Time management – robte správne veci v pravý čas!

Time management nie je o sledovaní hodiniek, ani o plánovaní každých nasledujúcich tridsiatich minút. Vo svojej podstate nejde o zvládanie času, je to o zvládaní samých seba. Time management možno vyžaduje zmenu vo vašom pohľade na život, prácu a veci, ktoré chcete robiť. Pomôže vám avšak znovu získať kontrolu nad vašou prácou a životom tým, že budete rozoznávať čo je skutočne dôležité a čo nie je. Tiež vám pomôže robiť dôležité veci namiesto tých nedôležitých. Ako sa stať teda dobrým manažérom svojho času?  

Urobte si TEST time managementu

Ako zvládate svoj čas teraz? Nasledujúci test vám pomôže zistiť ako ste na tom. Po mesiaci si spravte test znovu, aby ste zistili ako vám princípy uvedené v tomto článku pomohli k zvýšeniu vášho skóre. Priemerný nárast by mal byť okolo 15 bodov. (Ohodnoťte sa bodmi od 0-slabý po 5-výborný) 

1. Mám absolútne jasno v tom, čo je pre mňa dôležité?
2. Mám jasné pracovné ciele v súlade s realizáciou svojich úloh?
3. Dávam prednosť všetkým svojim pracovným cieľom?
4. Mám pocit kontroly nad všetkými pracovnými udalosťami?
5. Som zvyknutý využiť niekoľko minút pre naplánovanie každého týždňa a dňa?
6. Viem skĺbiť dôležité úlohy v priebehu celého pracovného dňa?
7. Rozoznám úlohy, ktoré nie sú pre mňa dôležité, i keď sú naliehavé?
8. Prinútim sa urobiť si čas na dôležité veci?
9. Často hovorím „nie“ pokiaľ sa jedná o úlohy, ktoré nie sú skutočne dôležité alebo nespadajú do mojej náplne práce?
10. Rozpoznám banálne záležitosti, vysporiadam sa s nimi rýchlo a efektívne?
11. Mám pod kontrolou prerušovanie práce, vrátane pracovných hovorov?
12. Moje pracovisko je dobre usporiadané, nájdem všetko čo potrebujem?
13. Medzi súkromným životom, ambíciami a prácou je súlad?
14. Nezabúdam na záväzky, ktoré mám a plním ich?
15. Keď si na niečo stanovím termín tak viem, že to bude vtedy k dispozícií?
16. Môj diár alebo plánovač je pre mňa nevyhnutný?
17. Dostávam sa domov v rozumnú hodinu a prácu domov si nosím len v prípade, že sa tak rozhodnem ja?
18. Držím svoj stres na ovládateľnej úrovni?
19. Mám presne vymedzené veci, ktorých chcem dosiahnuť?
20. Každý deň dávam prednosť denným úlohám?

Koľko bodov ste dosiahli zo 100 možných dnes? Koľko bodov dosiahnete, keď test zopakujete o mesiac? Zlepšenie svojej osobnej výkonnosti používaním techník time managementu nie je zložité, no chce to vytrvalosť. Tento článok vám povie čo máte robiť.

Kam váš čas beží?

Každý týždeň má 168 hodín. Napriek tomu sa nám niekedy zdá, akoby sme boli oklamaní. Kam ten čas uteká? Čo som dnes stihol urobiť? To sú otázky dôverne známe miliónom ľudí. Odpovede sa točia okolo piatich vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste sa naučili efektívnejšie využívať váš čas:

1. Rozvíjať svoje vedomie o dôležitosti času a jeho využití.
2. Vedieť, ktoré naozaj dôležité veci chcete robiť vo vašom osobnom živote a ktoré v práci.
3. Priradiť týmto veciam vysokú prioritu a mať ich na mysli.
4. Presvedčiť sa, že je vašim prioritám venované toľko času, koľko je potrebné. Zároveň byť príjemný a ochotný k ostatným a hrať naplno svoju rolu v pracovnom tíme.
5. Rozpoznať kto a čo vás chce okrádať o váš čas a vysporiadať sa s tým.

Dôležitosť času

Vedomie času je prvým krokom k jeho lepšej kontrole. Nepozerajte na to, že čas sú peniaze. Čas nie sú peniaze. Pomocou času nemôžete zarobiť viac peňazí, ani ich používať menej. Peniaze prichádzajú a odchádzajú v rovnakom pomere vždy, nech robíme čokoľvek.Skúste rozmýšľať o 24 hodinovom dni, akoby ste mali 4 druhy času: práca, zábava, rodina, zdravie. Pre mnohých ľudí je konkurencia medzi časom venovaným práci a časom pre to ostatné problémom, ktorý je potrebné vyriešiť. Usporiadanie 24 hodinového dňa do skupín je preto veľmi dôležité.Zdravotný čas – čas, ktorý potrebujete na udržanie vlastného zdravia: spánok, jedlo, odpočinok, cvičenie, duševná relaxácia.Pracovný čas – čas, ktorý predávate alebo dávate iným ľuďom: zamestnanie, charita.Čas na rodinu – čas, ktorý venujete rodine a domácnosti.Čas na zábavu – čas, ktorý využijete podľa svojho priania.Veľa ľudí cíti potrebu tráviť viac času v práci, niekedy až v nezdravej miere, súťažia medzi sebou kto vydrží viac. Viac pracovného času ale znamená menej času na zábavu, rodinu a zdravie. Tieto časy sa scvrknú. Je to zlé? To záleží na vás. Naozaj chcete tráviť menej času so svojou rodinou či priateľmi a viac času v práci? Možno je teraz ten pravý čas odpovedať si na otázku: „Čo chcem naozaj robiť?“ Pretože vaša práca vám zaberá stále viac času, môže to znamenať prípadný útok na zdravotný čas.Vynecháte obed alebo si dáte nejaký sendvič rýchlo pri stole. Nerobíte si prestávky, zle spíte. Vaša práca trpí a potom trpí i vaše zdravie. To už je vážne. Pokračujte takto ďalej a ste na dobrej ceste k infarktu, psychickému zrúteniu alebo rozvodu. Samozrejme pracovnému stresu sa nevyhneme, no všetko má svoje hranice. Aby ste znovu získali kontrolu nad svojim časom musíte sa rozhodnúť koľko času by ste mali venovať svojmu zdraviu, rodine, práci a odpočinku.Ste v práci často nadčas a nemáte tieto hodiny zaplatené? Čo sa stalo s vašim životom? Aké sú vaše skutočné priority? Prieskumy ukazujú, že niektorí manažéri pracujú až o 15 hodín týždenne viac ako to majú uvedené v zmluve. To znamená: do týždňa o dva dni naviac. Čo by povedal váš šéf tomu, keby ste dávali vašim zákazníkom týždenne o 40% niečoho zadarmo?   

Moderné rozhodnutia – dilema Maltézskeho kríža

Time management je o zvyšovaní efektivity tým, že budeme robiť správne veci v pravý čas a na úkor vecí bezvýznamných alebo menej dôležitých. Nejde o bežné zvyšovanie efektivity. Každý deň robíme množstvo rozhodnutí čo robiť teraz a čo robiť potom. Úspech závisí na našich schopnostiach uprednostniť dôležité veci zakaždým, keď sa pýtame sami seba: „Čo robiť teraz hneď?“Môžeme plánovať veci do budúcna, môžeme spomínať na minulosť, no rozhodnutia robíme práve teraz. V práci súperia o našu pozornosť štyri typy udalostí, ktoré nazývame „teraz“. Tieto typy sú znázornené v schéme Maltézskeho kríža. Pri rozhodovaní čo robiť teraz stačí že skontrolujete, do ktorej skupiny udalosť patrí a možno nebudete potrebovať tých 15 hodín navyše, ktoré trávite vo vašej práci každý týždeň zbytočne.Obrázok 1 Schéma Maltézskeho krížaNa prvom ramene sa nachádzajú proaktívne plánované úlohy. Mali by prameniť z práce, cieľov alebo účelov. Na druhom ramene sú rutinné, bežné práce a úlohy. Môžu zabrať len niekoľko minút, nikdy nás nepoženú vpred, ale ich ignorovaním sa dostanete o pekný kus vzad.Na tretom ramene sú reaktívne udalosti, prebiehajú neustále, napr. keď chceme niekomu pomôcť. Na poslednom ramene číhajú zlodeji času. Niekto rozpráva o svojej dovolenke alebo vy potrebujete poradiť s nejakým problémom. Prečo nie je nikdy dostatok času na dôležité, plánované úlohy? Určite viete prečo. Trávite príliš veľa času na troch ostatných stranách Maltézskeho kríža. Každá hodina tam znamená o hodinu menej času na dôležité proaktívne aktivity. 

Evidencia – záznamy času

Kam vlastne váš čas beží? Pokúste sa evidovať svoj čas. Výsledky vás isto prekvapia a prinajmenšom budete mať presné informácie, na základe ktorých budete môcť robiť presné rozhodnutia. Typy ako to spraviť:

• Prekonajte rozdiely medzi dňami a týždňami tak, že budete registrovať svoj čas na pondelok jedného týždňa, utorok ďalšieho atď.
• Použite zatriedenie, ktoré vám vyhovuje, buď podľa Maltézskeho kríža, alebo podľa 24 hodinového rozdelenia času.
• Neodhadujte časy až  na konci dňa. Oveľa presnejšie časy dostanete, keď si budete robiť poznámky každú pol hodinu alebo hodinu, priebežne počas celého dňa.

Veci, ktoré sú pre vás dôležité

Plánovanie vždy začína rozhodnutím: Čo je dôležité. Vždy si musíte najprv určiť ciele, následne im priradiť prioritu a nakoniec stanoviť rozumné termíny. Čo to znamená? Každý deň by ste mali začať 2-3 minútovým plánovaním času. Nezabúdajte ani na týždenné plány či rozvrhy.  Ciele musíte rozdeliť na úlohy a až následne rozhodnúť, kedy sa nimi budete zaoberať.Pre mnohých ľudí je ťažšie dosiahnuť ciele v súkromí ako v práci. Prečo je tomu tak? Lebo v práci nás často k dosiahnutiu úloh tlačia i ostatní, kým v súkromí sa musíme k tomu dotlačiť sami. Niektorí nemajú ciele radi. Považujú to za prehnanú organizovanosť či obmedzovanie ich spontánnosti. Je to jednoduché, použite skrátka iný pojem. Cieľ je niektorá z vecí, ktorú chceme dosiahnuť. Musíme si k nej ale stanoviť termín, inak sa k nej nikdy nedostaneme. Aké sú vaše ciele? Pomocou týchto otázok môžeme ľahko nájsť odpovede:

• Ktoré skutočne dôležité veci chcete dosiahnuť v súkromí v priebehu niekoľkých nasledujúcich rokov?
• Ktoré skutočne dôležité veci chcete dosiahnuť v pracovnom živote v priebehu niekoľkých nasledujúcich rokov?
• Ktoré skutočne dôležité veci chcete dosiahnuť v súkromí v priebehu niekoľkých mesiacov?
• Ktoré skutočne dôležité veci chcete dosiahnuť v pracovnom živote v priebehu niekoľkých mesiacov?

Okrem týchto otázok je vhodné odpovedať si aj na tieto: Myslím to úplne vážne? Sú tieto všetky ciele skutočne reálne? Pokiaľ áno, tak ich stačí rozdeliť podľa priorít, zapísať, priradiť im úlohy a naplánovať kedy a ako sa im budeme venovať. To sú základné návyky  úspešného manažéra. 

Naliehavosť verzus dôležitosť

Nezabudnime taktiež na to, že je nevyhnutné rozpoznať rozdiel medzi dôležitosťou a naliehavosťou. To čo je naliehavé ešte nemusí byť zákonite dôležité. Pri rozhodovaní musíme ale zohľadniť tak naliehavosť, ako aj dôležitosť. Podľa toho môžeme rozdeliť úlohy takto:

• dôležité a naliehavé – napr. nečakaná návšteva dôležitého zákazníka,
• naliehavé, ale menej dôležité – napr. jeden zo zamestnancov žiada o voľno na zajtra,
• dôležité, ale nenaliehavé – napr. prevencia problémov vo výrobe do budúcna,
• málo dôležité a nenaliehavé – napr. posledné úpravy reportu, ktorý ste práve dokončili.

Pravidlo 80:20

Je všeobecne známe, že najväčšie úspechy nezaberú ľuďom veľa času. Pravidlo 80:20 určuje, že 20% toho čo robíte produkuje okolo 80% vašich dôležitých výsledkov. Keď ste schopní identifikovať veci, ktoré sú pre vás naozaj dôležité a venujete im viac času, tak môžete dúfať, že dosiahnete väčšieho úspechu. Toto pravidlo sa vzťahuje na všetky druhy činností – napr. 80% predaja pochádza od 20% vašich zákazníkov.V skutočnosti môže byť tento pomer u vás 70:30 alebo 60:40, no zamyslite sa nad tým ako toto pravidlo funguje vo vašom živote a vo vašej práci a riaďte sa ním, pretože vám pomôže ľahšie určiť vaše priority. Ktorých 20% vašich zákazníkov vám vytvára tých spomínaných 80% predaja? Vyplatí sa do budúcna venovať im svoj čas? Ktorých 20% úloh sa zasluhuje o 80% vašich výsledkov? Ktorých 20% vášho času stráveného doma je najväčším prínosom pre vašu rodinu?Ako vidíme, musíme hľadať odpovede na mnohé otázky. Vašou úlohou bude zaviesť trvalé zmeny vo vašom spôsobe práce behom niekoľkých budúcich týždňov. Buďte na seba prísny, vybudujte si nové návyky a začnite ihneď. Len tak sa vám podarí spraviť prvý krok k zlepšeniu efektivity vášho času. Spracované podľa AUDIO DIGEST – Programy manažérského růstu lm

Odporúčané ebooky

K téme