3 kroky, ako zlepšiť komunikáciu vo vašej firme

Raz a navždy vyriešte problém s návykom na e-maily, zabudnite na hierarchiu a konečne nastavte jasnú a zrozumiteľnú komunikáciu vo firme vďaka nasledujúcim radám.

Veľa ľudí si myslí, že výborne zvládajú internú komunikáciu vo firme. Nájdu sa aj takí, ktorí nad internou komunikáciou vôbec nerozmýšľajú, pretože ju nepovažujú za dôležitú a svoj čas venujú v plnej miere produktu a zákazníkovi.

Zabudnite na farebné štítky a červené vlajočky

Možno patríte k ľuďom, ktorí sú hrdí na svoj systém farebných štítkov a zakladačov, červených a iných vlajočiek pri doručených e-mailoch, papierikov nalepených okolo monitoru a ďalších komunikačno-organizačných vymožeností. Možno patríte medzi skúsených lídrov, ktorí si raz za mesiac dajú kávu s každým zamestnancom, aby si boli istí, že sú v obraze.

Ak si myslíte, že spomenuté metódy komunikácie sú dostatočné, aby boli zamestnanci (a v konečnom dôsledku aj zákazníci) spokojní, vaše dobré úmysly sú, bohužiaľ, vo veľkej miere neefektívne a hlavne mylné.

V skutočnosti, vás a vašu firmu môžu tieto spomenuté komunikačné stratégie spomaľovať v rozkvete. Takéto riešenia neadresujú spôsob, akým v dnešnej dobe rozmýšľame a fungujeme. Existuje, totiž, dôvod, prečo sa fax už nepoužíva. Jednoducho existujú lepšie spôsoby komunikácie.

Pokiaľ sa ako firma vedome snažíte vyvíjať, dokážete svoje zmýšľanie a návyky pozmeniť a zlepšiť komunikáciu vo firme. Ako teda komunikáciu zlepšiť? Prinášame vám prvé kroky na ceste k odstráneniu neefektívnych bariér a nastaveniu lepšiemu a transparentnejšiemu toku informácií.

1. krok: Zbavte sa závislosti na emailoch

V dnešnom rýchlo sa rozvíjajúcom podnikateľskom prostredí nie je možné, aby sa ľudia zakaždým stretli pri jednom stole a spolupracovali tvárou v tvár. To však neznamená, že dôležité témy a rozhodnutia v rámci tímovej komunikácie musia prebiehať len prostredníctvom e-mailu. V skutočnosti ide o najhoršiu formu komunikácie pre náhradu debaty a dialógu.

E-mail je vynikajúci nástroj, ale nepredstavuje optimálny spôsob všestrannej komunikácie. Vznikol s úmyslom nahradiť krátke poznámky a pripomienky. Stal sa nadstavbou jednosmerných a jednorazových zápisov. Nebol navrhnutý tak, aby slúžil ako rýchly, komplexný a dlhodobý nástroj pre konverzáciu.

Koľkokrát ste aj vy zle prečítali alebo nedočítali dôležitú tímovú komunikáciu, pretože bola zakomponovaná v extrémne dlhej reťazi e-mailových odpovedí a reakcií? Rýchlosť dnešnej komunikácie naberá výrazne na obrátkach a vyžaduje rovnako rýchly a flexibilný komunikačný systém, ktorý umožní debatu v reálnom čase.

Spoliehanie sa na e-mailovú komunikáciu ako hlavnú alebo jedinú formu, prostredníctvom ktorej komunikujete, je veľkým rizikom. E-mail používajte, keď je to vhodné a skúste si osvojiť novo vyvinuté technológie, ktoré ponúkajú omnoho rýchlejšiu a lepšiu formu komunikácie reagujúcu na dnešné potreby podnikateľského sveta.

Ponaučenie z prvého kroku na ceste k lepšej komunikácii je, aby ste si uvedomili, že aj keď ste zvyknutí robiť veci určitým spôsobom, pripustite fakt, že existuje lepší spôsob ako ten, ktorí práve využívate.

2. krok: Zmeňte internú štruktúru vo firme

Väčšina firiem sa rada prezentuje tým, že ich firma je transparentná a ako nazerá na všetkých členov tímu rovnocenne. Keď sa však pozrieme na firemnú organizáciu spoločností, je diskutabilné, či je to skutočne tak. Mnoho z nich začína s veľkými zámermi, ale ako rastú, je stále ťažšie vidieť tieto ideály realizované.

Namiesto premýšľania podľa oddelení a hierarchií, je rozumné premýšľať v rovine tímov. Tímová spolupráca namiesto hierarchickej komunikácie je najúčinnejší a najefektívnejší spôsob, ako zdieľať informácie a zabezpečiť výsledky.

Hovorí vám niečo meno Stanley McChrystal? Je autorom knihy Team Of Teams (voľný preklad: Tím tímov), v ktorej argumentuje o potrebe decentralizácie tímovej komunikácie a prijímania rozhodnutí. Naprieč touto ideou vyvstáva dôležitosť skutočne transparentnej komunikácie.

Autor knihy efektívne ilustruje silu toho, keď sa malým skupinám poskytne sloboda experimentovania, zatiaľ čo ich postup a pokrok je transparentne komunikovaný naprieč organizačnou štruktúrou.

Po osvojení tohto konceptu určite zažijete úspech. Namiesto mikromanažovania svojich zamestnancov, poskytnite každému všetky informácie, ktoré by mohol použiť. Samozrejme, že existujú konverzácie, ktoré by mali ostať v zúženom kruhu dotknutých, ale väčšina komunikácie by mala byť transparentná tak, aby bol každý schopní zachytiť informáciu, ktorá je preňho dôležitá a zvyšok nepodstatných informácií mohol odfiltrovať.

Každý, kto sa v e-mailovej komunikácii pokúsil odhlásiť z funkcie „odpovedať všetkým“ vie, koľko času a energie to stálo jeho aj schránku prijatých správ.

Ako zmeníte vašu internú štruktúru? Začnite tým, že sprístupníte kontakty na vedenie, a to hneď a každému. Podporte ľudí vo firme, aby spolu otvorene komunikovali naprieč oddeleniami a reorganizujte svoj podnik tak, aby fungoval ako tím tímov. Tímy musia byť plynulé, naviazané jeden na druhý a rýchlo prispôsobivé.

Zamestnanci, ktorí majú široký prehľad v tímovej komunikácii môžu byť splnomocnení, aby samostatne robili múdre a rýchle rozhodnutia a vyhli sa tak frustrácii z nedostatku informácií. Tento prístup navyše eliminuje epidémiu vo firmách, ktorá musí byť ihneď zastavená, a to zatajovanie informácií pred manažmentom a vedením.

3. krok: Komunikačný tok nasmerujte do hĺbky aj šírky

Komunikácia vyžaduje prirodzený tok naprieč organizáciou tak, aby bol každý vo firme v obraze ohľadom cieľov a ich napĺňaní. Zamestnanci, ktorí si môžu vyhľadať a rýchlo získať potrebné nové informácie sú schopní rýchlo čítať medzi riadkami a vyhnúť sa veľkým omylom, ktoré môžu nastať v prípade nedostatočného prístupu k dôležitým informáciám o tom, čo robia ostatné skupiny.

Informácie predstavujú moc. Tímy, ktoré k nim majú jednoduchý a rýchly prístup majú možnosť svojich konkurentov rázne poraziť a predbehnúť. Jediným spôsobom, ako to zrealizovať je v plnej miere využiť dostupné nové technológie, ktoré zabezpečia tímovú komunikáciu nezávislú na e-mailoch.

Je to naozaj jednoduché.

Pokiaľ chcete uspieť, vaším cieľom je radikálne zlepšenie komunikácie medzi štyrmi stenami vašej firmy. Začnite tým, že sa oslobodíte od zvyku výhradného využívania e-mailov. Otvorte svoju myseľ novým nástrojom.

Potom nastavte firmu, aby fungovala na princípe tímov, v rámci ktorých majú ľudia možnosť a splnomocnenie rozhodovať samostatne v nastavených limitoch, pretože vedia a rozumejú tomu, čo sa okolo nich deje. Hľadajte spôsoby, ktorými vyvoláte dialóg s každým členom firmy. Veľmi rýchlo uvidíte zmysluplnú a plynulú konverzáciu, ktorá zaujme miesto nosnej firemnej komunikácie.

Odporúčané ebooky

K téme