Pracovná cesta podnikateľa (SZČO a živnostníka) v roku 2023 – Príklad výpočtu a vzor cestovného príkazu

Pracovné cesty sú bežnou súčasťou pracovného života mnohých podnikateľov. Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len ako „zákon o cestovných náhradách“) upravuje poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách a iných pracovných situáciách (dočasné pridelenie a vyslanie do štátu Európskej únie). V aktuálnom článku si priblížime, aké náhrady si môžu uplatniť podnikatelia a iné samostatne zárobkovo činné osoby (ďalej len ako „SZČO“) a či sú tieto položky aj daňovým výdavkom. Dozviete sa viac aj o tom, ako vyzerá tuzemská a zahraničná pracovná cesta SZČO, ako sa robí jej vyúčtovanie a čo všetko by mal obsahovať cestovný príkaz. V článku nájdete aj jednoduchý vzor cestovného príkazu.

Zákon č. 595/2003 Z z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „zákon o dani z príjmov“) ustanovuje, že podnikatelia a iné SZČO si môžu uplatniť výdavky (náklady) vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou na inom mieste, ako je miesto, na ktorom pravidelne vykonávajú svoju podnikateľskú činnosť, a to vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách.

Na aké náhrady má nárok podnikateľ a iná SZČO pri pracovnej ceste?

Zákon o cestovných náhradách ustanovuje, že za pracovnú cestu sa považuje čas od nástupu osoby na cestu, počas ktorej bude vykonávať práce v inom miesto, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste až do úplného skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta predstavuje podľa tohto zákona časť pracovnej cesty, ktorá sa uskutočňuje v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí až do skončenia tejto cesty.

Podnikateľ a iná SZČO má nárok na nasledovné náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov spojených s pobytom na pracovnej ceste,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac,
• cestovné náhrady dopravnými prostriedkami a náhrady výdavkov za pohonné hmoty

V súvislosti s nedávnym vypuknutím pandémie COVID-19 bolo aj v oblasti cestovných náhrad prijaté opatrenie na zmiernenie jej dopadov na zamestnávateľov. V prechodnom ustanovení § 38g bolo v súvislosti s vyhlásením mimoriadnej situácie, núdzového stavu alebo výnimočného stavu a v súvislosti s ochorením COVID-19 uzákonené, že do 31. decembra 2021 sa neuplatňoval mechanizmus na zvyšovanie súm stravného pri tuzemských pracovných cestách a súm základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách. Toto pravidlo sa však už v roku 2023 neuplatňuje.

Od 1.1. 2022 sa zároveň zmenil spôsob, akým si podnikatelia (živnostníci a SZČO) upatňujú stravné v rámci daňových výdavkov. Tí, ktorí si takto uplatnia preukázateľné daňové výdavky, nemusia preukazovať výšku stravného dokladom, vďaka čomu sa im znížia administratívne náklady na dokladovanie stravného. Na druhej strane sa im avšak zníži výška stravného, ktoré si môžu zahrnúť do daňových výdavkov.

Zákonom č. 127/2020 Z. z. bolo novelizované ustanovenie § 8 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, ktoré upravuje mechanizmus zvyšovania súm stravného pre jednotlivé časové pásma a súm základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách.

Prijatá právna úprava sa týka všetkých zamestnávateľov bez ohľadu na ich právnu formu. Uvedené opatrenie sa v praxi vzťahuje nielen na podnikateľov a iné SZČO, ale aj na zamestnávateľov v rozpočtových a príspevkových organizáciách a všetkých ostatných zamestnávateľov. Zamestnávatelia týmto opatrením získali právnu garanciu, že počas celého roku 2021 sa nebudú zvyšovať sumy stravného a sumy náhrad za používanie cestného motorového vozidla, a to ani v prípade nárastu indexu cien jedál a nealkoholických nápojov v reštauračnom stravovaní a indexu cien položiek spojených s prevádzkou motorových vozidiel.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Podnikateľ a iná SZČO má nárok na nasledovné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste.
• Využitie motorového vozidla na pracovnej ceste.
• Príklad vyúčtovania tuzemskej pracovnej cesty pre podnikateľa a iné SZČO.
• Cestovný príkaz / tuzemská pracovná cesta.
• Vzor cestovného príkazu.

Odporúčané ebooky

K téme