Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Pri podnikaní vzniká dennodenne množstvo obchodnej, účtovnej, ale aj personálnej dokumentácie, ktorú je potrebné uchovávať. Pri archivácii dokladov je potrebné poznať, ktoré typy dokladov je potrebné archivovať a ako dlho.
Rozdiel je medzi archiváciou dokladov spotrebiteľa, účtovných dokladov a daňových dokladov. Presná dĺžka archivácie je vymedzená zákonom (zákon o archivácii účtovných dokladov), avšak sú aj situácie, kedy sa udeľujú výnimky.
V prípade, že sa jedná o archiváciu súkromných dokladov podnikateľa alebo občana ako spotrebiteľa, doklady a pokladničné bloky sa uchovávajú pre prípadnú reklamáciu tovaru alebo služieb buď zo strany spotrebiteľa, alebo zo strany predávajúceho. Takýto doklad slúži nielen na dokladovanie a potvrdenie úhrady, ale aj pre podnikateľa (SZČO) v prípade kontroly.
Doklady pri kúpe tovaru v obchode, zaplatenie spotreby elektrickej energie či plynu, nájomné a iné podobné doklady o úhradách sa vo všeobecnosti odporúča odkladať najmenej 3 roky. Po 3 rokoch uplynie premlčacia doba a vymáhanie úhrady po tomto čase je súdnou cestou ľahko napadnuteľné.
Archivácia účtovných dokladov, daňových dokladov, mzdových dokladov, účtovníctva ako aj obchodnej korešpondencie, podmienky a lehoty, to všetko určuje zákon a to tak pre rok 2015, ako aj pre rok 2016.
Neviete ako dlho archivovať daňové doklady, účtovné doklady, účtovníctvo, prípadne aká je doba archivácie a koľko rokov je povinnosť pre uchovávanie účtovných dokladov? Účtovné písomnosti sa uchovávajú nasledovne:
účtovnú závierku a výročnú správu – je treba až 10 rokov pre archivovanie
mzdové listy (a príslušenstvo mzdových listov) alebo účtovné písomnosti ich nahradzujúce – archivácia tiež 10 rokov,
údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia – 20 rokov,
projektovo-programová dokumentácia pre vedenie účtovníctva prostriedkami výpočtovej a inej techniky – 5 rokov po roku, v ktorom sa naposledy použila,
inventárne karty hmotného majetku (HM) okrem zásob alebo účtovné písomnosti, ktoré ich nahradzujú – 3 roky po vyradení tohto majetku, pokiaľ sa v tejto lehote vykonala daňová revízia alebo 1 rok po jej vykonaní.
Účtovnou dokumentáciou sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa v rozsahu definovanom v zákone o účtovníctve a nadväzujúcich opatrení ministerstva financií.
Písomná a technická forma účtovných záznamov
Za technickú formu sa považuje účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje prevedenie do písomnej formy. Prevedenie do písomnej formy sa vyžaduje pri podpisovom zázname. V prípade prevedenia z písomnej do technickej formy musí byť obsah novej podoby účtovného záznamu zhodný s pôvodným.
Účtovný záznam musí obsahovať
označenie účtovného dokladu,
obsah účtovného dokladu,
označenie účastníkov,
peňažnú sumu, údaj o cene,
dátum uskutočnenia účtovného prípadu,
podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad,
podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, uchovávajte do konca účtovného obdobia po období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu. Tie, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho alebo iného neskončeného konania, je potrebné uchovávať po celú dobu trvania a ešte rok po ich ukončení.
Daňové doklady
Všetky daňové doklady rozhodujúce pre určenie DPH, ako napríklad faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou, sa podľa zákona o dani z pridanej hodnoty vedú ako osobitné záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a uchovávajú sa do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.
Elektronicky vyhotovené faktúry musia byť po dobu úschovy čitateľné a nesmú byť menené. Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov. Pre rok 2015 platí to isté.
