Ako zlepšiť komunikáciu

Ako sa zlepšiť v komunikácii tak, aby ste ako podnikateľ alebo firma boli úspešnejší? Zlepšenie komunikácie by malo byť jednak všeobecné a to sa týka schopnosti komunikovania najmä vás ako osoby, ale aj konkrétne a to v určitých situáciách alebo podľa toho, s kým komunikujete – či už ide o dodávateľov, odberateľov, zákazníkov alebo o komunikáciu vo firme.

Komunikácia však nie je len o rozprávaní, ale aj o počúvaní. V prípade firmy to znamená robiť si aj prieskumy, zisťovať si správanie trhu, možných zákazníkov, nových zákazníkov ako aj dlhodobých klientov. Ak ide o podnikateľa a jeho komunikáciu s partnermi či zamestnancami, dôležité je tiež vedieť počúvať a analyzovať. Zlepšenie komunikácie je teda založené na komplexe postupov a činností, ktoré zahŕňajú tak rozprávanie, ako aj počúvanie a premýšľanie.

Ako zlepšiť komunikačné schopnosti všeobecne

Komunikácia je niečo ako platforma pre vytvorenie situácie, z ktorej budete ťažiť vy ako aj druhá strana. Je to len prostriedok pre naplnenie cieľov a nezáleží pri tom na tom, o aké ciele ide, pretože takýto postup je využiteľný flexibilne v akejkoľvek situácii. Na to, aby ste mohli lepšie komunikovať, musíte zlepšiť najprv svoje vlastné komunikačné schopnosti. Existuje na to niekoľko techník, ktoré treba skombinovať a využívať ich súčasne, vďaka čomu dosiahnete najlepšie možné výsledky.

Tu je 5 najdôležitejších techník pre zlepšenie komunikačných schopností:

1. Počúvajte a pozorujte – na základe prijímania podnetov všetkými zmyslami viete najlepšie zistiť, čo po vás chce druhá strana, aké sú jej ciele, aké sú jej prostriedky, očakávania, ako sa správa, aké má požiadavky a naopak, čo vníma ako priestor, kde očakáva iniciatívu od vás
2. Neprerušujte a neovplyvňujte – snažte sa nijako alebo čo najmenej vstupovať do prejavov druhej strany a neovplyvňujte ju, pretože len tak môžete získať a vyťažiť všetky potrebné informácie; snažte sa pokiaľ sa to dá nijako neprerušovať a neodvádzať pozornosť inam, pretože tak bránite tvorbe ucelenej predstavy a myšlienky
3. Klaďte otázky a pýtajte sa – ak máte pocit, že ste sa ešte nedozvedeli všetko, čo by ste sa mohli a mali, nebojte sa nikdy žiadať viac, ale bez toho, aby druhá strana mala pocit, že jej niečo podsúvate; v praxi to znamená, pýtajte sa doplňujúce otázky, získavajte doplňujúce informácie a zároveň prejavte záujem otázkami o druhú stranu
4. Nalaďte sa na jednu vlnu – toto veľa podnikateľov alebo aj všeobecne ľudí podceňuje, pretože sa snažia vždy zmýšľať uzatvorene v rámci svojho sveta a všetko vidieť len cez svoje vlastné ja – pokúste sa porozumieť druhej strane, vžiť sa do jej videnia a pocitov a ideálne sa skúste štýlom aj formou komunikácie prispôsobiť jej štýlu a forme
5. Hovorte zrozumiteľne – keď začnete hovoriť vy, snažte sa hovoriť zrozumiteľne tak, aby vás druhá strana chápala, pričom mali by ste sa na základe predošlých štyroch bodov pokúsiť odpovedať na jej vyslovené alebo nevyslovené otázky a to formou, ktorá jej bude blízka – nesnažte sa byť múdrejší ako kniha, hovorte veci postupne tak, ako nasledujú logicky a hlavne si vždy dobre premyslite, čo chcete povedať

Komunikácia teda nie sú len slová, ale najmä schopnosť vedieť porozumieť slovám a odhaliť ich skutočný zmysel. Keď sa naučíte počúvať a hovoriť zrozumiteľne s cieľom nielen povedať to, čo chcete, ale aj odpovedať na to, čo chce druhá strana, môžete prebrať vedenie v komunikácii, vytvoriť súlad a dosiahnuť situáciu, kedy bude spokojný každý. Takýmto štýlom môžete potom postupovať v akejkoľvek situácii, ktorá vás postretne pri podnikateľskej činnosti.

Ako si zlepšiť komunikáciu vo vzťahu k obchodným partnerom

Pokiaľ komunikujete s obchodným partnerom, ktorý je dodávateľ alebo odberateľ, musíte tejto situácii zvoliť primeranú formu a obsah. Mierne odlišný je prípad, keď potrebujete nájsť dodávateľa, čo znamená, že potrebujete niečo na vstupe do firmy a odlišný je prípad, keď ide o odberateľa, čiže musíte nájsť odbyt svojho produktu alebo služby. Podľa toho, o aký prípad ide, takým štýlom a smerom sa musí uberať aj komunikácia vás ako firmy alebo jednateľa za firmu.

Čo zlepšiť pri komunikácii s dodávateľom:

• Zaujímajte sa o jeho slabé a silné miesta, o to, čo vám môže a nemôže ponúknuť
• Zamerajte sa na zistenie jeho očakávaní od spolupráce s vami
• Počúvajte jeho požiadavky a predstavy a snažte sa ich dať do súladu s vašimi
• Nehovorte emocionálne, ale zachovajte si zdravý rozum a chladnú hlavu
• Vnímajte nielen finančné, ale aj nefinančné benefity a pri hľadaní ideálnych podmienok spolupráce sa snažte aj vy ponúknuť oba typy benefitov

Na čo sa zamerať vo vzťahu k odberateľovi:

• Najdôležitejšie je počúvať, čo odberateľ potrebuje, čo mu chýba a čo nedostal inde
• Zistite, čo si cenil a čo naopak vytýkal minulým obchodným partnerom
• Klaďte doplňujúce otázky a snažte sa dať najavo maximálny záujem o jeho potreby
• Buďte pripravený na porovnávanie s konkurenciou a naštudujte si ju
• Vždy buďte otvorený a úprimný, nekritizujte iných obchodných partnerov, ale snažte sa zrozumiteľne a taktne vysvetliť, prečo je vaša služba či produkt lepšia a v čom

Ako zlepšiť svoju komunikáciu k zákazníkom

Hovorí sa, že náš zákazník je náš pán a toho sa treba držať, no netreba zabúdať ani na druhú stranu mince – zákazník veľakrát nemusí detailne a presne vedieť, čo všetko chce a za akých podmienok. Od toho je tu ponuka, aby dokázala uspokojiť jeho potreby, ale zároveň zistiť v praxi, na čo reaguje zákazník viac a na čo menej. Vo vzťahu k zákazníkom je pre podnik a firmu dôležité používať aj rôzne pomôcky, napríklad prieskumy trhu alebo analýzy marketingovej komunikácie.

Pri komunikácii so zákazníkom treba využívať viaceré formy:

• Klasický marketing v tlačenej alebo inak hmatateľnej forme
• Digitálny marketing v modernej online forme alebo mobilnej forme
• Zisťovanie spokojnosti a prieskum trhu s podporou konkrétneho výrobku či služby

Samotná komunikácia priamo so zákazníkom by mala byť komplexná a mala by sa zameriavať na dve veci: na zisťovanie dopytu a predstáv zákazníka a zároveň na prezentáciu svojich silných stránok a odpovedí na jeho otázky alebo dopyt. Pri zákazníkoch si treba v prípade osobného kontaktu všímať aj ich neverbálnu komunikáciu, ktorá môže viac ako slová napovedať o tom, či zákazník reaguje pozitívne, neutrálne alebo odmietavo na to, čo hovoríte.

Snažte sa držať týchto zásad:

• Počúvajte a zamýšľajte sa nad tým, čo počúvate a následne reagujte, vyhodnocujte, porovnávajte
• Buďte maximálne otvorený a úprimný, sledujte reč tela a dávajte si pozor aj na tú svoju
• Zostaňte v prítomnosti tu a teraz – nehovorte o minulosti ani nepredpovedajte budúcnosť, ale snažte sa uspokojiť terajšie a aktuálne potreby zákazníka
• Buďte pripravený súhlasiť a uznať zákazníkovi, že má pravdu
• Nikdy nenechajte otvorenú alebo nezodpovedanú otázku či situáciu

A to najdôležitejšie – pamätajte si, že len cvičením, trénovaním, praxou a sebavzdelávaním je možné zlepšiť svoje komunikačné schopnosti. Neváhajte, ak je to treba a cítite to aj sami, navštíviť viacero kvalitných a odborných podnikateľských prednášok, seminárov alebo školení v tejto oblasti, pretože dôležité je neustále napredovať a to nielen v rámci toho, čo ponúkate ako podnikateľský subjekt, ale aj v rámci toho, ako to viete odprezentovať, predať a ako viete komunikovať s trhom.

Ako zlepšiť komunikáciu na pracovisku

Spôsob komunikácie je odrazom reality a bežného života, čiže ak viete pokojne, trpezlivo a sústredene počúvať, je to odraz toho, ako sa správate aj v bežnom živote. Ak naopak skáčete do reči ostatným, snažíte sa nasilu pretlačiť len svoje videnie a nevnímate vôbec okolie, je to tiež len reflexia toho, ako sa obvykle správate aj v iných situáciách. Práve na pracovisku je komunikácia mimoriadne dôležitá, pretože od nej závisí úspech firmy. A vy ako podnikateľ musíte ísť v tomto vzorom.

Niekoľko tipov, ako môžete zlepšiť komunikáciu vo firme z pozície „šéfa“:

• Uvoľnená atmosféra v komunikácii, prípadne nejaký ten humor môžu pomôcť, no pri vážnych veciach sa treba držať racionálneho štýlu
• Vedieť si priznať chybu nie je ukážka slabosti, ale skôr konštruktívneho a otvoreného zmýšľania a podľa toho aj komunikujte
• Riaďte sa na úvod zmienenými technikami a pamätajte si, že základom je počúvať a analyzovať a až následne niečo hovoriť
• Zaujímajte sa o ostatných a to nielen z pracovného hľadiska aktuálnych cieľov a úloh, ale skúste zistiť, ako zmýšľajú o firme, čo by chceli zlepšiť, čo by chceli zmeniť, čo určite by nemenili a aké vidia plusy a mínusy u vás oproti predošlým pracovným pozíciam

Odporúčané ebooky

K téme