Náklady na prenájom kancelárie patria medzi najväčšie nákladové položky. Ako ich znížiť?

Dosahovať vyšší zisk sa dá aj cestou znižovania nákladov. Náklady na kancelárie patria medzi najväčšie nákladové položky.

7 tipov ako ušetriť na nákladoch na kanceláriu

Snažíme sa robiť ekonomické rozhodnutia. Bolo to tak v minulosti a nebude to iné ani v nasledujúcich rokoch. Hľadáme spôsoby, ako ušetriť pri výbere potravín, oblečenia, veľmi aktuálne sú zľavové portály. Firmy chcú dosahovať zisk a to sa dá zvýšením obratu a/alebo znížením výdavkov. Pri spoločnostiach, ktoré tvoria svoje produkty prácou v kancelárii, je často práve prevádzka kancelárie druhým najväčším výdavkom po mzdových nákladoch. Poďme sa teda pozrieť aj na to, ako ušetriť pri výbere kancelárskych priestorov, tu je 7 základných tipov.

1. Dvakrát meraj a raz sťahuj!

Základným faktorom je samozrejme cena nájmu a súvisiacich služieb a energií. Avšak tú vieme už na začiatku „prečítať“ a odpovedať si, či je alebo nie je akceptovateľná. Cena nájmu je zvyčajne priamo úmerná lokalite. Ak hľadáme finančne menej náročné priestory, orientovať sa budeme napríklad na okrajové štvrte, ktoré sú spravidla lacnejšie ako prémiové polohy v centre. Niečo napovie aj ukazovateľ obsadenosti kancelárskych priestorov v jednotlivých častiach mesta, napríklad v Bratislave podľa obvodov. Je predpoklad, že v oblasti, kde je veľká voľná kapacita, napríklad po výstavbe nového projektu, bude dočasne aj nižšia cena, aby prilákala prvých nájomcov. Pozor však na sekundárne faktory vplývajúce na celkovú nákladovosť firmy. Tieto faktory súvisia so zamestnancami, nielen náborom, ale aj ich udržaním v spoločnosti.

„Lokalita a teda miesto výkonu práce je jedným z parametrov, ktorý zamestnanci už počas výberového procesu veľmi dôkladne zvažujú. Stáva sa, že kandidát ponuku odmietne z dôvodu, že musí cestovať dlho do práce, alebo že sa mu nepáčia priestory. Určite je dôležité si vybrať priestory aj podľa toho, čomu sa spoločnosť venuje a akých zamestnancov bude mať. IT kandidáti preferujú viac kreatívne prostredie, tým „open space“ v nových sterilných budovách veľmi nevonia. Na druhej strane finančníkov a obchodníkov potešíte lokalitou v centre mesta a krásnym luxusným priestorom. Miesto kde pracujeme, veľmi ovplyvňuje náš pracovný výkon a tým aj zotrvanie v spoločnosti,“ potvrdzuje Klaudia Demianová, country manažérka v personálnej agentúre CNA International Executive Search.

Pre ilustráciu, zamestnanci ocenia dobrú dostupnosť hromadnou dopravou, ak je s tou problém, využívajú viac osobné vozidlá a prípadne platené parkoviská. Tým sa im navyšujú náklady na dopravu a rovnako stúpajú aj ich platové požiadavky. Vie lacnejšia okrajová lokalita bez dobrej dostupnosti pre zamestnancov zároveň udržať aj nízku fluktuáciu a dostatok talentu vo firme?

2. Budova nie je ako víno alebo energetická efektívnosť budovy

Ďalším parametrom úspory je samotná budova. Tu býva veľký rozdiel medzi rekonštruovaným staršími budovami a najnovšími projektami sledujúcimi nové trendy v staviteľstve a technológiách. Hovoríme o energetickej náročnosti resp. úspornosti budovy, ktorá sa pretaví do nákladov na spotrebu energie. „Moderné budovy často okrem použitia vyspelejších materiálov fungujú aj na inteligentných systémoch využívania a prípadne recyklovania tepla, vody, elektriny, ktoré sa významne odzrkadlia vo vyúčtovacích faktúrach nájomcov. Najlepšie sú na tom tzv. zelené budovy, spĺňajúce podmienky certifikátov ako sú BREEAM alebo LEED,“ hovorí Anna Kováčová.

3. Zamyslite sa nad balíkom služieb v budove

Popri energiách nájomca platí aj tzv. prevádzkové poplatky. V nich sú zahrnuté náklady na správu budovy, služby, ako napríklad recepcia (mzda pre zamestnanca recepcie), upratovanie spoločných priestorov, ich vykurovanie, osvetlenie, starostlivosť o okolie budovy atď. Pre nájomcov je výhodou, ak má budova recepciu, ale nie vždy ju potrebujú, pričom predstavuje jednu z najnákladnejších položiek v rámci prevádzkových poplatkov. Pri výbere samotnej budovy je teda dobré vopred vedieť, aký rozsah služieb v budove je pre firmu potrebný.

4. Nižší nájom nie je vždy nižší nájom!

Zamerajme sa teraz na samotný priestor. Ak je podlažie budovy efektívne riešené, architekt navrhne rovnako efektívne usporiadanie kancelárií. Zrazu zistíte, že kým v staršej budove ste si pre 30 zamestnancov prenajímali 500 m2, teraz vám postačuje 300 m2. „Nájomné na meter štvorcový v moderných biznis centrách býva často o niečo vyššie ako pri starších budovách. Veľa našich klientov má však po presťahovaní nižšie náklady na nájom, keďže sa zbavili nevyužívaných hluchých plôch, za ktoré museli platiť. Celkom bežné úspory z efektívnejšieho rozloženia priestoru sú v týchto prípadoch na úrovni 20-40% nákladov, čo je pri dlhodobom nájme obrovská položka.“, tvrdí Ján Bryndza, vedúci kancelárskeho tímu v Cushman & Wakefield na Slovensku.

5. Nechajte služby na druhých a môžete ušetriť

Ušetriť peniaze môžete aj výberom správneho typu kancelárie. Okrem tých bežných existujú aj zariadené flexibilné tzv. servisované kancelárie, vhodné najmä pre menšie spoločnosti. Ide o centrá, ktoré poskytujú svojím klientom všetky potrebné služby súvisiace s chodom kancelárie – od technickej podpory (kopírka, projektor, ..) cez personálnu (asistencia recepčných pri obsluhe kancelárie) až po upratovanie kancelárie. „Naši klienti si veľmi chvália nielen úspory v nákladoch, ktoré by inak museli vynaložiť za zariadenie kancelárie, upratovanie alebo mzdu asistentky, ale predovšetkým ten komfort a úsporu času, ktorú im naše servisované kancelárie poskytujú. Až v každodennej praxi vedia oceniť, že môžu zariadenie a prevádzku kancelárie pustiť z hlavy a spoliehajú sa na to, že všetko je pre nich pripravené presne podľa ich želania a inštrukcií,“ tvrdí Tomáš Bona, generálny manažér v spoločnosti Regus na Slovensku.

6. Informácie majú cenu eura

Zistite si, aké zmluvné podmienky sa aktuálne na trhu vyskytujú. Cena za nájom v konkrétnej budove sa často mení nielen z dôvodu zmeny trhu ale aj obsadenosti v budove. Počuli ste, že sa z vašej budovy odsťahovala veľká firma? Možno je čas na prerokovanie podmienok s prenajímateľom, ktorý už nebude chcieť stratiť ďalšieho nájomcu. To platí o to viac, keď sa rozhodujete, či kvôli nákladom kanceláriu presťahovať. „Máme s prenajímateľom dobré vzťahy a chceme ostať v budove, určite nám dá zľavu.“ – táto stratégia jednoducho nefunguje. Nepočítajte s tým, že by prenajímateľ chcel dať dobrovoľne tie najlepšie podmienky. Ako každý podnikateľ potrebuje zarábať a prenajímanie je jeho biznis, v ktorom je doma určite viac ako väčšina nájomcov.“ pripomína Ján Bryndza, vedúci kancelárskeho tímu v Cushman & Wakefield na Slovensku.

7. Čas, konajte teraz

A v neposlednom rade staré známe „čas sú peniaze“ platí aj v tomto prípade. Pričom slovo platí je tu na mieste. Ak si na hľadanie kancelárie nevyhradíte potrebný čas, môžete sa dostať do stresu a na vyjednávanie najlepších možných podmienok neostane priestor. Nový prenajímateľ to využije a nemá dôvod vylepšovať cenu, nakoľko vie, že priestory k danému termínu potrebujete.

Celý proces hľadania kancelárie a jednania o podmienkach prenájmu je zložený z viacerých ďalších detailov, ktoré sa neskôr môžu ukázať ako dôležité a závažné. Existujú odborníci, ktorí vedia poskytnúť cenné rady v rámci celého procesu výberu a sťahovania. Vtedy ušetríte dvojnásobne – pretože namiesto hľadania kancelárie sa sústredíte na zárobky vašej firmy.

Odporúčané ebooky

K téme