Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Náklady na repre služby patria k oblastiam, ktoré sa veľmi rýchlo vymknú spod kontroly.
Prinášame vám tipy, ako sprehľadniť ich riadenie a ušetriť.
Pomôžu dohody s dodávateľmi aj limity na repre náklady
Máte podozrenie, že sa zamestnanci na pracovných cestách bavia na účet firmy? Boríte sa so záplavou pokladničných blokov dodaných na poslednú chvíľu alebo s niekoľkotýždenným omeškaním? Často riešite s manažérmi nepovolené prečerpanie repre nákladov?
Ak áno, veríme, že nasledovné odporúčania vám pomôžu zaviesť do riadenia repre nákladov väčší poriadok.
Používajte zoznam schválených dodávateľov
Nájdite na trhu cenovo akceptovateľných dodávateľov repre služieb a vytvorte zoznam schválených dodávateľov. Vyhnete sa používaniu predražených hotelov či leteniek. Zabezpečte však, aby mali zamestnanci vždy dostatočnú flexibilitu vo výbere dodávateľov, ktorí sú vhodní pre ich pracovné účely.
Hľadajte výhodné dohody s dodávateľmi
Na základe predpokladaného počtu pracovných ciest uzavrite rámcové zmluvy s dodávateľmi, ako sú hotely, cestovné kancelárie či autopožičovne, ktoré vám garantujú zľavu oproti jednorazovému využitiu služieb. Objemové zľavy predstavujú veľký priestor pre zníženie nákladov.
Obmedzte možnosti platenia za služby
Zabezpečte, aby zamestnanci mohli uhrádzať repre služby iba pomocou firemných kreditných kariet s platobným limitom a alebo s predplateným limitom. Obmedzte preplácanie pokladničných blokov hradených zamestnancom v hotovosti.
Kreditné karty umožňujú lepší prehľad a kontrolu nad nákladmi, a pomáhajú predchádzať problémom so zabudnutými blokmi v zásuvke. Upozornite zamestnancov, že im bude využitie kreditných kariet na súkromné účely alebo mimo schválených pravidiel strhnuté z platu.
Zaveďte rozpočty na repre náklady
Zakomponujte do prípravy ročného plánu plánovanie repre nákladov. Neplánujte metódou „náklady za predchádzajúci rok plus inflácia“, ale zabezpečte, aby boli naviazané na plánované aktivity na príslušnom oddelení. Predídete tak prenášaniu neopodstatnených nákladov do ďalšieho roka.
Napríklad plán pre obchodné oddelenie môže byť postavený na základe priemerného počtu obchodných ciest či stretnutí na jedného obchodného zástupcu ročne krát plánovaný počet obchodných zástupcov. Manažéri oddelení tak budú nútení svoj rozpočet podložiť plánovanými aktivitami.
Ak je pre firmu takéto detailné plánovanie prílišnou administratívnou záťažou, prinúťte sa kompletne „prekopať“ repre rozpočty aspoň raz za dva či tri roky.
Poskytujte manažérom dostatočne detailné a včasné informácie o čerpaných nákladoch, aby boli schopní identifikovať úspory. Zakomponujte dodržiavanie repre rozpočtov do odmeňovacieho systému manažérov a rozpočty pravidelne vyhodnocujte.
Hľadajte alternatívne možnosti
Prinúťte zamestnancov, aby využívali lacnejšie alternatívy. Napríklad videokonferencia medzi centrálou a hlavnými pobočkami vám môže pomôcť výrazne znížiť cestovné náklady (samozrejme treba prepočítať návratnosť investície). Nahraďte interné stretnutia konverzáciou cez Skype.
Zaveďte systém plánovania obchodných ciest
Nahraďte viaceré obchodné cesty do miest, ktoré sú blízko vedľa seba, jednou viacdňovou cestou. Na plánovanie môžete využiť napríklad asistentku na oddelení, ktorú budú zamestnanci informovať o plánovaných cestách a ktorá bude mať za úlohu optimalizovať ich cestovný plán.
Využívajte interný benchmarking
Porovnávajte výšku repre nákladov medzi jednotlivými oddeleniami a komunikujte výsledky zodpovedným manažérom. Napríklad každému regionálnemu obchodnému riaditeľovi ukážte, aká je jeho priemerná výška repre nákladov v porovnaní s celofiremným priemerom a s najlepším regiónom. Môžete použiť ukazovatele ako náklady na jedného zamestnanca alebo % nákladov na dosiahnutom predaji.
Obmedzte roamingové hovory
Zamestnancom, ktorí často cestujú medzi viacerými krajinami, vybavte v každej krajine lokálne SIM karty. Vyhnete sa tak vysokým nákladom za roamingové hovory.
Zaveďte online kontrolu
Najväčšou prekážkou efektívneho riadenia repre nákladov je nedostatočný prehľad o tom, kde a ako vznikajú. Ak repre náklady predstavujú významnú položku vašich nákladov, implementujte mobilnú softvérovú aplikáciu, ktorá zabezpečí riadne schválenie obchodných ciest príslušným manažérom, a prepojenie na firemný fakturačný a platobný systém.
Finančnému oddeleniu tak systém zároveň umožní zautomatizovať a sprehľadniť celý objednávkový proces až po zaplatenie. Ideálne je, ak aplikácia umožní manažérom monitorovať vynaložené náklady a porovnávať ich so schváleným rozpočtom.
Vytvorte smernicu pre repre náklady
Formálna interná smernica pomáha zadefinovať povolené spôsoby schvaľovania, čerpania a hradenia repre služieb a vytvára vo firme rámec pravidiel, ktorý sa dostane do povedomia zamestnancov. Ak máte oddelenie interného auditu, pravidelne kontrolujte dodržiavanie smernice. Repre náklady patria k oblastiam, ktoré sa bez patričného dozoru rýchlu vymknú spod kontroly.
Získať prehľad. Jednotliví manažéri a oddelenie kontrolingu prístup k transparentným informáciám o tom, kto a kde cestuje, akého dodávateľa využíva, koľko a ako za služby platí. Bez týchto informácií firma nie je schopná identifikovať, ktoré repre náklady a v ktorých oddeleniach míňa neefektívne, a už vôbec ich nedokáže kontrolovať.
Automatizácia a online podpora. Firmy, ktoré sú v riadení repre nákladov najefektívnejšie, využívajú softvérové aplikácie, ktoré im umožňujú pokryť celý cyklus od žiadosti, schválenia a objednávky až po platbu, a ktoré poskytujú manažmentu informácie o čerpaní ich repre rozpočtov v reálnom čase. Tieto aplikácie môžu byť prepojené priamo na platobné a dodávateľské fakturačné moduly ERP systému.
