FOAF.sk - Aký má firma zisk? Kto ju vlastní? Kto má dlhy? Zistite TU

GDPR: Ochrana osobných údajov v roku 2018 v prevádzkarni

6. júna 2018 Autor Silvia HanováZdroj podnikam.sk Tlačiť

Nové pravidlá ochrany osobných údajov sa vzťahujú na všetkých podnikateľov vrátane majiteľov prevádzkarní. Živnostenský zákon ustanovuje, že prevádzkarňou je priestor, v ktorom sa prevádzkuje živnosť. Prevádzkarňou je napríklad kaviareň, reštaurácia, fotoateliér, fitness centrum, autoservis, kaderníctvo či kozmetický salón.Ako správne uplatniť GDPR v praxi v roku 2018 v prevádzkarni sa dočítate v príspevku.

Vo väčšine týchto zariadení sa nachádza aspoň bezpečnostný kamerový systém, ktorý zachytáva pohyb osôb v týchto priestoroch alebo na vstupoch do jednotlivých miestností. Na mnohé výkony sa treba objednať, pričom sú často poskytované osobné údaje fyzických osôb. Zmeny v oblasti ochrany osobných údajov sa tak vo väčšej či menšej miere dotýkajú aj podnikateľov s prevádzkarňami. Niektoré povinnosti, na ktoré by nemali zabudnúť, si načrtneme aj v aktuálnom článku.

Povinnosti v súvislosti s kamerovým systémom

Mnohé prevádzkarne majú v súčasnosti inštalovaný kamerový systém pri vchode alebo vo vnútorných priestoroch prevádzkarní. V prípadoch, kedy prevádzkovatelia využívajú rozpoznateľné obrazy pochádzajúce z týchto systémov, z pohľadu novej právne úpravy spravujú osobné údaje. V týchto prípadoch je tak dôležité preukázať, že účel, na ktorý sú spracovávané osobné údaje prostredníctvom kamerového systému, je oprávnený. O tomto účele je ďalej potrebné informovať dotknuté osoby, ktorých osobné údaje sú spracúvané. Ak ide o monitorovanie zákazníkov, ktoré sa týmto stávajú dotknutými osobami, je potrebné informovať ich o prítomnosti nahrávacieho systému na zvolený účel. Oprávnený účel je napríklad vtedy, ak je nahrávanie realizované z bezpečnostných dôvodov.

Účel spracúvania osobných údajov

V praxi sa niekedy stáva, že monitoring pomocou kamerového systému prebieha aj za účelom kontroly zamestnancov prevádzkarne. V tomto prípade je však prevádzkovateľ tiež povinný písomne zachytiť túto informáciu a oboznámiť dotknuté osoby s nahrávaním záznamov a ich účelom. V opačnom prípade by mohla byť táto činnosť považovaná za narušenie súkromia. Z novej legislatívy na ochranu osobných údajov vyplýva, že ich spracúvanie musí byť realizované zákonným spôsobom. V bežných prípadoch je táto podmienka splnená najmä udelením súhlasu so spracovaním osobných údajov dotknutými osobami.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

Informačná povinnosť
Archivácia a prístup k osobným údajom
Kto je prevádzkovateľom osobných údajov?
Aké osobné údaje sú spracúvané a na aký účel?
Informácia o spôsobe získavania osobných údajov a ďalších právach
Kto má prístup k osobným údajom?
Pomôcka pri zisťovaní informácií potrebných pri ochrane osobných údajov

Informačná povinnosť

V niektorých prípadoch je náročné postupovať uvedeným spôsobom a z tohto dôvodu existuje aj možnosť spracúvať osobné údaje bez udelenie takého súhlasu. V týchto prípadoch je však dôležité zrozumiteľným spôsobom informovať dotknuté osoby o spracúvaní ich osobných údajov a príslušnom účele. V praxi je dôležité označiť tieto miesta viditeľne, napríklad obrázkom a doplniť ich príslušnou písomnou informáciou. O prítomnosti kamerového systému a s tým súvisiaceho účelu pre spracúvanie osobných údajov možno informovať aj elektronicky. Vždy je však dôležité, aby bol prevádzkovateľ schopný preukázať, že si svoju informačnú povinnosť riadne splnil.

Upozornenie:

Ak má dotknutá osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, menej ako 16 rokov, je prevádzkovateľ povinný získať súhlas s ich spracúvaním od jej zákonného zástupcu. Prevádzkovateľ je zároveň povinný vyvinúť primerané úsilie na overovanie si skutočnosti, či daný súhlas pochádza skutočne od zákonného zástupcu dotknutej osoby.

Archivácia a prístup k osobným údajom

S predchádzajúcimi povinnosťami úzko súvisí aj archivácia nahraných záznamov pochádzajúcich z kamerového systému. Ach sú príslušné záznamy uchovávané po dobu presahujúcu 15 dní, je potrebné uviesť dôvod takého postupu. V prípade, že v danej prevádzkarni vytvára kamerový systém záznamy, majú dotknuté osoby, ktorých obraz je zaznamenaný, právo požadovať kópiu svojich osobných údajov zo záznamu v podobe nahrávky. Ak sú na obraze prítomné tváre iných osôb, je potrebné zabrániť ich identifikácii a záznam príslušným spôsobom upraviť.

Kto je prevádzkovateľom osobných údajov?

Zákon č. 18/2018 o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj ako „zákon“) ustanovuje, že prevádzkovateľom je každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. Prevádzkovateľ alebo konkrétne požiadavky na jeho určenie môžu byť ustanovené v aj v osobitnom predpise alebo medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, ak takýto predpis alebo táto zmluva ustanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov. Dotknutou osobou je každý fyzický osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Dotknuté osoby je potrebné informovať o tom, kto je prevádzkovateľom ich osobných údajov. Táto informácia môže byť zverejnená na webovej stránke aj v prevádzkarni na viditeľnom mieste. K tejto informácii je potrebné pripojiť kontaktné údaje, prostredníctvom ktorých môžu dotknuté osoby uplatniť svoje práva.

Aké osobné údaje sú spracúvané a na aký účel?

Každý prevádzkovateľ má povinnosť oznámiť dotknutým osobám, aké osobné údaje spracúva a za akým účelom. Pri zmene pôvodného účelu má zároveň povinnosť aktualizovať túto informáciu a informovať o tom aj dotknutú osobu, ktorej osobné údaje sa spracúvajú. Ak sa nejedná o oprávnené účely, je potrebné, aby dotknuté osoby udelili súhlas so spracovaním svojich osobných údajov na jednotlivé účely. Takýto súhlas je dôležité uchovať a mať ho pripravený na preukázanie. Informácia o udelení súhlasu musí obsahovať aj upozornenie na to, že dotknuté osoby majú ďalej právo na výmaz svojich osobných údajov a doplnenie neúplných alebo chybných údajov, a to aj čiastočne.

Upozornenie:

Po splnení účelu, ba ktorý boli spracúvané osobné údaje, je potrebné ich bezodkladne zlikvidovať. Takýto postup možno odporučiť prevádzkovateľom aj v prípade všetkých osobných údajov, ktoré nepotrebujú.

Informácia o spôsobe získavania osobných údajov a ďalších právach

Dotknuté osoby majú podľa nových pravidiel nárok byť informované o tom, odkiaľ a akým spôsobom sú získavané ich osobné údaje. Komplexná informácia pre dotknuté osoby by mala obsahovať aj informácie o ich právach v súvislosti s ochranou osobných údajov:

informácia o spracúvaní osobných údajoch by mala obsahovať údaje prevádzkovateľa, účel spracúvania, kategórie dotknutých osôb, príjemcov, informácie o prenose osobných údajov do tretích krajín, dobu uchovávania,
informáciu o práve na prístup k osobným údajom,
informáciu o práve na opravu a výmaz osobných údajov, ktoré sa týkajú dotknutej osoby,
informáciu o práve na obmedzenie spracúvania osobných údajov,
informáciu o práve namietať automatizované rozhodovanie,
informáciu o práve podať podnet alebo sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov.

Kto má prístup k osobným údajom?

Ak majú prístup o osobným údajom dotknutých osôb aj iné subjekty, je potrebné informovať o tom, kto všetko má prístup k týmto osobným údajom. V prípade, že majú k osobným údajom prístup externé spoločnosti, tieto vystupujú v pozícii sprostredkovateľa a musia mať s prevádzkovateľom uzavretú písomnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov vrátane ustanovenej povinnosti dodržiavať záväzok mlčanlivosti. Podobne to platí aj v prípade zamestnancov, ktorí prichádzajú do kontaktu s osobnými údajmi, s ktorými je potrebné podpísať písomný záznam o zachovaní mlčanlivosti.

Nová legislatíva priniesla aj viacero ďalších zmien a povinností, ktorých výsledkom sú aj nové postupy v oblasti ochrany osobných údajov. Na prvý pohľad pôsobia odstrašujúcim dojmom, najmä v nadväznosti na hrozbu niekoľko miliónových pokút. Na druhej strane však prinášajú väčšiu prehľadnosť do toho, ako je narábané s osobnými údajmi fyzických osôb aj s ohľadom na súčasný rýchly rozvoj technológií. Aká sa bude dariť novej legislatíve v praxi, ukáže až budúcnosť.