strojov a zariadení. Päť rokov po strate ich platnosti sa musia archivovať akékoľvek zmluvy, ale aj záznamy zo zasadnutia riadiacich orgánov, výdajky a prevodovky, či evidencia pracovnej neschopnosti zamestnancov. Desať rokov si musíte odkladať knihy doručených a odoslaných faktúr, pokladničné doklady, nájomné zmluvy, ale aj výplatné listiny a dokumenty viažuce sa k nemocenskému poisteniu. Až 50 rokov musia byť v archíve spoločnosti uložené mzdové listy a osobné spisy zamestnancov budú uskladnené až kým konkrétny zamestnanec nedovŕši 70-ku.

Vyhraďte si na spisy dostatok priestoru

J. Šeliga vysvetľuje, čo všetko by mal obsahovať osobný spis zamestnanca: „Každý zamestnanec má vo svojom spise doklady od svojho nástupu do zamestnania až po jeho výstup. To znamená, že medzi jeho dokumentmi nájdete všetky vyhlásenia na zdanenie príjmov, rodný list dieťaťa, potvrdenia o návšteve školy, ročné zúčtovania aj so žiadosťami, osobný dotazník, mzdové dekréty, evidenčný list dôchodkového poistenia, ale i kópie jeho identifikačných dokladov, či diplom o vzdelaní.“ Samozrejme, dokumentov v osobnom spise je oveľa viac, čiže ak si predstavíte, že dotyčná osoba pre jednu spoločnosť pracovala celý život a odišla z nej aj do dôchodku, budete si musieť v archíve len pre ňu vyhradiť minimálne jednu pevnú policu až kým neoslávi 70-te narodeniny. Ideálne sú kovové statické registratúry, ktoré by mali byť umiestnené v priestoroch zaručujúcich zachovanie dokumentov. Veľmi dôležitá je aj relatívna vlhkosť (50 – 60%) a teplota 16 °C.

 

Externé spoločnosti sa o archív postarajú

Ak majú spoločnosti niekoľko desiatok, či stoviek zamestnancov a k tomu množstvo klientskych dokumentov, môže byť problematické evidovať všetky potrebné dokumenty nielen po priestorovej, ale aj po logistickej stránke. Často je na tieto činnosti potrebné určiť samostatnú pracovnú pozíciu archivára, prípadne vytvoriť samostatné archívne oddelenie, aby archív udržali v poriadku, neustále ho aktualizovali a predovšetkým vyraďovali z neho dokumenty po skončení doby evidencie. „Ak však majú spoločnosti obavy, či archiváciu zvládnu, prípadne na ňu nemajú priestorové, či personálne kapacity, môžu sa obrátiť na externé spoločnosti. Evidencii dokumentov sa venujeme aj my v TMF Group. Staráme sa o to, aby dobre slúžili nielen zamestnancom, ale aby vyhoveli aj daňovým kontrolám a kontrolám zo Sociálnej poisťovne trebárs i o 50 rokov. Je to puntičkárska práca, ktorá vyžaduje dôkladné sledovanie všetkých dokumentov,“ uzatvára J. Šeliga.

Odporúčané lehoty uloženia vybraných dokumentov:

Vecný obsah dokumentu Odporúčaná lehota uloženia /v rokoch/

VŠEOBECNÉ   DRUHY REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest 3
Bežná korešpondencia 2
Školenia a inštruktáže 3
Zmluvy 5 (po strate platnosti)
AGENDA   RIADENIA
Dokumenty o oprávnení vykonávať podnikateľskú alebo inú činnosť 5 (po zániku)
Záznamy zo zasadnutí riadiacich orgánov 5 (po zániku)

EKONOMICKÁ   AGENDA

Faktúry
Kniha doručených a odoslaných faktúr alebo iná evidenčná pomôcka 10
Dodávateľské, odberateľské 10
Kniha objednávok 10
Výdajky a prevodky 5
Odvody do fondov – mesačné 10
Pokladničné doklady a knihy, vrátane limitu pokladničnej hotovosti 10
Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha 10
Bankové doklady (vrátane výpisov a hromadných prevodných príkazov) 10
Bankové výpisy (bežného účtu, investičných prostriedkov, sociálneho fondu) 10
Doklady súvisiace s evidenciou majetku, vrátane leasingu 5 (po zániku)
Colné hlásenia, styk s colnicami 10

MZDOVÁ   AGENDA

Mzdové listy 50
Výplatné listiny

10

Rodinné prídavky a materské príspevky 5
Prehlásenia k dani zo mzdy 5
Zrážky zo mzdy 5
Podklady k mzdám 5

AGENDA   ĽUDSKÝCH ZDROJOV

Osobné spisy zamestnancov

70

(od narodenia zamestnanca)

Evidencia
dochádzky 3
dovoleniek 3
Popisy pracovných činností 5
Dohody
o vykonaní práce 5
o hmotnej zodpovednosti

3

(po strate platnosti)

Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10
Sociálna starostlivosť
Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5
Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5
Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 5

Odporúčané ebooky

K téme

Témy

archívarchivácia

Najčítanejšie za 24 hodín

Z kategórie Manažment

Poradca podnikateľa a živnostníka

Prémiový obsah pre členov klubu Podnikam.sk

Zobraziť ďalšie články

Seriály na Podnikam.sk

Školenia, semináre, kurzy

BOZP - Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci
BOZP vo výrobe
Cash flow
Clo
Clo a logistika
Controlling
Dane a účtovníctvo
Doprava
Dotácie
DPH - Daň z pridanej hodnoty
DzP - Dane z príjmu
Enviro
Environmentalistika
Finančné riadenie
IAS/IFRS
Koronavírus
Legislatíva a zákony
Legislatíva, zákony
Logistika
Manažérske zručnosti
Manažment
Marketing
Marketing a predaj
Medzinárodné účtovné štandardy (IAS/IFRS, US GAAP)
Medzinárodné zdaňovanie
Mzdy a odvody
Nehnuteľnosti
Osobný rozvoj
Ostatné dane
Personalistika
Pohľadávky
Pracovné právo
Právo
Právo, Pracovné právo
Riadenie
Riadenie firmy
Riadenie ľudských zdrojov
Samospráva
Školstvo
Školy
Stavebníctvo
Účtovníctvo
Účtovníctvo a dane
Verejná správa
Verejné obstarávanie-obstarávateľ
Verejné obstarávanie-uchádzač
Výroba
žiadny
Živnosť

september

21sep6:30Legislatívne zmeny v mzdovej učtárni v roku 20206:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Mzdy a odvody

21sep8:30Legislatívne zmeny v mzdovej učtárni v roku 20208:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Mzdy a odvody

21sep8:30Legislatívne zmeny v mzdovej učtárni v roku 20208:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Mzdy a odvody

Zobraziť všetky školenia

Eshop Podnikam.sk

Prejsť do eshopu

Zoznam firiem B2B

Zobraziť všetky firmy
Copyright © iSicommerce s.r.o. Všetky práva vyhradené. Vyhradzujeme si právo udeľovať súhlas na rozmnožovanie, šírenie a na verejný prenos obsahu. Ochrana osobných údajov | Podmienky používania | Kontakt
X