Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Ako naplánovať úspešný projekt? Dá sa tomu naučiť? V nasledujúcej časti vám poskytneme stručnú inštruktáž ako plánovať projekt efektívne a úspešne. Samotný proces je jednoduchý, jeho realizácia si však vyžaduje silný záväzok, odhodlanosť a túžbu po úspechu. Čo treba urobiť, kto je za čo zodpovedný, kedy a kde sa bude projekt realizovať? To sú len základné otázky, za ktorými sa skrýva oveľa viac. Proces plánovania – zvládnem to sám?Plánovanie je logický proces, ktorý má zaistiť, aby práca na projekte mohla byť prevedená organizovaným a štruktúrovaným spôsobom. Riziká a neistoty musia byť pritom znížené na minimum. Je nutné vždy si stanoviť štandardy kvality, výkonu, a tým zabezpečiť výsledky za minimálny čas a minimálne náklady. Plánovanie je zároveň dynamický proces, ktorý vždy podlieha kontrole a zdokonaľovaniu. Je nevyhnutné vždy okamžite riešiť vzniknuté problémy a postupovať tak, aby boli dodržiavané stanovené ciele a termíny.Pred samotným plánovaním si treba zodpovedať otázku: „Zvládnem to sám, bez zapojenia ďalších osôb?“ V praxi je takýto projekt veľmi neobvyklý. Umenie spočíva totiž často v prijímaní nápadov a daností od čo najväčšieho počtu ľudí. To samozrejme neznamená radiť sa s celou firmou. Nebezpečné je ale ignorovať schopnosti iných, ktoré by mohli výrazne prispieť k úspechu. Projekt sa týmto stáva tímovou aktivitou. Výhodou tímovej práce je zrozumiteľnosť zámeru, pochopenie a prijateľnosť pre všetkých. Zároveň sa projekt stáva záväzkom a túžbou po víťazstve, lebo nikto nechce byť spájaný s neúspechom. Sedem krokov plánovacieho procesuPred realizáciou úspešného projektu sa odporúča celý projekt podrobne naplánovať. Plánovanie je hodnotná investícia. Čas, ktorý mu venujeme sa nám viacnásobne vráti, a to v podobe úspešnosti a efektívnosti v procese samotnej realizácie projektu. Ako pritom postupovať? Kroky plánovania:
Posúdenie definície projektu
Odvodenie projektovej logiky
Príprava východiskového rozvrhu
Analýza ľudských zdrojov a nákladov
Optimalizácia pre splnenie zákazníckych potrieb
Overenie platnosti projektu, schválenie projektu
Realizácia projektu
Posúdenie definície projektuV prvom kroku si musíme zodpovedať na tieto otázky:
Prečo je projekt nutné realizovať teraz?
Aké výsledky očakávame?
Týmto dvom základným otázkam musí každý člen tímu porozumieť ešte pred samotnou realizáciou. V odpovedi na prvú otázku sa skrýva účel projektu, akýsi cieľ s časovým údajom, ktorý vyjadruje zámer. V druhej odpovedi sa skrývajú očakávania investorov. Porozumeli sme správne ich potrebám? Aké výhody im z toho vyplynú?Pri hľadaní odpovedí na tieto otázky si musíme uvedomiť, že len málo projektov je bez obmedzení. Obmedzenia sa týkajú ľudí, peňazí i času. Preto je potrebné stanoviť si aj akési predpoklady realizácie projektu, následne zvážiť existenciu rizík a taktiež vyčísliť skutočné náklady na realizáciu projektu. Odvodenie projektovej logikyPlánovanie je nepretržitý proces, ktorý vyžaduje značnú flexibilitu. Vplyvom zmien okolia, ľudí a ich nápadov sa mení aj celý proces plánovania. To treba mať na zreteli aj pri druhom kroku plánovacieho procesu, pri odvodení podnikovej logiky. Tento krok sa začína hľadaním odpovedí na otázku: Čo musíme urobiť, aby sme dosiahli ciele projektu? Pri tvorbe podnikovej logiky, akomsi procese formovania úloh, môžeme využiť rozličné techniky. Najpoužívanejšou je brainstorming, pomocou ktorej získame veľa podnetných nápadov, ktoré nám po združení a selekcií vytvoria tzv. kľúčové fázy projektu. Čo môžem urobiť najskôr? Ako môžem využiť výstupy jednej aktivity, aby som získal vstupy ďalšej? Tomuto procesu hľadania odpovedí hovoríme vytváranie podnikovej logiky. Na sprehľadnenie môžeme vytvoriť aj diagram, ktorý nám uľahčí porozumieť jednotlivým úlohám, ich následnosti a vzájomným vzťahom. Po tomto druhom kroku je teda všetkým jasné čo treba urobiť, aby sme dosiahli vytýčené ciele. Príprava východiskového rozvrhu Po odvodení fáz projektu a kľúčových úloh je potrebné rozdeliť zodpovednosti a odhadnúť termíny realizácie jednotlivých fáz. Pri prerozdeľovaní zodpovednosti musíme zohľadniť viaceré faktory výberu: schopnosti, skúsenosti, znalosti, dostatok času, dôvera a prijatie zodpovednosti za danú úlohu. Každý člen sa musí sústrediť na projekt.Často sa vyskytuje tzv. kapacitný (resp. časový) problém. Prácu na projekte veľa ľudí kapacitne nezvládne. Každý sa musí preto pýtať najprv sám seba: Mám na to čas? Úspech projektu závisí na každom jednom z nás. Frustrácia, stres, znižovanie kvality práce, prepracovanosť, opravy chýb… Čo s tým? Pred samotným výberom musí preto vedúci projektu zvážiť časovú kapacitu každého jedného člena tímu. Odporúča sa zároveň oboznámiť sa s pracovnou náplňou a so záväzkami jednotlivých členov. Následne odhadujeme reálnu dĺžku trvania jednotlivých fáz i celého projektu. Najčastejšie sa využíva analýza kritickej cesty. Je to stanovenie najskoršieho možného termínu začatia projektu až po najneskorší možný termín ukončenia projektu, tj. najdlhšej trasy v nami vytvorenom časovom harmonograme. Analýza ľudských zdrojov a nákladovAnalýza osôb potrebných pre prácu je jednou z najdôležitejších krokov plánovania. Ako už bolo spomínané, musíme zvážiť viaceré faktory. Aké zdroje môžeme použiť pre zabezpečenie potrebných úloh? Môže ísť o vlastné zdroje, zmluvných partnerov či subdodávateľov. Každopádne od kvality týchto zdrojov bude závisieť i kvalita celého priebehu procesu. Až následne môžeme kalkulovať plán nákladov, kde môžeme využiť napr. tieto vzorce:∑ nákladov na jednotlivé úlohy = náklady na fázu projektu∑ nákladov na fázy projektu = náklady na projektVýsledky sú použiteľné následne k prognóze kontroly nákladov či derivácie Cash Flow. Najčastejšie vstupné dáta pre rozpočet nákladov sú: zdrojové náklady, daňové, materiálne, režijné náklady, odpisové položky, investície – kapitálové náklady, subdodávateľské náklady a pod. Veľmi dôležité je robiť si záznamy, a to nie len o nákladoch, ale aj o záväzkoch. Musíme myslieť taktiež na Cash Flow i tzv. budúce náklady. Len vtedy budeme mať prehľad o skutočných nákladoch projektu. Optimalizácia pre splnenie zákazníckych potriebNeustále musíme kontrolovať výsledky a zohľadňovať zmeny. Táto fáza sa týka práve toho, či sme zohľadnili všetky aspekty meniaceho sa prostredia. Je počiatočná definícia stále platná? Sú v pláne nejaké zmeny? Počítame s rizikami?Bude dátum dokončenia projektu spĺňať požiadavky zákazníka? Bol upravený plán zdrojov a nákladov v dôsledku zmien?Ak sa východiskové podmienky zmenia, musíme ich brať do úvahy a zakomponovať. Ide o tzv. spätnú väzbu resp. kontrolu, ktorá je počas celého procesu nevyhnutná. Musíme neustále prehodnocovať tak úlohy, ako aj časový plán, zdroje či náklady. Nesmieme zabúdať ani na analýzu rizík, plánovanie prevencie voči rizikám či kontrolu hypotéz. Aktuálnosť je teda ďalšou významnou charakteristikou úspechu. Overenie platnosti projektu, schválenie projektuUž len krok nás delí od samotnej realizácie projektu, a tým je overenie platnosti a schválenie projektu. Pri overovaní platnosti je dôležité stanovenie projektových miľníkov, akýchsi významných bodov, ktoré merajú pokrok a uľahčujú kontrolu. Po overení komplexnosti plánu, jeho aktuálnosti a reálnosti predkladáme projekt na schválenie. Až po jeho schválení môžeme začať s realizáciou jednotlivých fáz. Realizácia projektu Každý projekt by sa mal začať zahajajúcou schôdzou. Na tejto schôdzi je dôležité pripomenúť si ciele projektu, výhody projektu, kľúčové fázy a úlohy, zodpovednosti a časový harmonogram. Na takejto schôdzi môžeme oboznámiť členov tímu s rozvrhom schôdzok, termínmi ich uskutočnenia a bodmi programu. Vedúci tímu musí byť prirodzený vodca, ktorý vie motivovať tím a podnecovať ho k stále lepším výkonom. Nesmie zabúdať na vymedzenie vzťahov, a to tak na oficiálnej, ako aj na neoficiálnej úrovni. Kontrolu realizácie projektu musí zabezpečiť cez pravidelné reporty a neustále hľadanie odpovedí na otázky: Čo sa deje? Čo sa nedeje a malo by sa? Len takouto cestou dôjdeme k vytúženému cieľu, keď si s istotou môžeme povedať: „HOTOVO.“ lm
