Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Vďaka tomuto článku a technikám, ktoré v ňom uvedieme sa naučíte prideľovať svojim úlohám priority, naučíte sa ako účinne delegovať, ako spolupracovať so svojim šéfom a ako si zorganizovať svoj pracovný život. Dokážete potom znovu riadiť svoj čas a to vám umožní: tráviť viac času podľa svojho želania, nechávať starosti v práci a zlepšiť si svoj osobný život, mať lepšie vzťahy s kolegami v práci, vydať zo seba to najlepšie a cítiť sa plne využitý. Pamätajte, že riadiť svoj čas sa môžete naučiť rýchle.
Učte sa od druhých
„Ľudia hovoria o zabíjaní času a čas zatiaľ ticho zabíja ich.“ Írsky dramatik. Máte len jednu možnosť ako využiť svoj čas. Ak čítate noviny, tak je to na úkor práce v záhrade a pod. Ako je to s vami? Zamyslite sa nad tým, akým činnostiam sa počas dňa venujete a koľko času týmto činnostiam prináleží. Sledovanie televízie pol hodinu denne znamená 18 mesiacov vášho aktívneho života. Ak dochádzate do práce hodinu denne, tak vás to pripraví o 2,5 roka. Ako sa naučiť využívať čas? Ako byť úspešnejší v práci a spokojnejší doma?
Pozrite sa na svoj deň a hľadajte úspory času. Čo by ste s tým časom potom robili? Mohli by ste začať písať knihu, športovať alebo chodiť do večerných kurzov. Je to len na vás. Stanovte si pracovné a osobné ciele a rozhodnite sa, čo chcete skutočne robiť. Skutočne úspešní ľudia vedia efektívne využívať svoj čas. Sú pánmi svojho času a sú ochotní učiť sa od druhých. Ten kto pracuje s úspešnými, často sa začne správať ako oni. Úspešnému správaniu sa totiž môžete naučiť.
Zamyslite sa nad piatimi ľuďmi, ktorých obdivujete. Vytvorte si zoznam vlastností, ktoré považujete za prednosti týchto ľudí. Ak si nie ste istí čo im pomáha v úspechu, spýtajte sa ich. Zmeňte svoj život zmenou svojich návykov. Učte sa od tých ľudí, ktorých uznávate.
Ekonomická hodnota času
Váš čas má nepochybne aj ekonomickú hodnotu, ktorú môžeme previesť na skutočnú cenu a tejto ceny si musíte byť stále vedomí. Zoberme si priemerný ročný plat 6 000 €. Predpokladajme, že pracovný deň má 8 hodín. Dostanete tak priemerne cca. 3 € za hodinu. Ako je to s vami, koľko si zarobíte za hodinu? Za aké činnosti si zaslúžite tento plat? Všetko čo je neproduktívne by vás mohlo pripraviť nielen o peniaze, ale hlavne o vás čas. Využite zo svojho času čo najviac. Poznajte jeho cenu, vypočítajte si svoj hodinový plat. Robte len to, za čo ste platení.
Fyzické a psychologické poňatie času
„Dám všetko čo mám za chvíľu času.“ Kráľovná Alžbeta I. V atómových hodinách je možné nastaviť čas s presnosťou trilióntiny sekundy. Každopádne čas ubieha sekundu za sekundou, hodinu za hodinou. Zakaždým keď sa pozrieme na hodiny, sa znovu nastavíme. Fyzický čas ovláda totiž väčšinu z nás. Ako je to s vami? Predstavuje pre vás 10 minút čakania u zubára dlhé hodiny? Ubehla vám posledná porada akoby to bolo len pár sekúnd? Zmizne vám deň v práci než by ste niečo spravili? Uvedomte si, že čas na nás nepôsobí stále rovnako. Analyzujte svoj deň.
Odsúdenec, ktorý čaká na popravu môže vnímať 5 minút ako celý život. Čo vám bráni dobre využívať váš čas? Čo máte robiť? Vytvorte si zoznam cieľov. Vytvorte si kontrolu nad svojim životom. Aké prekážky musíte zdolať, aby ste mohli tráviť svoj život podľa svojich predstáv? V nasledujúcej časti vám priblížime techniky, ktoré vám pomôžu túto problematiku riešiť.
Ako zlepšiť chápanie času
Prvým krokom k lepšiemu chápaniu času je poznanie jeho hodnoty a zistenie situácií, v ktorých čas márnime. Čo by ste mali robiť?
Uvedomte si ekonomickú hodnotu svojho času.
Analyzujte svoj deň a zistite ako zaobchádzate s časom. Nájdite miesta, kde by ste mohli získať čas pre seba.
Definujte spôsoby, pomocou ktorých by ste mohli čas lepšie využívať.
Stanovte si uskutočniteľné predsavzatia ako zlepšiť využívanie času.
Analyzujte využitie svojho času
Začnite štruktúrovať svoj deň. Pozor na „zlodejov času“. Väčšina teórií radí, aby ste si začali viesť záznamy o využití vášho času. Problém je, že to v praxi málokto robí. Vy si však vytvorte prehľad využitia času a prideľte jednotlivým činnostiam percentá. Koľko percent z vášho času tvoria jednotlivé činnosti? Účelom je definovať premárnený čas. Označte si časové úseky, s ktorými nie ste spokojní. Ako by ste ich mohli znížiť na minimum? Čo by ste mohli robiť namiesto toho? Vypracujte popis toho, čo vo svojom čase robíte. Keby ste mali viac času, čo by ste s ním urobili? Ambície sú vynikajúce. Ak si však stanovíte príliš vysoké ciele, tak vás to môže v prípade neúspechu demotivovať. Preto je potrebné stanoviť si vždy reálne ciele. Umiestnite si ich do kancelárie, neustále ich sledujte a vyhodnocujte.
Všetko čo robíte znamená, že nerobíte niečo iné. Ekonómovia tomu hovoria náklady obetovaných príležitostí. Popremýšľajte o tom, čo by ste robili radšej namiesto toho, čo práve robíte. Čo vám v tom bráni? Všetko predsa môžete zmeniť.
Ako postupovať?
Zapíšte si čo presne počas dňa robíte.
Zistite, kde by ste mohli čas ušetriť a rozhodnite sa, čo by ste v ušetrenom čase radi robili.
Svoje ambície dajte na prvé miesto svojho osobného programu.
Pre svoje zmeny si vytýčte realistické ciele.
K zmenám sa rozhodujte hneď.
Neexistuje nič iné než prítomnosť.
Žite v zmysle nákladov obetovaných príležitostí, vždy si uvedomte čo by ste mohli robiť namiesto toho, čo teraz robíte.
Uvedomte si koľko času vám berú druhí ľudia.
Keď zistíte čím svoj čas márnite, môžete sa venovať činnostiam, ktoré sú pre vás dôležitejšie.
Urobte to dnes, nie zajtra
Odkladáte radšej problematické úlohy, než aby ste ich riešili? Ste potom z toho nervózni? Rakovina času je zhubnou chorobou času. Zastaví vašu cestu vpred a znevýhodní vás v práci. Odkladanie je veľkým blokom úspechu. Hovoria vám niečo tieto vety? „Neviem ako to mám urobiť. Odložím tú schôdzku. Tá úloha je príliš zložitá, aby som to teraz začínal. Čo keď to urobím zle?“ V skutočnosti tieto vety hovoria o tom, že sa vyhýbate tomu, čo nemáte radi, čo vás nudí alebo o čom si myslíte, že to nedokážete. Spíšte si vlastný zoznam problematických úloh, kde ste meškali s termínom. K jednotlivým činnostiam priraďte postoje: nuda, strach, nevedel som, nemal som nástroje či prostriedky. Vyplynul nejaký model úloh, ktorým sa vyhýbate? Niečo váš úspech blokuje. Ste to vy a vaše emócie. Pokúste sa prísť na to, čo to je a prečo.
Tipy ako zvíťaziť nad odkladaním úloh
Urobte si z úloh, ktoré vás desia príležitosť.
Predstavte si aké by to bolo výhodné, ak by ste prácu urobili dobre.
Naplánujte si kedy prácu dokončíte a oznámte termín svojmu okoliu.
Za splnenie si sľúbte nejakú odmenu.
Začnite s úlohou čím skôr.
Myslite dopredu a všetko potrebné si zabezpečte vopred.
Robte si zoznamy
Každý večer si pred odchodom z práce zoberte čistý papier a napíšte si naň zoznam úloh, ktoré chcete dokončiť nasledujúci deň. Môžete zdôrazniť dôležitejšie úlohy. No úprimne, nie je to potrebné. Ráno sa pustite do plnenia úloh. Vyberte si jednoduchšie, to vás po ich splnení povzbudí. Strach je jeden z najvýznamnejších príčin nedokončenia úloh. Všetci máme niekedy strach, obavu z neznámeho. Keď sa k obavám postavíte čelom zistíte, že sa ich dokážete zbaviť. Každý z nás sa musí vysporiadať so zmenami. Existujú dve formy strachu: strach zo zlyhania a strach z úspechu. Ktorý je ten váš?
Tipy ako prekonať strach
Než niečo začnete robiť, hovorte si stále, že to dokážete.
Zamyslite sa nad svojimi predošlými úspechmi a spomeňte si na obavy, ktoré ste vtedy pociťovali. Keď ste to zvládli predtým, zvládnete to aj teraz.
Na možnosť zlyhania sa pozerajte pozitívne, môžete sa z toho poučiť. Pozitívnemu mysleniu sa dá naučiť. Opakujte si: tento krát sa mi to podarí, ja tomu tento krát zabránim, dokážem to. Pracujte vtedy, keď máte inšpiráciu.
Odkladanie je zlodej času, ako nad ním zvíťaziť?
Analyzujte, kedy a ako máte tendenciu odkladať úlohy.
Prekonajte svoj strach s pomocou pozitívneho myslenia.
Pokiaľ to bude nutné, využite svoj čas pozitívne, predstavte si čo by nasledovalo, ak by ste úlohu nesplnili.
Na konci dňa si spíšte úlohy na budúci deň.
Za splnenie veľmi únavnej úlohy sa sami odmeňte.
Stanovte si sami termíny pre dokončenie práce a povedzte o nich ostatným.
Tam kde to bude možné, začnite s prácou hneď.
Stanovte si ciele SMART: stimulujúce, merateľné, akčné, realistické a termínované.
Tešte sa z úspechov.
Rady pre zvýšenie pracovného výkonu
Telefonovanie je tiež požierač času.
Nesnažte sa všetko robiť sami, niektoré úlohy skrátka delegujte. Nemajte strach, nie je to zvaľovanie práce na niekoho iného a ani vás tým ten druhý neohrozuje. Prácu však delegujte tým správnym ľuďom a nezabudnite na kontrolu.
Buďte pre svoje okolie k dispozícii, ale tak, ako si sami určíte.
Ak si neprajete byť rušený, zavrite dvere.
Ak máte veľa práce, tak to skrátka povedzte a dohodnite si iný termín.
Radšej sa stretávajte s druhými v ich kancelárií, je ľahšie odísť oddiaľ v prípade potreby, ako dostať návštevu z vlastnej kancelárie.
Zorganizujte si svoj čas a bude vám dobre
Stanovte si priority a naučte sa pracovať rýchlejšie. Okrem toho vám ešte odporúčame:
Nájsť efektívnejšie spôsoby pre zvládanie vašej pracovnej záťaže.
Analýzu práce, ktorá prechádza cez váš pracovný stôl. Úlohy kategorizujte takto:
musím to urobiť dnes,
musím to urobiť dnes, no časť môžem delegovať,
toto je dôležité, no nie je tlak na rýchle dokončenie,
tieto úlohy nie sú dôležité a je možné ich aj delegovať.
Pozor na kategóriu 3, tá sa môže veľmi rýchlo presunúť do kategórie 1.
Nehromaďte veci, zaveďte si systém na triedenie informácií a dokumentov.
Svoj pracovný stôl udržujte vždy v poriadku a veci na ňom si dobre usporiadajte. Dokumenty si trieďte podľa priorít, vždy majte poruke papier, diár a pero.
Trénujte si rýchle čítanie alebo výberové čítanie.
Svoje písomné správy formulujte stručne a k veci, jedine tak docielite efektívnu komunikáciu.
Nájdite veci, ktoré môžete robiť v nevyužitých časových úsekoch, napr. cestou do práce.
Analyzujte pracovné úlohy, ktoré by ste mohli urýchliť pomocou novej techniky.
Zistite si možnosti technického vybavenia, ktoré máte k dispozícií.
