Zaručená elektronická fakturácia prináša od 1.8.2019 niektorým podnikateľom nové povinnosti

Od 1. augusta 2019 pribudne niektorým podnikateľom povinnosť vyhotovovať zaručenú elektronickú faktúru. V aktuálnom článku si priblížime niektoré dôležité informácie vyplývajúce z novej legislatívy vrátane údajov o tom, ktorých podnikateľov sa táto povinnosť týka, aké náležitosti nesmú chýbať v zaručenej elektronickej faktúre, postup pri zaručenej elektronickej fakturácii.

Zaručená elektronická fakturácia

Zákon č. 215/2019 Z. z. o zaručenej elektronickej fakturácii a centrálnom ekonomickom systéme a doplnení niektorých zákon (ďalej len ako „zákon o zaručenej elektronickej fakturácii“) prináša niektorým podnikateľom povinnosť vyhotovovania zaručenej elektronickej faktúry.

Zaručenou elektronickou fakturáciou sa rozumie postup, ktorý pozostáva zo štádia vyhotovenia zaručenej elektronickej faktúry, vydania zaručenej elektronickej faktúry dodávateľom a prijatia zaručenej elektronickej faktúry na účely jej ďalšieho spracovania.

Vyhotovením zaručenej elektronickej faktúry sa rozumie vytvorenie zaručenej elektronickej faktúry prostredníctvom na to určeného programového nástroja alebo funkcie fakturačného systému alebo prostredníctvom iného programového nástroja.

Vydaním zaručenej elektronickej faktúry sa rozumie vloženie zaručenej elektronickej faktúry do fakturačného systému, jej autorizácia a odoslanie na účely jej sprístupnenia odberateľovi. Vydanie zaručenej elektronickej faktúry sa vykonáva prostredníctvom na to určenej funkcie fakturačného systému.

Autorizácia zaručenej elektronickej faktúry sa vykonáva autentifikáciou dodávateľa alebo ním poverenej osoby prostredníctvom na to určenej funkcie fakturačného systému alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou s kvalifikovaným certifikátom podľa osobitného predpisu obsahujúcim identifikačné údaje dodávateľa alebo ním poverenej osoby.

Prijatím zaručenej elektronickej faktúry sa rozumie prevzatie zaručenej elektronickej faktúry odberateľom po jej sprístupnení.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Zaručená elektronická faktúra
• Kto bude mať povinnosť vydávať alebo prijímať zaručenú elektronickú faktúru?
• Výnimky z uvedených pravidiel ustanovené priamo v zákone
• Fakturačný systém
• Registrácia vo fakturačnom systéme

Zaručená elektronická faktúra

Zákon o zaručenej elektronickej fakturácii považuje za zaručenú elektronickú faktúru dokument v elektronickej podobe, ktorý obsahuje zákonom ustanovené náležitosti, je vyhotovený v dátovej štruktúre a formáte elektronického dokumentu podľa tohto zákona a všeobecne záväzného právneho predpisu, ktoré vydá Ministerstvo financií Slovenskej republiky a ktorý sa vydáva a prijíma prostredníctvom fakturačného systému.

Ministerstvo financií Slovenskej republiky je zákonom o zaručenej elektronickej fakturácii splnomocnené na vydanie všeobecne záväzného právny predpisu, v ktorom ustanoví nasledovné detaily:

• formát elektronického dokumentu zaručenej elektronickej faktúry a s ňou súvisiacich elektronických dokumentov, ktoré sa vkladajú do fakturačného systému,
• podrobnosti o spôsobe uvádzania náležitostí zaručenej elektronickej faktúry,
• podrobnosti o zabezpečení odoslania zaručenej elektronickej faktúry a jej sprístupnenia,
• podrobnosti o rozsahu používania centrálneho ekonomického systému, spôsob používania centrálneho ekonomického systému a termíny jeho zavedenia.

Náležitosti zaručenej elektronickej faktúry obsahuje zákon o zaručenej elektronickej fakturácii v § 2 ods. 2 a sú to nasledovné údaje:

• identifikátor obchodného prípadu (ďalej len ako „identifikátor prípadu“), ak je pridelený,
• poradové číslo zaručenej elektronickej faktúry,
• označenie obdobia, v ktorom bolo dodané plnenie, dátum dodania plnenia a dátum vyhotovenia zaručenej elektronickej faktúry,
• identifikačné údaje osoby, ktorá dodáva plnenie (ďalej len ako „dodávateľ“), a osoby, ktorá prijíma plnenie alebo ktorej je plnenie poskytované (ďalej len ako „odberateľ“),
• identifikačné údaje osoby, ktorá v mene odberateľa prijíma plnenie, ak existuje,
• informácie o zástupcovi dodávateľa na účely daňového konania, ak je určený,
• obsah dodaného plnenia,
• údaje potrebné na uskutočnenie platby za dodané plnenie,
• informáciu o zľave z ceny alebo o poplatkoch, či sankciách, ak sa uplatňujú,
• cenu za jednotlivé plnenia, vyjadrenie množstva plnenia a celkovú cenu,
• číslo oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia použitého ako výzva na súťaž, oznámenia o koncesii, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov uverejnených v Úradnom vestníku Európskej únie a vo Vestníku verejného obstarávania, alebo číslo pridelené verejným obstarávateľom a obstarávateľom, ak ide o zákazky, ktoré sa neuverejňujú v Úradnom vestníku Európskej únie alebo vo Vestníku verejného obstarávania, ak ide o plnenie zákazky alebo zadanej koncesie podľa zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy, uzavretej podľa osobitného predpisu,
• náležitosti faktúry podľa osobitného predpisu, ak zaručenú elektronickú faktúru vyhotovuje osoba, ktorá je povinná vyhotoviť faktúru. V zaručenej elektronickej faktúre sa uvádzajú tieto náležitosti v rovnakom znení, v akom sa uvedú vo faktúre,
• doplňujúce údaje, ak sa na nich dohodnú dodávateľ a odberateľ.

Zaručená elektronická faktúra musí byť vyhotovená a vydaná v dátovej štruktúre v súlade s príslušnou technickou normou. Zaručená elektronická faktúra a s ňou súvisiace elektronické dokumenty, ktoré sa vkladajú do fakturačného systému, musia byť vyhotovené a vydané vo formáte elektronického dokumentu ustanovenom všeobecne záväzným právnym predpisom vydaným Ministerstvom financií Slovenskej republiky.

Ustanoveniami zákon o zaručenej elektronickej fakturácii o vyhotovení a vydaná faktúry však nie sú dotknuté povinnosti podľa zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „zákon o dani z pridanej hodnoty“), ani zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „zákon o účtovníctve“). V praxi to znamená, že participujúce subjekty sú aj naďalej povinné postupovať aj v súlade so všetkými týmito právnymi predpismi.

Kto bude mať povinnosť vydávať alebo prijímať zaručenú elektronickú faktúru?

Povinnosť vydávať zaručenú elektronickú faktúru sa vzťahuje na nasledovné subjekty ustanovené zákonom o zaručenej elektronickej fakturácii v § 3:

• dodávateľa plnenia rozpočtovej organizácii alebo príspevkovej organizácii, ktorá je zapojená na štátny rozpočet, vo vzťahu k plneniam zo zmluvy. Táto povinnosť sa však vzťahuje aj na osoby, ktoré na základe právneho vzťahu s dodávateľom dodáva aj len časť plnenia (ďalej len ako „subdodávateľ“), ak rozpočtová organizácia alebo príspevková organizácia uhrádza plnenie priamo tomuto subdodávateľovi,
• dodávateľa zo zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy podľa zákona č. 343/2015 o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o verejnom obstarávaní“), vo vzťahu k plneniam vyplývajúcich z týchto právnych vzťahov. Táto povinnosť sa vzťahuje aj na subdodávateľov, ak verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ uhrádza plnenie priamo subdodávateľovi.

Uvedenej povinnosti na jednej strane zodpovedá na druhej strane povinnosť prijímať zaručenú elektronickú faktúru, ktorá sa vzťahuje na nasledovné subjekty ustanovené zákonom o zaručenej elektronickej fakturácii v § 3:

• odberateľa plnenia od rozpočtovej organizácie alebo príspevkovej organizácie, ktorá je zapojená na štátny rozpočet, vo vzťahu k tomuto plneniu,
• odberateľa plnenia od verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa vo vzťahu k tomuto plneniu,
• osobu, ktorá je podľa § 8 zákona o verejnom obstarávaní povinná postupovať ako verejný obstarávateľ.

Povinnosť vydávať a prijímať zaručenú elektronickú faktúru, ako aj ďalej ju spracúvať, sa vzťahuje na rozpočtovú organizáciu alebo príspevkovú organizáciu, ktorá je zapojená na štátny rozpočet a verejného obstarávateľa a obstarávateľa. Z uvedeného okruhu subjektov je tak zrejmé, že povinnosti ustanovené v zákone o zaručenej elektronickej fakturácii sa vzťahujú na subjekty, ktoré vstupujú do obchodnoprávnych vzťahov so štátom a verejnom správou.

Výnimky z uvedených pravidiel ustanovené priamo v zákone

Zákon o zaručenej elektronickej fakturácii však v § 3 ods. 4 až 6 ustanovuje viaceré výnimky, ktoré nepodliehajú vyššie uvedeným pravidlám. Povinnosť vydávať a prijímať zaručenú elektronickú faktúru sa tak napríklad nevzťahuje na plnenie spojené s utajovanou skutočnosťou, plnenie, ktoré si vyžaduje utajovanú skutočnosť alebo také, ktoré obsahuje utajovanú skutočnosť a ani na plnenia, ktorých hodnota nepresahuje sumu 5 000 eur. Uvedené pravidlá sa zároveň nevzťahujú ani na fyzickú osobu, ktorá nie je podnikateľom.

Ak vznikne vyššie uvedeným zákonom ustanoveným subjektom povinnosť vyhotoviť faktúru podľa zákona z pridanej hodnoty, v rovnakej lehote vydávajú sú povinný vyhotoviť aj zaručenú elektronickú faktúru. V prípade, že takúto povinnosť nemajú, vydávajú zaručenú elektronickú faktúru do 15 dní odo dňa dodania plnenia alebo od prijatia platby za plnenie.

Fakturačný systém

Fakturačný systém je informačný systém verejnej správy, ktorého správcom je Ministerstvo financií Slovenskej republiky a ktorého cieľom je zabezpečiť činnosti súvisiace so zaručenou fakturáciou. Systém bude prístupný prostredníctvom jednotného prístupového miesta a webovom sídle ministerstva. Registrované osoby budú mať vytvorené svoje vlastné profily, prostredníctvom ktorých budú môcť bezplatne využívať funkcie fakturačného systému. Údaje v systéme budú uchovávané o dobu piatich (5) rokov.

Systém bude zabezpečovať automatizovanú kontrolu faktúr tak, aby vždy obsahovali všetky zákonom ustanovené náležitosti, obsah príloh a nemennosť obsahu dokumentov. Budú v ňom obsiahnuté aj presné a konkrétne informácie o dátume vyhotovenia faktúr, čase ich vydania a sprístupnení odberateľom tak, aby z nich bolo zrejmé, kedy k týmto úkonom došlo. Každá zákazka bude zároveň označená jedinečným identifikátorom prípadu.

Registrácia vo fakturačnom systéme

Pri registrácii vo fakturačnom systéme dochádza k aktivácii osobného profilu osoby. Povinné osoby sa musia registrovať v systéme bezodkladne po uzavretí zmluvy, rámcovej zmluvy alebo koncesnej zmluvy, s plnením ktorej je spojená povinnosť vydávať alebo prijímať zaručenú elektronickú faktúru. Ak nie sú ešte zaregistrované, musia sa zaregistrovať.

Spolu s fakturačným systémom je pre rozpočtové a príspevkové organizácie, verejné výskumné inštitúcie a iné subjekty verejnej správy zriaďovaný aj Centrálny ekonomický systém, ktorého správcom bude tiež Ministerstvo financií Slovenskej republiky. Tento systém však budú slúžiť na iné účely, a to na zabezpečenie a výkon vnútorných riadiacich procesov a s nimi súvisiacich činností v súlade s ustanoveniami ďalších osobitných procesov v oblasti účtovníctva a výkazníctva, evidencii a správe majetku, riadení ľudských zdrojov a evidencii a realizácii rozpočtu.

Záverom

Hlavným cieľom tejto legislatívnej úpravy je zosúladenie procesu elektronickej fakturácie pri verejných zákazkách s právnou úpravou požadovanou Európskou úniou, ako aj zefektívnenie procesov a ich štandardizácia v obchodnom styku so štátom a verejnou správou.

Odporúčané ebooky

K téme