Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Kde hľadať úspory času a nákladovNové trendy v riadení efektivity sa netýkajú iba výrobných, obchodných či distribučných činností, ale sú veľmi úzko naviazané aj na nevýrobné činnosti podniku. Poradenská spoločnosť Accace, ktorá na Slovensku pôsobí v oblasti spracovania miezd, outsourcingu účtovníctva a daňového poradenstva, prináša návod spoločnostiam ako zefektívniť fungovanie ich finančných a účtovných oddelení.
Ako analyzovať existujúce procesy
Kvalitná a do hĺbky vykonaná východisková analýza je predpokladom úspešnej cesty k vyššej efektivite. Pomocou nej sa identifikujú všetky postupy, metódy, a činnosti, ktoré sa na analyzovanom oddelení aktuálne vykonávajú, majú vykonávať, či naopak, ktoré sa vykonávajú neefektívne, a pre ktoré je potrebné navrhnúť optimalizujúce riešenie.„Je potrebné definovať si oblasti, ktoré sa budú analyzovať. Každá vykonávaná analýza by mala mať určitú postupnosť a fázy,“ uviedla Bibiana Kajanová, ERP consultant Accace.
Očakávania a prekážky analýzy
Pri internej ako aj pri externej analýze daného oddelenia je dôležité odhaliť ako funguje, respektíve nefunguje oddelenie v súčasnosti. Pri analýze je možné určiť najzásadnejšie problémy súčasného fungovania oddelenia a zadefinovať si silné a slabé stránky oddelenia.„Každá realizovaná analýza prináša pridanú hodnotu, pretože odhaľuje možné problémy a nedostatky oddelenia, ktoré je následne možné riešiť a odstrániť. Problém, o ktorom nevieme, sa nedá riešiť,“ uviedla Bibiana Kajanová.Analýza pomáha identifikovať možnosti pre zvýšenie efektivity v týchto oblastiach:
Využitie ERP systému vhodného pre všetky potreby spoločnosti
Príliv nových technológií, postupov a znalostí do spoločnosti
Zjednodušenie a zefektívnenie kľúčových procesov spoločnosti
Zjednotenie a sprehľadnenie pracovných postupov
Jasne definované právomoci a povinnosti ľudí v procesoch
Zoštíhlenie a efektívne využitie existujúcej organizačnej štruktúry
Zjednodušenie a zrýchlenie rozhodovania na úrovni manažmentu
Zvýšenie dôvery interných a externých prijímateľov výstupov
„Manažment musí dbať na to, aby boli včas a správnym spôsobom prezentované dôvody a očakávané efekty vykonávanej analýzy a prínosy plánovaných zmien. Vopred treba počítať s negatívnym postojom zamestnancov k zavedeniu zmien, neochotou kooperovať z dôvodu obavy zo straty zamestnania, prípadne degradácie pracovných pozícií,“ upozorňuje Bibiana Kajanová.
Kde hľadať úspory času a nákladov?
Neefektivita na finančnom oddelení je na základe skúsenosti najčastejšie odhalená v nasledujúcich oblastiach:
Podnikový informačný systém (ERP)
Nevhodný ERP systém – systém nie je jednotný, v niektorých prípadoch je dokonca používaných niekoľko systémov naraz, ktoré spolu nekomunikujú. Napr. samostatný systém je využívaný na skladovú evidenciu, pre riadenie výroby, logistiku, zákazkovú výrobu, odbyt, majetok, ostatné finančné operácie a účtovanie
ERP systém nie je dostatočne nastavený pre potreby jeho užívateľov alebo nie sú v plnej miere využívané všetky jeho možnosti
Manuálna práca na účtovnom oddelení
Manuálna evidencia dodávateľských faktúr a iných došlých dokumentov
Fyzické schvaľovanie dokladov
Prepisovanie údajov z dokladov do účtovného systému
Manuálne typovanie prevodných príkazov do bankového systému
Manuálne účtovanie bankových výpisov a párovanie dokumentov
Fyzické vypisovanie prevodných príkazov
Archivácia a fyzické zakladanie účtovnej dokumentácie
Nedostatočné využitie juniorskej pracovnej sily na účtovanie opakujúcich sa operácií
Nedostatočné nastavenie automatického účtovania a predkontácií
