Archivácia účtovných dokladov

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky podľa § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov. Účtovný záznam je údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami. Účtovným záznamom sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa.

Účtovný záznam môže mať formu:

a) písomnú – účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný;

b) technickú – účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným pri písomnej forme, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname v technickej forme.

Podpisový záznam je účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Obe formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané v technickej alebo písomnej forme.

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme (a následne ich aj v technickej forme archivuje), je povinná pre potreby daňových úradov na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy. Zároveň je účtovná jednotka, ktorá vedie účtovné záznamy v technickej forme, povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný. Účtovná jednotka je povinná na žiadosť audítora poskytnúť účtovné záznamy vo forme požadovanej audítorom, ak účtovné záznamy v takejto požadovanej forme vedie.

Pri prevode účtovného záznamu z technickej formy do písomnej je nutné zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť môže byť splnená dvojakým spôsobom:

1) zhodnosť záznamov účtovná jednotka preukáže, ak predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný, alebo

2) zhodnosť záznamov preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú (nielen obchodný partner, ale aj daňové orgány).

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Prevod účtovných záznamov do elektronickej podoby
• Archivácia účtovných dokladov
• Lehoty uchovávania účtovných záznamov
• Zánik práva vyrubiť daň

Prevod účtovných záznamov do elektronickej podoby

Rovnaké podmienky platia aj na prevod účtovných záznamov z listinnej (písomnej formy) do elektronickej podoby (technickej formy).

Zaručenou konverziou je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu podľa štvrtej časti. Osobou oprávnenou vykonávať zaručenú konverziu je:

• orgán verejnej moci, advokát a notár,
• poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta (Slovenská pošta, a. s.),
• patentový zástupca, ak nejde o konverziu verejnej listiny,
• právnická osoba so 100-percentnou majetkovou účasťou štátu, ktorej predmetom podnikania je konsolidácia pohľadávok verejného sektora
• Slovenský pozemkový fond, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov pre vlastnú potrebu na účely výkonu jeho činnosti.

Formáty elektronických dokumentov na účely zaručenej konverzie a spôsob ich vytvárania upravuje § 3 Vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 331/2018 Z. z. o zaručenej konverzii.

Súčasťou každého konvertovaného dokumentu je osvedčovacia doložka.Osvedčovacia doložka obsahuje údaje o pôvodnom dokumente a jeho autorizácii a použitých bezpečnostných prvkoch, o osobe, ktorá zaručenú konverziu vykonala, a čase jej vykonania a údaje o evidencii vykonanej zaručenej konverzie. V osvedčovacej doložke sa uvádzajú osobné údaje v rozsahu identifikátor osoby a meno, priezvisko, funkcia a pracovné zaradenie fyzickej osoby, ktorá vykonala zaručenú konverziu. Osvedčovacia doložka sa vytvára ako samostatný elektronický dokument.

Uvedený postup prevodu dokumentu z listinnej podoby do elektronickej podoby účtovná jednotka môže použiť aj na účely archivácie účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe. Týmto bude splnená podmienka zhody účtovného záznamu v novej forme s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme.

Prevod účtovných záznamov z listinnej do elektronickej podoby prostredníctvom zaručenej konverzie predstavuje jeden z možných daňovými orgánmi akceptovateľných foriem preukazovania zhodnosti účtovných záznamov. Je však na rozhodnutí účtovnej jednotky, akým spôsobom zhodu účtovných záznamov preukáže, pričom musí byť splnená podmienka, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť nespochybniteľná čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej.

Archivácia účtovných dokladov

Postup prevodu účtovných záznamov sa vzťahuje aj na účely uchovávania účtovných dokladov (archivácie). Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v písomnej forme a po uzatvorení účtovného obdobia má zámer ich archivovať len v technickej forme, môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy tak, aby zabezpečila zhodnosť obsahu účtovného záznamu v novej forme s pôvodnou formou spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. V prípade, ak účtovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode účtovného záznamu zabezpečiť, je povinná účtovné záznamy uchovávať aj v písomnej forme. Ak účtovná jednotka vedie záznamy v technickej forme (prijala účtovný záznam elektronicky), má možnosť uchovávať tieto záznamy len v technickej forme. 

Lehoty uchovávania účtovných záznamov

Účtovná jednotka je povinná:

• zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu;
• zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením;
• uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 a 4, § 36 zákona o účtovníctve (lehoty na uchovávanie sú uvedené v tabuľke);
• zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti.

Upozornenie:

Od 1.1.2018 došlo k zmene lehoty uchovávania účtovných záznamov uvedených v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve z 5 rokov na 10 rokov. Podľa prechodného ustanovenia § 39p ods. 1 zákona o účtovníctve sa ustanovenia § 35 ods. 3 písm. b) a c) v znení účinnom od 1.1.2018 použijú aj na uchovávanie účtovných záznamov, pri ktorých ich doba uchovávania začala plynúť pred 1.1.2018 a neuplynula do 31.12.2017. Tzn. 10 ročná lehota na uchovávanie účtovných záznamov sa vzťahuje na účtovné záznamy týkajúce sa účtovného obdobia, ktoré skončilo v roku 2013.

Zánik práva vyrubiť daň

Podľa § 69 ods. 1 daňového poriadku, ak tento zákon alebo osobitný predpis neustanovuje inak, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov po uplynutí 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí 7 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bola táto daňová strata vykázaná.

Ak bol pred uplynutím lehoty vykonaný úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov, plynú lehoty znovu od konca roka, v ktorom bol daňový subjekt o tomto úkone vyrozumený. Vyrubiť daň alebo rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov možno najneskôr do 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

Za úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov sa považuje doručenie protokolu z daňovej kontroly a protokolu o určení dane podľa pomôcok.

V nadväznosti na zánik práva vyrubiť daň je potrebné upozorniť na situáciu, keď dochádza k postupu podľa § 69 ods. 2 daňového poriadku napr. v prípadne zániku práva vyrubiť daň z príjmov, keď je potrebné účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie základu dane alebo vznik daňovej povinnosti uchovávať nielen 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú, ale 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. Daňové priznanie k dani z príjmov sa podáva po uplynutí zdaňovacieho obdobia, tzn. nasledujúci rok po skončení účtovného obdobia. Preto sa 10 ročná lehota na uchovávanie vyššie uvedených účtovný záznamov „predlžuje“ na 11 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú. Napríklad za účtovné obdobie kalendárneho roka 2017, by sa podľa zákona o účtovníctve archivovali záznamy do 31.12.2027. Povinnosť podať daňové priznanie k dani z príjmov za zdaňovacie obdobie (účtovné obdobie) roka 2017 by bolo v roku 2018, preto ak by došlo k aplikácii § 69 ods. 2 daňového poriadku, je potrebné doklady (záznamy), podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti archivovať až do 31.12.2028.

Odporúčané ebooky

K téme