Čo je virtuálna kancelária podnikateľa?

Súčasné dynamicky sa rozvíjajúce technológie okrem iného spôsobujú, že mnohí podnikatelia už nepotrebujú stále fyzické miesto pre výkon svojich aktivít. Nie sú tak nútení investovať významné finančné prostriedky do nákupu drahých nehnuteľností, alebo ich dlhodobého prenájmu. Takto usporené financie naopak môžu vložiť rozvoja nových technológií a ľudských zdrojov. Virtuálna kancelária je pohodlným a praktickým riešením, ako prezentovať spoločnosť pomocou prestížnej adresy podnikania a ušetriť významnú časť finančných prostriedkov využívaním ďalších profesionálnych služieb.

Čo je virtuálna kancelária?

Virtuálnu kanceláriu možno prirovnať k modernému biznis centru, v ktorom sa sústreďujú profesionálne kancelárske služby určené pre podnikateľov. Prevádzkovateľom je väčšinou profesionálna organizácia, ktorá poskytuje aj iné služby súvisiace s administratívnym chodom spoločnosti. Jedným z jej pozitív je aj to, že väčšinou sídli v určitej atraktívnej lokalite. Okrem dobrého umiestnenia však môžu klienti využívať aj ďalšie služby vo forme väčších či menších balíkov, alebo balíčkov ušitých na mieru konkrétnemu podnikateľovi. Tento model je rovnako zaujímavý pre zahraničných podnikateľov, ktorí tak nemusia investovať prostriedky do prenájmu priestorov alebo si hľadať stálych zamestnancov na území štátu, v ktorom podnikajú.

Služby virtuálnej kancelárie

Tento pomerne nový fenomén si postupne získava čoraz väčšiu priazeň vďaka vysokej flexibilite a úspore nákladov. V porovnaní s bežnou kanceláriou sa tento model dokáže lepšie prispôsobovať požiadavkám svojich klientov. Medzi bežne poskytovanými službami virtuálnej kancelárie možno nájsť nasledovné:

• Virtuálne sídlo. Toto predstavuje miesto, na ktorom má daná spoločnosť zriadené svoje sídlo v zmysle platných právnych predpisov. Jeho výhodou je, že väčšinou ide o atraktívnu lokalitu, na ktorej má podnikateľ aj kontaktnú adresu, čo prispieva k zlepšeniu jeho reputácie v očiach verejnosti. V rámci poskytovaných služieb si môže klient zabezpečiť aj preberanie a úschovu poštovej korešpondencie, ako aj zavedenie pevnej telefónnej linky a preberanie hovorov, faxov či dokonca e-mailov. Taktiež niektoré virtuálne kancelárie poskytujú možnosť online správy pošty. Pri tejto službe máte nielen prehľad o svojich zásielkach ale aj možnosť ich naskenovania a zaslania. Takéto priestory možno podľa potreby prenajímať krátkodobo alebo dlhodobo.

• Prenájom pracovných priestorov. Tieto služby sú vhodným riešením napríklad pre podnikateľov, ktorí pracujú z domu a potrebujú sa stretávať s klientmi, nechcú však na tieto účely nechcú využívať priestory reštaurácií alebo kaviarní. Môžu si tak jednorazovo prenajať konferenčné a iné pracovné priestory na presne vymedzený čas. Ušetria pritom náklady za správu i dlhodobý prenájom obchodných a reprezentatívnych priestorov. Prenajímané miestnosti sú väčšinou vybavené ako bežné korporátne kancelárie s prístupom k internetu, kopírovacím a iným technologickým zariadeniam i občerstvením.

• Komunikačné služby. Klienti virtuálnej kancelárie si môžu zvoliť aj využívanie ďalších služieb súvisiacich s chodom ich organizácie. Medzi nimi možno nájsť štandardné recepčné služby vrátane prijímania a vyprevádzania hostí a ich obsluhy, vybavovania telefonických hovorov profesionálne trénovanými operátormi, alebo služby virtuálneho asistenta, ktorý je podľa požiadavky klienta k dispozícii cez telefón, online alebo osobne.

Výhody virtuálnej kancelárie

V súčasnosti už existuje množstvo pracovných činností, ktoré možno vykonávať z domu alebo len po obmedzený čas. V rámci ďalšej úspory nákladov tak mnohí podnikatelia pristupujú k tomuto modelu spolupráce. Niektoré činnosti ako schôdzky s klientmi, obchodnými partnermi, školenia alebo nábory nových pracovníkov si však aj naďalej vyžadujú profesionálne riešenie v podobne reprezentatívnych priestorov a iných služieb, ktoré možno nájsť vo virtuálnej kancelárii. Tento model môže byť zároveň výhodnou voľbou pre začínajúcich podnikateľov a start-upy, ktoré chcú ukázať verejnosti, že existujú a chcú pôsobiť serióznym dojmom, zároveň však potrebujú znížiť svoje náklady na minimum.

• Serióznosť. Niektoré spoločnosti, ktoré sídlia doma, získajú na väčšej serióznosti zriadením sídla na niektorej z prestížnych adries. K získaniu dobrej reputácie im môže pomôcť aj využívanie komunikačných služieb napríklad aj tým, že zákazníci sa vždy dovolajú na zverejnenú zákaznícku linku a dostanú relevantnú odpoveď na svoju otázku. Zaneprázdnení manažéri, ktorí sú často na cestách, tiež môžu využívať telefonickú alebo e-mailovú asistenciu, v rámci ktorej ubezpečia kontaktujúce osoby, že hneď, ako budú môcť, vybavia všetky ich požiadavky.
  

• Eko-friendly. Čoraz vyšší počet organizácií zároveň podniká kroky k zníženiu negatívneho dopadu svojho konania na životné prostredie. Využívanie služieb virtuálnej kancelárie je jedným z takýchto krokov. Prispievajú totiž k znižovaniu znečistenia ovzdušia tým, že pracovníci firmy necestujú každý deň do práce, čím napríklad znižujú aj produkovaný digitálny odpad.
  

• Obmedzenie stresu u zamestnancov. V závislosti od typu a druhu podnikania môže virtuálna kancelária poskytovať zamestnancom spoločnosti väčšiu flexibilitu a pohodlie pri výkone zverených úloh. Obmedzí sa časová strata pri presune do zamestnania i stres z práce s konfliktnými ľuďmi. Zníži sa aj počet iných typov vyrušení, ktoré vyplývajú z bežného korporátneho života.
  

• Rovnováha medzi prácou a súkromím. Tento model fungovania v neposlednom rade poskytuje zamestnancom firmy väčšiu rovnováhu medzi osobným a profesionálnym životom. Ďalším benefitom pokojného pracovného prostredia je vyššia kreativita a produktivita participujúcich pracovníkov, na konci ktorého sú aj lepšie výsledky celej organizácie.
• Úspora financií. Čoraz viac podnikateľov využíva služby virtuálnej kancelárie, pretože predstavuje efektívne riešenie vedúce k úspore financií a ruke v ruke s tým aj vynakladanej energie. Ušetrené prostriedky môže použiť na ďalší rozvoj podnikania, vývoj technológií a investície do ľudských zdrojov.

Na záver

Možno povedať, že koncept virtuálnej kancelárie je živým dôkazom postupne sa meniaceho korporátneho prostredia po celom svete. Podnikatelia a na druhej strane ich pracovníci neustále hľadajú výhodnejšie formy spolupráce tak, aby boli uspokojené obe strany a z druhého brehu im kývali spokojní a lojálni zákazníci. V minulosti bola virtuálna kancelária považovaná za niečo, na čo sa mnohí ľudia pozerali cez prsty. Aj tento koncept fungovania však postupom času prešiel rôznymi modifikáciami a dnes ho tak možno označiť za výhodné a praktické riešenie pre stále sa zvyšujúci počet podnikateľov s pribúdajúcim službami ušitými na mieru každého z nich.

Odporúčané ebooky

K téme