Zaúčtovanie odberateľskej faktúry, úhrady a preplatku faktúry v jednoduchom účtovníctve v roku 2023

Ako správne zaúčtovať preplatok, ktorý vám omylom zašle odberateľ? Ako zaúčtovať doklad o oprave základu dane – dobropis? Ako započítať pohľadávku či záväzok? Ako na účtovanie preplatku faktúry?

Ako zaúčtovať doklad o oprave základu dane v jednoduchom účtovníctve

Živnostník získal objednávku, ktorá zahŕňa aj dodávku elektroinštalačného materiálu. Vystavil faktúru FV 2023/02 na objednaný tovar v hodnote 335,- € a zaevidoval ju do knihy pohľadávok. Úhradu v hotovosti zaevidoval v eKase ako úhradu faktúry, kde doklad už neobsahuje jednotlivé položky predávaného tovaru (tie sú uvedené vo faktúre), ale iba číslo hradenej faktúry, dátum a sumu. Tento príjem zaúčtoval spolu s ostatnou tržbou v daný deň (335 + 105 = 440,00) zo dňa 18.01.2023 ako príjem ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v Peňažnom denníku “PREDAJ TOVARU”.

Podobne za vykonané elektroinštalačné práce vystavil faktúru FV 2023/03, ktorú tiež ako už niekoľko faktúr predtým zaevidoval v knihe pohľadávok a úhradu na bankovom účte zaúčtoval ako príjem ovplyvňujúci základ dane v stĺpci “Predaj služieb”. Rozdiel je však v tom, že odberateľ uhradil vkladom na účet sumu 1330,60€ namiesto sumy faktúry 1330,55€  – to znamená, že faktúru preplatil o päť centov.

V prípade, že by mal živnostník k dispozícii číslo účtu odberateľa, obratom vráti preplatok na jeho účet. Ak to však nie je možné, alebo je suma preplatku taká nízka, že je to z finančného a časového hľadiska nerentabilné, zaúčtuje preplatok ako príjem ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v Peňažnom denníku “OSTATNÉ PRÍJMY”.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Doklad o oprave základu dane (dobropis) dodávateľskej faktúry – vrátenie peňazí
• Doklad o oprave základu dane (dobropis) dodávateľskej faktúry – započítanie pohľadávky a záväzku
• Ako zaúčtovať zálohovú a ostrú faktúru v jednoduchom účtovníctve
• Cenová ponuka, objednávka, vystavenie zálohovej a vyúčtovacej faktúry
• Ako zaúčtovať (zaevidovať) zálohovú faktúru a zúčtovať príjem
• Zaúčtovanie dodávateľských faktúr za materiál a bežné potreby k podnikaniu
• Alternatíva v postupe účtovania
• Alternatíva z praxe
• Ďalšie nákupy
• Vystavenie vyúčtovacej faktúry a jej úhrada

Doklad o oprave základu dane (dobropis) dodávateľskej faktúry – vrátenie peňazí

Živnostník si objednal obalový materiál z firmy OBALY.SK, mikroténové vrecká však boli nekvalitne pozvárané. Po telefonickej dohode vrátil tieto vrecká so sprievodným reklamačným listom dodávateľovi, ktorý mu obratom poslal doklad o oprave základu dane (mínusovú faktúru), teda predpis na vrátenie peňazí za reklamovaný tovar.

Tento opravný doklad zapíše náš podnikateľ mínusom do knihy záväzkov, pretože jeho zaúčtovaním nevznikne príjem, ale zníženie záväzku. Takisto zaúčtuje aj úhradu dokladu o oprave základu dane na bankový účet ako mínusový výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v Peňažnom denníku “ZÁSOBY”.

Doklad o oprave základu dane (dobropis) dodávateľskej faktúry – započítanie pohľadávky a záväzku

Živnostník kúpil tovar z firmy MRVA s.r.o. ďalší tovar. Pri kontrole dodávky však zistil, že časť tovaru, ktorý objednával, nemá potrebné technické parametre. Vzhľadom na to, že tovar, ktorý potreboval, na sklade dodávateľ nemal, dohodol sa s ním, že mu nevyhovujúcu časť tovaru pošle späť a firma MRVA s.r.o. mu vystaví doklad o oprave základu dane (mínusovú faktúru) na tento tovar spolu s Dohodou o vzájomnom započítaní pohľadávok a záväzkov.

Náš živnostník obe faktúry zapíše do knihy záväzkov. Pretože živnostník ešte spomínaný tovar neplatil, pohľadávku firmy MRVA s.r.o na sumu 650,00 € (FP 23/05) započíta so záväzkom firmy MRVA s.r.o. dobropis v sume -550,00 € (FP 23/07) a uhradí iba zostávajúcu sumu 100,00 €.

Úhradu bankovým prevodom zapíše do peňažného denníka ako výdaj ovplyvňujúci základ dane do stĺpca “ZÁSOBY”. Vzájomný zápočet – úhradu zvyšku vráteného tovaru v sume 550,00 € a zároveň dobropisu v sume -550,00€ zaúčtuje pomocou interných dokladov tiež do výdajov ovplyvňujúcich základ dane do stĺpca “ZÁSOBY”, (keďže sú to rovnaké sumy s opačným znamienkom, celkový dopad na základ dane je nulový).

Dohodu o vzájomnom započítaní pohľadávok a záväzkov možno použiť, ak tieto pohľadávky a záväzky ešte nie sú splatné. Ak sú po splatnosti, treba použiť jednostranný zápočet pohľadávok a záväzkov.

Ako zaúčtovať zálohovú a ostrú faktúru v jednoduchom účtovníctve

Cenová ponuka, objednávka, vystavenie zálohovej a vyúčtovacej faktúry

Živnostník na základe inzercie získal zaujímavú objednávku – oprava a výmena elektroinštalácie v miestnom Klube dôchodcov. Požiadali ho o obhliadku a vypracovanie cenovej ponuky.

Na základe tejto cenovej ponuky dostal objednávku na práce so svojpomocným drážkovaním a sekaním v celkovej cene 1345,- €. V tomto prípade slúži objednávka ako zmluva, pri väčších zákazkách môže byť spísaná zmluva o dielo. Poďme sa pozrieť, ako prebehne účtovanie zálohovej faktúry v jednoduchom účtovníctve.

Ako zaúčtovať (zaevidovať) zálohovú faktúru a zúčtovať príjem

Dodávateľ vystaví zálohovú faktúru, ktorú zapíše do knihy pohľadávok. Po úhrade zálohovej faktúry bankovým prevodom, tento príjem na bankový účet zapíše do peňažného denníka ako príjem ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v peňažnom denníku  „PREDAJ VÝROBKOV A SLUŽIEB“.

Zálohovú faktúru spolu s cenovou ponukou a objednávkou založí do zakladača » ODBERATEĽSKÉ FAKTÚRY a prípadne ešte priloží k bankovému výpisu, na ktorom je úhrada tejto faktúry.

Keďže živnostník nie je platiteľ dane z pridanej hodnoty, nemá povinnosť vystavovať daňový doklad k prijatej zálohe a teda vyúčtovaciu faktúru vystaví až po ukončení prác. Teraz je potrebné nakúpiť materiál, vyplatiť a zaúčtovať dodávateľské faktúry, aby sa mohol venovať svojej práci.

Zaúčtovanie dodávateľských faktúr za materiál a bežné potreby k podnikaniu

Na to, aby mohol začať práce na zákazke v Klube dôchodcov, musí nakúpiť elektroinštalačný materiál a nejaké prevádzkové potreby. Pre úsporu času sa rozhodol nakúpiť vo veľkoobchodnej predajni HAGARD s.r.o., kde získal aj ceny do cenovej ponuky.

Vystavili mu dodávateľskú faktúru, ktorú uhradil platbou kartou. Túto prijatú faktúru označí interným číslom, zapíše do  knihy záväzkov a založí do zakladača » DODÁVATEĽSKÉ FAKTÚRY.

Alternatíva v postupe účtovania

Podľa § 12 ods. 5 postupov účtovania v jednoduchom účtovníctve, sa platba kartou účtuje Interným dokladom cez priebežné položky, t.j. v čase uskutočnenia úhrady platobnou kartou v Peňažnom denníku v stĺpci „PRIEBEŽNÉ POLOŽKY-VÝDAJ“ a ako výdavok ovplyvňujúci základ dane v stĺpci „ZÁSOBY“. Pri platbe kreditnou kartou sa účtuje záväzok z poskytnutého úveru v knihe záväzkov. Splatenie záväzku sa účtuje na základe výpisu z banky ako výdavok z bežného účtu a priebežná položka na strane príjmu a súčasne sa účtuje príjem na úverový účet a priebežná položka na strane výdavku. Zároveň sa v knihe záväzkov účtuje zníženie záväzku z poskytnutého úveru.

Na bankovom účte sa výdavok zúčtuje len vo vzťahu k priebežnej položke v Peňažnom denníku v stĺpci „PRIEBEŽNÉ POLOŽKY- PRÍJEM“ ako výdavok z bankového účtu a nie ku charakteru výdavku. To znamená, že nie je možné postupovať tak, že sa priamo z bankového účtu zúčtuje priamo výdavok podľa charakteru.

Toto je správny postup, ktorý je však v niektorých programoch ťažšie realizovateľný, pretože sa musí tento jeden účtovný prípad zaúčtovať až troma operáciami. Pre bežného účtovníka „samouka“ ide o menej zrozumiteľný spôsob a výsledný dopad na účtovný obraz firmy ani daňový dopad nie je rozdielny oproti postupu z praxe.

Alternatíva z praxe

Úhradu dodávateľskej faktúry formou platby kartou zaúčtuje SZČO ako výdaj z banky – výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v peňažnom denníku „ZÁSOBY“. Takéto účtovanie sa často kvôli zjednodušeniu robí v praxi a je bežne akceptované kontrolami.

Vzhľadom  na to tomu, že SZČO nie je platiteľ DPH a nevedie podvojné účtovníctvo, nie je vyslovene nutné, aby účtoval platbu kartou formou interného dokladu. Doklad o nákupe však musí založiť k bankovému výpisu, v ktorom bola platba zúčtovaná, aby bolo zrejmé, že sa jednalo o obstaranie zásob. V praxi sa obvykle takýto doklad nalepí na zadnú stranu bankového výpisu, na ktorom je táto platba zúčtovaná.

Ďalšie nákupy

Na ďalší nákup sa vybral do veľkoobchodného skladu, kde si zaobstaral veci potrebné k svojej práci:

• pracovné rukavice, pracovnú obuv, montérky, vodováhy, metre, merače a iné drobné pracovné náradie a nástroje, ktoré zaplatil v hotovosti v sume 148,00 € oproti dokladu vystavenému z eKasy.

Tento doklad takisto môže prefotiť a spolu s kópiou a  vypísaným výdajovým pokladničným dokladom po zaúčtovaní ako výdaj v hotovosti – výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v  peňažnom denníku „ZÁSOBY“ vloží do zakladača » POKLADŇA.

Vystavenie vyúčtovacej faktúry a jej úhrada

Živnostník dokončil zákazku – opravu a výmenu elektroinštalácie v miestnom Klube dôchodcov. Vystaví vyúčtovaciu faktúru (vo vyššej sume ako bola zálohová faktúra), následne ju môže zapísať do knihy pohľadávok dvoma spôsobmi:

• ako čiastkový záväzok len vyúčtovanie alebo
• ako celkový záväzok s odpočítaním úhrady zálohovej faktúry

Po obdržaní sumy na úhradu z vyúčtovacej faktúry bankovým prevodom zapíše tento príjem na bankový účet do peňažného denníka ako príjem ovplyvňujúci základ dane do stĺpca v peňažnom denníku  „PREDAJ VÝROBKOV A SLUŽIEB“.

Vyúčtovaciu faktúru SZČO založí do zakladača » ODBERATEĽSKÉ FAKTÚRY.

Odporúčané ebooky

K téme