Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Približne jednu tretinu pracovného života trávime na poradách. Často ich pokladáme za plytvanie časom. Podľa prieskumov odborníkov viac ako 50 % rokovaní je neúčinných. Efektívna porada je viac ako len účasť všetkých pozvaných. Ako viesť poradu správne, ako sa na ňu pripraviť a čo urobiť po jej skončení, si povieme podrobnejšie.
Zvážte potrebu porady
Je schôdza naozaj nevyhnutná? V istých situáciách porada vôbec nie sú potrebná. Ak napríklad chcete niektorým kolegom zdeliť určité údaje, stačí poslať email. Zasadnutie zorganizujte, ak prosté zdelenie informácii nestačí. Ak potrebujete od kolegov spätnú väzbu alebo skupinovú zhodu názorov, je praktickejšie komunikovať tvárou tvár.
Príprava na rokovanie
Kľúč úspešného rokovania spočíva v dobrej príprave. V prvom kroku preto:
Definujte ciele porady.
Spíšte zoznam účastníkov.
Vyhotovte program rokovania. Emailom ho vopred rozpošlite všetkým pozvaným. Vymedzíte tým zasadaniu štruktúru a uistíte sa, že každý účastník bude na rokovanie dostatočne pripravený.
Nevyhnutný je program rokovania
Na rokovanie si vopred vymedzte časový rozsah, napríklad jednu hodinu. Časový limit porady zabezpečí jej výsledkovo orientovaný priebeh. Účastníci ho budú rešpektovať. Zohľadnenie vopred stanoveného časovému plánu rokovania vám nedovolí odbočiť od témy.
Priebeh porady
V úvode zasadnutia všetkých požiadajte, aby vypli svoje mobilné telefóny, tablety, smartfóny, a iné zariadenia, ktoré by narušili jeho priebeh.
Upozornite pozvaných, aby od témy neodbočovali.
Pridŕžajte sa programu porady.
V priebehu jednania sa postarajte o to, aby každý účastník dostal slovo. Každého vyzvite o vyjadrenie sa, avšak nedovoľte žiadnej osobe dominovať v diskusii.
Podstatou porady je nájdenie skupinového rozhodnutia. Preto sa zamerajte na nájdenie spoločného riešenia a prijatie súhlasného záveru.
Cieľom diskusie nech je vyvodenie opatrení a dôsledkov.
Ako moderátor debaty máte zároveň bezprostrednú zodpovednosť za ich aplikáciu.
Všetky body diskusie zachyťte v programe rokovania.
Zapisujte si témy, ktoré neboli predmetom porady s tým, že tieto budú náplňou ďalších porád
Záver porady
Na konci zasadnutia si opakovane narýchlo prejdite výsledky rokovania a prijaté opatrenia.
Účastníkom poďakujte za čas a vynaložené úsilie.
Požiadajte prítomných, aby sa vyjadrili, či schôdzu pokladajú za užitočnú. Koštruktívna kritika vám môže pomôcť viesť jednania v budúcnosti lepšie.
Po porade
Opatrenia z rokovania zašlite zúčastneným emailom do 24 hodín. Pripomeniete im tak vzniknuté povinnosti a úlohy.
V zázname z porady sa tiež zmieňte o témach, ktoré síce boli spomenuté, avšak neboli prerokované. Mohli by sa stať náplňou nasledujúcich debát.
