Ako správne viesť knihu jázd? Aký spôsob uplatňovania výdavkov za PHM zvoliť?

Podnikatelia môžu v súvislosti s používaním motorového vozidla zaradeného do obchodného majetku a iného motorového vozidla (napríklad prenajatého vozidla, nadobudnutého formou lízingu), okrem vlastného vozidla podnikateľa alebo vozidla zamestnanca, do daňových výdavkov v zmysle § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov uplatniť výdavky na spotrebované pohonné látky.

Aký spôsob uplatňovania výdavkov za spotrebované pohonné látky si zvoliť?

V tomto prípade sa výška výdavkov nestanovuje podľa zákona o cestovných náhradách, ale zákona o dani z príjmov, ktorý ustanovuje možnosť uplatnenia výdavkov na spotrebované pohonné hmoty (PHM):

• podľa cien platných v čase nákupu pohonných látok prepočítaných podľa spotreby uvedenej v osvedčení alebo technickom preukaze,
• na základe dokladov o nákupe do výšky preukázanej z prístrojov satelitného sledovania s napojením na softvér evidencie knihy jázd,
• vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázaného nákupu pohonných látok (táto možnosť je však pre podnikateľa najmenej finančne výhodná).

Všetky 3 spôsoby preukazovania spotreby pohonných látok sú rovnocenné, aj keď finančne nie rovnako výhodné. Podnikateľ si môže určiť sám, ako bude uplatňovať preukázateľne vynaložené náklady na spotrebované pohonné látky pre jednotlivé motorové vozidlá, to znamená, že si môže vybrať jeden z uvedených spôsobov, ten, ktorý je pre neho najvýhodnejší.

Rozoberme si uplatnenie výdavkov podľa cien platných v čase nákupu pohonných látok prepočítaných podľa spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze, čiže vedením knihy jázd.
Pri tomto spôsobe uplatňovania výdavkov spotreby PHM, ktorý sa aj naďalej javí pre podnikateľa ako finančne najvýhodnejší, je potrebné preukázať:

• spotrebu v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze, pričom ak sa táto spotreba v osvedčení alebo v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou alebo sa tam neuvádza, výpočet sa realizuje zo spotreby preukázanej dokladom vydaným osobou, ktorej bolo udelené oprávnenie autorizácie, alebo z doplňujúcich údajov výrobcu alebo predajcu vozidla preukazujúcich inú spotrebu pohonných látok (ak ide o nákladné automobily alebo pracovné mechanizmy, pri ktorých sa spotreba v osvedčení o evidencii buď nezhoduje s technickým preukazom, alebo sa tam neuvádza, podľa preukázanej spotreby vrátane spotreby preukázanej vlastným vnútorným predpisom),
• doklady o nákupe pohonných látok, ktoré preukazujú množstvo nakúpených pohonných látok a cenu v čase nákupu,
• evidenciu jázd (kniha jázd) jednotlivých motorových vozidiel.

Kniha jázd a jej náležitosti

Kniha jázd je základným evidenčným dokladom a môže sa viesť v Exceli, na bežne dostupných tlačivách, na vlastných tlačivách alebo s použitím softvéru. Za účelom preukázania hodnovernosti a opodstatnenosti jázd nie je dôležitá forma, ale jej správne vyplnenie, teda obsah.

Kniha jázd a jej vzor je možné nájsť aj na internete.

Ak neviete ako viesť knihu jázd, evidencia jázd motorových vozidiel je vlastne evidencia o prevádzke motorového vozidla, resp. o uskutočnených jazdách a mala by obsahovať tieto údaje:

• dátum,
• meno vodiča a označenie vozidla (predovšetkým evidenčné číslo),
• čas trvania cesty (od – do),
• trasa cesty (odkiaľ – kam),
• účel cesty tak, aby preukázal súvislosť konkrétnej pracovnej cesty s podnikateľskou činnosťou (napríklad obchodné rokovanie, podpísanie zmluvy, nákup materiálu, rozvoz tovaru a pod.),
• stav tachometra,
• najazdené kilometre.

Najazdené kilometre by mali byť pre účel výpočtu priemernej spotreby členené podľa nasledovných cyklov (v prípade elektronickej evidencie stačí sumár kilometrov, ktorý je však v náhradách počítaný podľa jednotlivých cyklov prevádzky):

• mestský cyklus– jazda iba v meste, s použitím spotreby určenej pre mestský cyklus,
• mimomestský cyklus– jazda iba mimo mesta, s použitím spotreby určenej pre mimomestský cyklus,
• kombinovaný cyklus– jazda súčasne v meste, cez mesto a mimo mesta, s použitím spotreby pre kombinovaný cyklus.

Často býva problémom výpočet samotnej spotreby vozidla pre daný cyklus, ktorý sa použije na prepočet náhrady za spotrebované pohonné látky:

• ak je v technickom preukaze uvedená len spotreba podľa príslušnej slovenskej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy, pri jazde v meste sa spotreba zvýši o 40 %,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy a aj podľa predpisu EHK alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije norma podľa predpisu EHK prepočítaná aritmetickým priemerom, pri jazde v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa smerníc ES, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky uvedených v príslušnej smernici ES, odvodených od konkrétneho režimu jazdy vozidla,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa inej normy, na výpočet sa použije spotreba určená na rýchlostný režim jazdy vozidla zodpovedajúci prevažujúcim podmienkam pracovnej cesty,
• ak v technickom preukaze spotreba uvedená nie je, na výpočet sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a druhom pohonnej látky.

Ak je vypočítaná spotreba vyššia ako hodnota nakúpených pohonných látok, do daňových výdavkov na auto je možné uplatniť výdavky vo výške dokladovaného nákupu pohonných látok. Ak je vypočítaná spotreba nižšia, do daňových výdavkov je možné uplatniť len výdavky vo výške vypočítanej spotreby. Nespotrebované pohonné látky v nádrži sa prenášajú do nasledujúceho obdobia. V prípade vyššej spotreby sa nejedná o uznaný daňový výdavok.

V prípade, že sa motorové vozidlo využíva aj na súkromné účely podnikateľa alebo zamestnancov, podnikateľ je povinný spotrebu pohonných látok za odjazdené kilometre na súkromné účely vylúčiť z daňových výdavkov.

Je lepšie evidovať jazdy počas pracovného týždňa alebo raz mesačne?

Ideálne je, keď sa jazdy evidujú počas pracovného týždňa, keď má človek „v hlave“ čerstvé vedomosti o tom ako presne, kedy a kam jazda prebiehala. Bohužiaľ, časom sa tieto informácie z hlavy pomaly strácajú a dodatočne zapisované jazdy by už mohli byť skreslené a neúmyselne chybne pozmenené. Ak však človek nemá problémy s dodatočnou stratou týchto informácii, je lepšie (časovo výhodnejšie), ak sa kniha jázd robí sumárne napríklad raz týždenne alebo raz za dva týždne. Dlhšie intervaly sa neodporúčajú.

Ako sa majú správne zaúčtovať výdavky do účtovníctva?

Výrobca softvéru Kamar – na evidenciu knihy jázd odporúča zapisovať údaje do účtovníctva na mesačnej báze. Zápis účtovných údajov po každej jazde zvlášť je príliš prácne a zbytočné. Okrem toho sa navyšuje počet položiek v účtovníctve.

Príklad č.1: Podnikateľ má motorové vozidlo zaradené v obchodnom majetku. Výdavky na spotrebu pohonných látok (PHL) uplatňuje podľa ceny a spotreby v technickom preukaze vozidla. Podľa evidencie jázd bolo v apríli odjazdených spolu 1 600 km, z toho na súkromné účely podnikateľa 300 km. Spotreba podľa technického preukazu je 6,18 l/100 km.

Stav pohonných látok bol nasledovný:

Kniha jázd u podnikateľa, ktorý využíva súkromné motorové vozidlo na podnikateľské účely

Pri pracovných cestách vykonaných vlastným osobným motorovým vozidlom si podnikateľ uplatní sumu základnej náhrady za 1 km jazdy za všetky odjazdené kilometre. V takomto prípade bude uvedený príklad vyzerať nasledovne.

Príklad č. 2:Podnikateľ nemá motorové vozidlo zaradené v obchodnom majetku. Výdavky na spotrebu pohonných látok uplatňuje podľa cien a spotreby v technickom preukaze vozidla. Podľa evidencie jázd bolo v apríli odjazdených spolu 1 600 km, z toho na súkromné účely podnikateľa 300 km. Spotreba podľa technického preukazu je 6,18 l/100 km. Základná sadzba za 1 odjazdený kilometer pre osobné auto je 0,183 eur.

Stav pohonných látok bol nasledovný:

Pri takomto spôsobe používaní vozidla (súkromné vozidlo na firemné účely) musí byť zaplatená aj daň z motorových vozidiel na príslušný kalendárny rok.

Kniha jázd – Speedy umožňuje bezproblémové a rýchle spracovanie knihy jázd a evidenciu vozidiel a v plnom rozsahu zvláda problematiku opisovanú v tomto článku.

K téme