Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Používateľ má možnosť uľahčiť si prácu vo fakturácii vykonaním nastavení, ktoré neskôr prácu s programom uľahčia. Takýmto nastavením môže byť predurčenie textu fakturácie, predmetu fakturácie a pod. a ich nastavenie, ktoré sa automaticky môže doplniť do vystavených faktúr, dobropisov, zálohových faktúr.
Program je možné nastaviť aj tak, aby automaticky po vytvorení faktúry vyhotovil príjmový pokladničný doklad a, zároveň, ho aj zaúčtoval do evidencie účtovných dokladov.
Modul fakturácie slúži predovšetkým na evidovanie vyššie spomínaných dokladov, nie na ich zaúčtovanie. Avšak program ponúka možnosť automatického zaúčtovania, resp. zaúčtovania s otázkou. Aby bol doklad zaúčtovaný správne do evidencie účtovných dokladov, je nutné, aby boli pri vystavení faktúry zaznamenané tieto skutočnosti:
každá položka vo faktúre musí mať vyplnený účet, na ktorý bude zaúčtovaná suma,
každá položka na faktúre musí mať zvolený typ sumy a sadzbu DPH.
Vystavenie faktúry
Ešte pred začatím fakturácie je potrebné nastaviť príslušnú evidenciu a číselný rad pre vystavované faktúry, aby mohol program automaticky číslovať faktúry podľa zvoleného kľúča. Novú faktúru vytvoríme vo fakturácií v agende Odoslané faktúry.
V záložke Dodávateľ sa automaticky vyplnia údaje firmy. V záložke odberateľ je potrebné vyplniť fakturačné údaje odberateľa. Pre uľahčenie práce je možné pridať odberateľa do číselníka partnerov.
Následne si program uloží všetky fakturačné údaje partnera a v budúcnosti už nebude potrebné ručné zadávanie všetkých fakturačných údajov. Záložku Poštová adresa môžeme použiť prípade, ak má odberateľ iné miesto dodania, ako je fakturačná adresa. Ďalej je možné definovať miesto určenia, konečný príjemca alebo vlastnosti dokladu.
Je nutné vyplniť aj dátum vyhotovenia, dátum splatnosti a dátum vzniku daňovej povinnosti. V poli Konštantný symbol sú preddefinované možnosti, pole Variabilný symbol sa vyplní podľa poradového čísla faktúry. Používateľ ďalej môže vyplniť číslo zákazkového listu, číslo objednávky, číslo dodacieho listu, formu úhrady a spôsob dopravy.
V spodnej časti v karte Text používateľ vyplní úvodný text a kvôli zaúčtovaniu je dobré vyplniť aj pole predmet fakturácie. Ďalej je možné vyplniť záverečný text a dodacie a platobné podmienky. V každom z týchto polí program umožňuje uloženie textov. V poli vyhotovil a kontaktná osoba je možné zadať mená osôb pre ľahšiu identifikáciu.
Najdôležitejšou časťou faktúry sú fakturované položky. Do faktúry je možné zadávať položky zo skladu, cenníka služieb, alebo tzv. voľné položky. Voľné položky predstavujú položky vo forme textu, ktorý nesúvisí so skladom ani s cenníkom služieb. Po vyplnení položky sa vyplní množstvo.
Program ponúka na výber rôzne merné jednotky. Je prepojený so skladom, ak je skladová karta správne vyplnená, tak sa tieto polia vyplnia automaticky. Cena sa dá vypísať ručne alebo vyplniť automaticky z evidencie. Program automaticky rozpisuje cenu do prepojených polí a vypočíta aj DPH, ak má byť súčasťou ceny.
Sadzbu DPH, typ sumy (slúži pre zápis faktúry do príslušného riadku daňového priznania) a účet, na ktorý sa faktúra zaúčtuje pri zápise do evidencie účtovných dokladov.
Ak chce používateľ sledovať faktúru po strediskách, zákazkách, činnostiach alebo pracovníkoch môže zadať potrebné údaje v časti SZČP.
V záložke Prijaté preddavky sa zadáva už zaplatený preddavok, ktorý sa má odpočítať od výslednej sumy. Suma preddavku sa vyplní automaticky alebo sa zadá ručne. V prípade potreby je možné zadať aj poznámku.
V záložke Vyfakturované preddavky sa v prípade, že bola vystavená faktúra zadáva k prijatému preddavku a faktúra má predstavovať konečnú vyúčtovaciu faktúru. V záložke Prepojené doklady sa evidujú doklady, ktoré majú s faktúrou súvislosť napríklad pokladničný doklad, bankový výpis. Pridávajú sa zväčša automaticky ale je možné ich pridať aj ručne.
Po vyplnení všetkých údajov je nutné faktúru uložiť a to tlačidlom OK. Program ponúka možnosť zároveň faktúru uložiť aj vytlačiť prípadne uložiť a poslať emailom. Po uložení by sa mal doklad preniesť aj do evidencie účtovných dokladov.
Po zaevidovaní a zaúčtovaní sa neodporúča meniť sumy, dátumy a partnera. Ak je potreba zmeniť niektorý z týchto údajov, odporúča sa vymazať doklad z evidencie účtovných dokladov a následne po vykonaní zmien znova uložiť doklad do evidencie účtovných dokladov.
Fakturácia ponúka aj možnosť hromadných funkcií, a to napríklad uhradenie dokladu, vytlačenie dokladu z ECR a pod.
Tlač
Pri program ponúka voľbu vytlačenia predkontačného lístku potom spĺňa faktúra všetky náležitosti účtovného dokladu pripraveného na založenie do evidencie. Pri tlači si užívateľ môže nastaviť, či chce tlačiť podpis, logo, pečiatku, zľavu ako samostatnú položku a pod. Pri tlači program ponúka na výber viacero možností vzhľadu faktúry – faktúra komplet, štandard, profesionál, normál, faktúra s dátumom prijatia platby, bez rozpisu DPH, bez rámika, s nastaviteľným stĺpcom, v cudzom jazyku s prekladom, do zahraničia…
Dobropisy
Pridávanie dobropisov je rovnaké, ako spôsob pridávania faktúr. Vo fakturácií sa dobropisy vystavujú v kladných sumách, ale pri zaúčtovaní dokladu do evidencie účtovných dokladov a na vytlačenej faktúre sa suma zobrazuje v zápornej hodnote.
Vystavené preddavkové faktúry
Pridanie takejto faktúry je rovnaké ako pridanie klasickej faktúry. Rozdielom je to, že preddavková faktúra sa neúčtuje – len eviduje.
Upomienky
Pri upomienke je rozdiel v pridávaní položiek. Za položku upomienky sa pokladajú neuhradené faktúry po splatnosti.
Pridávanie je z hľadiska ich náplne rovnaké ako pridávanie faktúr. Princíp fungovania evidencie je však iný.
Vystavovanie dokladov v agende Fakturácia je vo väčšine prípadov rovnaké. V agende sa pracuje s jedným základným formulárom, ktorý sa v závislosti od dokumentu mení v niektorých náležitostiach. Vystavovanie dokladov je tak jednoduché a používateľ prostredníctvom programu môže jednoducho a rýchlo spravovať administratívu. Všetky doklady sa dajú jednoducho vytlačiť. Rozšírené nastavenia umožňujú do dokladov pripojiť automaticky podpis, pečiatku aj logo.
Autor: Arisan, s.r.o., nezávislá poradenská spoločnosť, špecializujúca sa na komplexné vedenie účtovnej, daňovej, mzdovej a ostatnej konzultačnej agendy
Použitý zdroj: príručka k účtovnémo programu Omega
FOAF.sk firmy - Hosp. výsledky, súvahy, výkazy, DLHY, vlastníci - Zistite TU
