Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni a prihlasovanie zamestnancov v roku 2027

Prijímate nového zamestnanca, uzatvárate dohodu o práci alebo ukončujete pracovný pomer? Okrem pracovnej zmluvy a mzdovej agendy musíte myslieť aj na povinnosti voči Sociálnej poisťovni. Zamestnanca treba prihlásiť ešte pred začatím práce, pri skončení zamestnania ho včas odhlásiť a počas trvania pracovného vzťahu oznamovať zákonom požadované údaje. Od roku 2026 sa navyše zmenili pravidlá vykazovania údajov o zamestnancoch a spôsob, akým Sociálna poisťovňa získava podklady na výplatu nemocenských dávok. Prinášame prehľad povinností zamestnávateľov, ktoré sú dôležité aj v roku 2027.

Sociálna poisťovňa ustanovuje pre zamestnávateľov viacero zákonných povinností pri prihlasovaní a odhlasovaní zamestnancov a ich údajov.

Povinnosti vyplývajú predovšetkým zo zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení. Týkajú sa nielen klasických pracovných pomerov, ale aj zamestnancov s nepravidelným príjmom, dohodárov, zamestnaných dôchodcov a ďalších osobitných skupín.

Pri správnej registrácii pritom nerozhoduje iba dátum podpisu pracovnej zmluvy. Dôležitý je najmä vznik príslušného poistného vzťahu a začiatok výkonu práce.

Prihlasovanie zamestnancov do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia

Zamestnávateľ je v zmysle zákona povinný prihlásiť svojich zamestnancov do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia.

Registrácia sa vykonáva prostredníctvom Registračného listu fyzickej osoby (RLFO), spravidla elektronicky cez eSlužby Sociálnej poisťovne.

Zamestnanca treba prihlásiť pred vznikom príslušného poistenia, najneskôr však pred začatím výkonu jeho činnosti.

Ak napríklad zamestnanec nastupuje do práce 1. februára o 8.00 hod., prihlásenie musí byť vybavené ešte pred tým, ako začne pracovať.

Nestačí, že má podpísanú pracovnú zmluvu alebo že jeho údaje už má spracované mzdová účtovníčka.

Registrácia zamestnávateľa pri prvom zamestnancovi

Ak firma alebo živnostník prijíma svojho prvého zamestnanca, musí zabezpečiť aj registráciu zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni.

Sociálna poisťovňa umožňuje elektronicky vybaviť prvú registráciu zamestnávateľa a prvého zamestnanca prostredníctvom spoločnej služby.

Pri ďalších zamestnancoch už zamestnávateľ využíva svoje existujúce prístupové údaje a elektronické služby.

V súvislosti s registráciou zamestnávateľa je dôležité aj správne ukončenie posledného poistného vzťahu. Sociálna poisťovňa následne využíva údaje zo svojich registrov aj na ukončenie evidencie zamestnávateľa.

Zamestnanec s pravidelným a nepravidelným príjmom

Zamestnávateľ má povinnosť prihlásiť aj zamestnanca, ktorý je fyzickou osobou v právnom vzťahu, ktorý mu zakladá právo na pravidelný mesačný príjem, na nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti podľa zákonných podmienok.

Pri zamestnancovi s nepravidelným príjmom sa rozsah sociálneho poistenia posudzuje odlišne. Takýto zamestnanec spravidla podlieha dôchodkovému poisteniu, pričom konkrétny rozsah závisí od charakteru právneho vzťahu a prípadných zákonných výnimiek.

Rozlišovanie pravidelného a nepravidelného príjmu je dôležité najmä pri odmeňovaní konateľov, členov orgánov obchodných spoločností a pri niektorých dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Rozhodujúce je právo na príjem podľa príslušného právneho vzťahu, nielen to, či zamestnávateľ v konkrétnom mesiaci skutočne vyplatil odmenu.

Odhlásenie zamestnanca zo Sociálnej poisťovne

Pri skončení pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu je zamestnávateľ povinný zamestnanca odhlásiť z registra poistencov.

Odhlášku je potrebné podať do ôsmich dní od zániku príslušného poistenia.

Na odhlásenie sa používa Registračný list fyzickej osoby – odhláška.

Ak napríklad pracovný pomer skončí 31. marca, zamestnávateľ musí dodržať zákonnú osemdňovú lehotu na odhlásenie.

Ak pracovný pomer vôbec nevznikol, hoci zamestnávateľ už zamestnanca prihlásil, je potrebné pôvodnú registráciu zrušiť príslušným postupom.

Ktoré osobné údaje už zamestnávateľ nemusí oznamovať?

Zamestnávateľ od roku 2021 nemusí oznamovať Sociálnej poisťovni všetky zmeny osobných údajov zamestnancov v rozsahu, v akom ich poisťovňa získava z Registra fyzických osôb.

Ide napríklad o vybrané zmeny mena, priezviska alebo adresy trvalého pobytu.

Naďalej však zostávajú oznamovacie povinnosti pri údajoch, ktoré Sociálna poisťovňa nedokáže získať z príslušných registrov.

Osobitné pravidlá platia pri zahraničných zamestnancoch, najmä ak nemajú na území Slovenskej republiky trvalý alebo prechodný pobyt.

Analytické údaje zamestnancov: Čo musí zamestnávateľ vykazovať?

Od 1. januára 2023 eviduje a zhromažďuje Sociálna poisťovňa údaje potrebné na hodnotenie vývoja hospodárenia Slovenskej republiky a na tvorbu a hodnotenie efektívnosti a účinnosti verejných politík.

Ide o takzvané analytické údaje, ktoré zamestnávatelia poskytujú prostredníctvom registračných listov a výkazov.

Zamestnávateľ je povinný viesť príslušné analytické údaje zamestnanca počas zákonom určeného obdobia a vykazovať ich v požadovanej štruktúre.

Medzi tieto údaje patria najmä:

• Číselný kód miesta výkonu práce podľa príslušných štatistických číselníkov.
• Dohodnutý rozsah pracovného času.
• Počet hodín, ktorý zodpovedá príjmu zúčtovanému na výplatu za príslušný mesiac.
• Číselný kód dohodnutého druhu vykonávanej práce.

Pri prihlásení zamestnanca uvádza zamestnávateľ požadované analytické údaje na Registračnom liste fyzickej osoby – prihláška.

Ak sa niektorý z údajov zmení, zamestnávateľ oznámi zmenu zákonom ustanoveným spôsobom prostredníctvom RLFO – zmena.

Počet hodín zodpovedajúci zúčtovanému príjmu sa vykazuje prostredníctvom mesačných výkazov alebo výkazov poistného podľa charakteru príjmu.

Ako vyplniť miesto výkonu práce?

Pri analytických údajoch je dôležité správne určiť miesto výkonu práce.

Ak zamestnanec pracuje v jednej obci, uvádza sa príslušný číselný kód obce.

Ak vykonáva prácu na viacerých miestach, uplatňujú sa pravidlá na určenie prevládajúceho miesta výkonu práce.

Sociálna poisťovňa má osobitné postupy aj pre prácu vykonávanú na celom území Slovenskej republiky, v zahraničí alebo pre prípady, keď miesto výkonu práce nemožno jednoznačne určiť.

Správne vyplnenie analytických údajov je dôležité aj z pohľadu mzdového softvéru. Nesúlad medzi personálnym systémom a výkazmi môže viesť k chybám pri elektronickom spracovaní dokumentov.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

Zamestnanec na dohodu s nepravidelným príjmom

Zamestnávateľ musí prihlásiť aj zamestnanca pracujúceho na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru.

Odporúčané ebooky

K téme