Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Používanie elektronických faktúr upravuje zákon o účtovníctve, predovšetkým však zákon o dani z pridanej hodnoty (DPH). Od začiatku budúceho roka v zákone o DPH nastáva viacero zmien, ktoré upravujú aj náležitosti elektronickej fakturácie.
Zákon o účtovníctve nehovorí, že faktúra musí byť podpísaná elektronickým podpisom, to znamená, že aj faktúru dodanú elektronicky je možné zaevidovať do účtovníctva. Elektronickú faktúru je tak možné považovať za účtovný a daňový doklad.
Pri DPH je nutný elektronický podpis
Elektronickou faktúrou sa rozumie faktúra doručená elektronicky. Na Slovensku stále ostávajú doménou predovšetkým veľkých spoločností, používajú ich napríklad mobilní operátori. Elektronické faktúry sa najčastejšie posielajú emailom vo formáte pdf. Rozlišujeme medzi faktúrami podpísanými elektronickým podpisom a nepodpísanými elektronickým podpisom.
Zákon o účtovníctve nehovorí, že faktúra musí byť podpísaná elektronickým podpisom, to znamená, že aj faktúru dodanú elektronicky je možné zaevidovať do účtovníctva.
Avšak zákon o DPH už hovorí: „Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom podľa osobitného predpisu…”. To znamená, že podnikatelia, na ktorých sa vzťahuje zákon o DPH a robia si odpočet DPH, by mali dbať na splnenie tejto podmienky.
Čo je elektronický podpis?
Elektronický podpis je certifikát, ktorý sa pripája k súboru a zabezpečuje sa nim bezpečnosť súboru a súhlas s týmto súborom. Obyčajný elektronický podpis môže a nemusí byť chránený heslom. Zaručený elektronický podpis (ZEP) nahrádza vlastnoručný podpis. Ak súčasne obsahuje aj časovú pečiatku, má rovnakú právnu váhu ako podpis u notára.
Využíva sa pri komunikácii so štátnou správou ako aj s obchodnými partnermi pri podpise rôznych podaní na daňový úrad, colnú správu, obchodný register a kataster, aj obchodných zmlúv a dohôd. Pomocou neho sa ušetrí na administratívnych a správnych poplatkoch. Je chránený prístupovým kódmi – heslami a nedá sa z neho vyhotoviť kópia ani ho zálohovať. Pri prípadnom zablokovaní, strate či zrušení po odcudzení je potrebné vydať nový.
Ktoré predpisy upravujú používanie elektronických faktúr?
Používanie elektronických faktúr upravujú nasledovné predpisy:
Zákon o DPH č. 222/2004 Z. z. v znení neskorších predpisov
Zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov
Oznámenie, č. MF/11886/2010-73, Finančný spravodaj č. 3/2010
Zákon o DPH č. 222/2004 Z. z. v znení neskorších predpisov
V § 75 Zákona o DPH č. 222/2004 Z.z. ods 6 sa hovorí: Faktúra môže byť poslaná písomne alebo so súhlasom zákazníka môže byť poslaná alebo sprístupnená elektronicky.
Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom podľa osobitného predpisu / Zákon č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 679/2004 Z. z./ alebo prostredníctvom elektronickej výmeny údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov alebo iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov.
Elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny údajov. Odkaz elektronickej výmeny údajov pozostáva zo súboru dielov, štruktúrovaných na základe schválenej normy, vyhotovených vo formáte čitateľnom počítačom, ktoré môžu byť automaticky a nedvojzmyselne spracované.
Faktúry poslané alebo sprístupnené elektronicky po dobu úschovy musia byť čitateľné a nesmú byť menené.
S účinnosťou od 1.1.2013 budú v zákone o DPH zmenené niektoré paragrafy týkajúce sa elektronickej faktúry. Jedná sa predovšetkým o nasledovné zmeny. § 71 upravuje, čo sa považuje za faktúru:
Faktúra
faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry,
elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje údaje podľa § 74 (viď. nižšie) a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte; elektronickú faktúru možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby,
vierohodnosťou pôvodu faktúry sa rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru,
neporušenosťou obsahu faktúry sa rozumie zachovanie obsahu faktúry,
elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny.
Tak ako listinná, aj elektronická faktúra musí obsahovať tieto náležitosti podľa § 74:
Faktúra musí obsahovať
meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, ak mu je pridelené,
poradové číslo faktúry,
dátum dodania tovaru alebo služby alebo dátum prijatia platby, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
dátum vyhotovenia faktúry,
množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť
§ 76 hovorí, ako sa majú uchovávať faktúry, špeciálne popisuje uchovávanie elektronických faktúr:
Platiteľ je povinný uchovávať
kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil v jeho mene a na jeho účet odberateľ alebo tretia osoba a prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
prijaté faktúry vzťahujúce sa na investičný majetok do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane,
dovozné doklady a vývozné doklady potvrdené colným orgánom do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie 10 rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.
Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom, je povinná uchovávať
kópie faktúr, ktoré vyhotovila alebo ktoré vyhotovil v jej mene a na jej účet odberateľ alebo tretia osoba, po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň, po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, je povinná uchovávať prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň, po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Faktúry sa musia uchovávať v pôvodnej forme, v akej sa poslali alebo sprístupnili. Zdaniteľná osoba, ktorá uchováva faktúry elektronicky, je povinná umožniť daňovému úradu na účely kontroly prístup k týmto faktúram, ich sťahovanie a používanie.
Elektronickým uchovávaním faktúry sa rozumie uloženie údajov vykonané prostredníctvom elektronického zariadenia na spracovanie vrátane digitálnej kompresie a uchovávanie údajov použitím drôtových, rádiových, optických alebo iných elektromagnetických prostriedkov.
Zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov
V zákone o účtovníctve č. 431/2002 Z.z. v § 32 sa píše: Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky prostredníctvom informačného systému, považuje sa účtovný záznam za preukázateľný, ak podľa § 33 je zabezpečený pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávneným zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu. Účtovný záznam určený na prenášanie musí obsahovať podpisový záznam.
Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy tohoto podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
Z ustanovení vyššie uvedených zákonov vyplýva, že sa elektronická faktúra môže považovať za účtovný a daňový doklad.
