Povinnosť zapísať identifikačné údaje osôb do ORSR do 30.9.2022

Posledná veľká novela zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „obchodný zákonník“) priniesla podnikateľom viacero zmien, o ktorých sme vás postupne informovali v jednotlivých článkoch. Jednou z posledných zmien, ktorá vstúpila do účinnosti 1. októbra 2021, ustanovila pre podnikateľov ďalšiu povinnosť týkajúcu sa zápisu identifikačných údajov do Obchodného registra Slovenskej republiky (ďalej len ako „obchodný register“). 

V nasledujúcom článku si priblížime, aké údaje sa po novom musia zapisovať (doplniť) do obchodného registra, ktorých podnikateľov sa táto povinnosť týka, aký je postup pri samotnom zápise a sankcie za nesplnenie tejto povinnosti.

Posledná veľká novela obchodného zákonníka zaviedla pre fyzické osoby figurujúce v obchodnom registri povinnosť zapisovať do obchodného registra viaceré identifikačné údaje vrátane rodného čísla alebo iného identifikačného údaju, ak nie je rodné číslo v Slovenskej republike pridelené, ako je dátum narodenia, číslo občianskeho preukazu, pasu alebo číslo pobytového preukazu pri cudzincoch, ktorý nemajú pridelené rodné číslo.

Táto povinnosť bola upravená zákonom č. 198/2020 Z. z. a ustanovuje, že najneskôr do 30. septembra 2022 sú podnikatelia povinní doplniť identifikačné údaje o zákonom ustanovených osobách. Ak nedôjde k doplneniu ustanovených identifikačných údajov, registrový súd nebude prihliadať na najbližší návrh na zápis zmien údajov v danej spoločnosti. 

Upozornenie: 

Fyzické osoby v novovznikajúcich spoločnostiach majú povinnosť uvádzať zákonom ustanovené osobné údaje už pri vzniku spoločnosti a jej zápise do obchodného registra.

V prémiovej časti obsahu nájdete:

• Povinnosť doplniť identifikačné údaje pri jednotlivých typoch spoločností
• Iné subjekty a ich povinnosť doplniť identifikačné údaje do obchodného registra
• Postup pri splnení povinnosti zapísať identifikačné údaje do obchodného registra

Povinnosť doplniť identifikačné údaje pri jednotlivých typoch spoločností

Verejná obchodná spoločnosť

Fyzické osoby zapisované do obchodného registra sú povinné v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaj u nasledujúcich subjektov:

• štatutárnych orgánoch a ich členov,
• vedúcich organizačnej zložky,
• vedúcich organizačnej zložky podniku,
• prokuristov,
• likvidátorov
• správcov na výkon nútenej správy.

V časti týkajúcej sa spoločníkov, štatutárnych orgánov, členov štatutárnych orgánov, vedúcich organizačných zložiek podnikov, prokuristov, členov dozorných orgánov, likvidátorov, správcov na výkon nútenej správy a ich zástupcov, vedúcich podnikov a organizačných zložiek podnikov zahraničných právnických osôb, sú podnikatelia povinní doplniť pri fyzických osobách dátumy narodenia a rodné čísla, prípadne iné identifikačné údaje, ak rodné čísla nemajú v Slovenskej republike pridelené. Pri právnických osobách je potrebné doplniť uvedené údaje u fyzických osôb figurujúcich v týchto spoločnostiach.

Upozornenie:

Fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej právnickej osoby, ktoré nemajú v obchodnom registri zapísané všetky zákonom ustanovené identifikačné údaje, sú povinné zosúladiť zápis týchto údajov v obchodnom registri s týmto zákonom spolu s podaním návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov najneskôr do 30. septembra 2022.

Komanditná spoločnosť

Fyzické osoby oprávnené konať v mene zapísanej právnickej osoby sú povinné v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaje, ak rodné číslo nie je v Slovenskej republike pridelené pri nasledujúcich subjektoch:

• štatutárnom orgáne spoločnosti,
• členoch štatutárnych orgánov spoločností,
• vedúcich organizačných zložiek podniku,
• prokuristoch,
• likvidátoroch,
• správcoch na výkon nútenej správy.

V časti týkajúcej sa spoločníkov sú zároveň povinné doplniť u všetkých fyzických osôb ich dátumy narodenia, rodné čísla alebo iné identifikačné údaje, ak rodné čísla nie sú v SR pridelené. Pri právnických osobách je potrebné doplniť ich identifikačné čísla, ak sú takéto pridelené.

Spoločnosť s ručením obmedzeným

Pri spoločnostiach s ručením obmedzeným sú fyzické osoby oprávnené konať v menej zapísaných právnických osôb povinné v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaj, ak rodné číslo nie je v SR pridelené, u nasledujúcich subjektov:

• štatutárnych orgánoch a členoch štatutárnych orgánov,
• vedúcich organizačných zložiek podnikov,
• prokuristoch,
• likvidátoroch,
• správcoch na výkon nútenej správy.

V časti týkajúcej sa spoločníkov sú povinní doplniť pri fyzických osobách nasledovné údaje:

• dátumy narodenia,
• rodné čísla alebo iné identifikačné údaje, ak rodné čísla nie sú v SR pridelené,
• pri právnických osobách identifikačné čísla, ak sú pridelené.

Upozornenie:

V prípade, že bolo na obchodný podiel spoločníka zriadené záložné právo, je potrebné doplniť aj údaj o zriadení tohto záložného práva, ako aj meno, priezvisko, dátum narodenia fyzickej osoby alebo obchodné meno, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, ak bolo pridelené (u právnickej osoby, ktorá sa zapisuje do obchodného registra), ktorá je záložným veriteľom k tomuto obchodnému podielu a zároveň je potrebné doplniť označenie príslušnej záložnej zmluvy.

Jednoduchá spoločnosť na akcie a akciová spoločnosť

Fyzické osoby, ktoré sú oprávnené konať v mene zapísanej právnickej osoby, sú povinné v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaj, ak rodné číslo nie je pridelené v SR. Toto doplnenie je potrebné urobiť pri štatutárnom orgáne, členovi štatutárneho orgánu, vedúcom organizačnej zložky podniku, prokuristovi, členoch dozornej rady, likvidátorovi a správcovi na výkon nútenej správy.

V časti týkajúcej sa jediného akcionára a akcionára sú podnikatelia povinní doplniť pri fyzických osobách zapisovaných do obchodného registra dátumy narodenia a rodné čísla týchto osôb, prípadné iné identifikačné údaje, ak rodné čísla nie sú v SR pridelené. Pri právnických osobách sú povinní zapísať ich identifikačné čísla, ak boli pridelené.

Iné subjekty a ich povinnosť doplniť identifikačné údaje do obchodného registra

Pri družstvách zákon ukladá podnikateľom povinnosť v návrhu na zápis doplniť rodné číslo alebo iný identifikačný údaj (ak nie je rodné číslo pridelené v SR) pri štatutárnom orgáne, členovi štatutárneho orgánu, vedúcom organizačnej zložky, prokuristovi, členovi kontrolnej komisie, likvidátorovi a správcovi nútenej správy. Pri európskom družstve je to okrem vymenovaných osôb aj člen správnej rady a rovnakú údaje o rovnakých subjektov je potrebné doplniť aj v prípade štátneho podniku.

Povinnosť doplniť identifikačné údaje u fyzických osôb zapisovaných do obchodného registra sa však vzťahuje aj na ďalšie subjekty, ako je napríklad európske družstvo, európska spoločnosť či podnik zahraničnej právnickej osoby. Zákon detailne vymenúva, u ktorých osôb je potrebné doplniť požadované identifikačné údaje.

Postup pri splnení povinnosti zapísať identifikačné údaje do obchodného registra

Zápis s doplnením identifikačných údajov fyzických možno v súčasnosti podať už len elektronicky, a to prostredníctvom na to určeného formulára s označením „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov do Obchodného registra Slovenskej republiky“, ktorý sa nachádza na stránke Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky a nájdete ho aj na tomto linku.

K podaniu je zároveň potrebné priložiť zákonom predpísané prílohy a samotný formulár sa overuje kvalifikovaným elektronickým podpisom. Návrh spolu s prílohami možno podať cez elektronickú službu na webovej stránke www.slovensko.sk.

K podaniu sa prikladajú nasledovné prílohy:

• k návrhu na zápis je potrebné doložiť dokument, ktorý potvrdzuje zapisované údaje. Prílohu tak tvorí napríklad sken dokladu totožnosti alebo čestné prehlásenie navrhovateľa, ako aj akékoľvek iné listiny preukazujúce zapisované zmeny.

Zápis identifikačných údajov sa vykonáva bezplatne. Podanie možno vykonať samostatne alebo prostredníctvom splnomocneného zástupcu. Ako sme už vyššie uviedli, identifikačné údaje je potrebné doplniť najneskôr do 30.9.2022. Obchodný register SR zároveň vyznačil pri jednotlivých osobách v každej spoločnosti červeným krížikom, ktoré údaje je potrebné doplniť. Vaše údaje si môžete skontrolovať na webovom sídle www.orsr.sk.

Informatívne vysvetlivky v OR SR – vysvetlivky

Ikona dvoch postáv  – Osoba je stotožnená s referenčným registrom – RFO

Fyzická osoba bola stotožnená s referenčným registrom, v tomto prípade s Registrom fyzických osôb (ďalej len „RFO“). Stotožnenie sa vykonáva pri zápise osoby do obchodného registra na základe identifikačných údajov fyzickej osoby v návrhu na zápis do obchodného registra, na pozadí informačného systému obchodného registra automatizovane bez zásahu súdu/Ministerstva spravodlivosti SR. Stotožňuje sa na základe mena, priezviska a rodného čísla v zmysle zákona o eGovernmente. Výsledky stotožnenia v RFO sú dôležité pri vytváraní elektronickej schránky na www.slovensko.sk.

Ak ikona nie je pri osobe zobrazená, môže ísť o právnickú osobu, zahraničnú fyzickú osobu, ktorá nemá pridelené rodné číslo na Slovensku alebo pri fyzickej osobe nenastalo stotožnenie v RFO z dôvodu neúplností dát, chybovosti dát a podobne.

Ministerstvo spravodlivosti SR v zmysle zákona č. 403/2021 Z. z. do 31.5.2022 automatizovane, všade tam, kde bolo to možné, doplnilo do obchodného registra identifikačné údaje na stotožnenie všetkých osôb oproti údajom RFO. Tuzemské osoby, ktoré mali korektne vyplnené údaje (vrátane adresy), boli automaticky stotožnené a pribudla im na www.orsr.sk ikonka. Ak nedošlo k automatizovanému doplneniu identifikačných údajov (t. j. do 31. 5. 2022 nebolo doručené oznámenie o doplnení identifikačných údajov do elektronickej schránky), je potrebné v lehote najneskôr do 30. 9. 2022 tieto údaje doplniť prostredníctvom na to určenej bezplatnej služby.

Postup na podanie návrhu na výlučné doplnenie identifikačných údajov je dostupný na tejto stránke.

Ikona zelená fajka – osoba má zapísané všetky požadované identifikačné údaje – Fyzická / právnická osoba má zapísané všetky požadované identifikačné údaje. Bližšie informácie nájdete tu.

Ikona červený krížik – osoba nemá zapísané všetky požadované identifikačné údaje – Opak predchádzajúcej ikony, teda  právnická / fyzická nemá zapísané všetky požadované identifikačné údaj

Ak otázky smerujú na osoby, ktoré na území SR nemajú pridelené rodné číslo respektíve IČO, sú tieto osoby povinné zapísať iné identifikačné údaje.

V prípade, že si spoločnosť bude chcieť zapísať iné zmeny a nebude mať splnenú povinnosť zapísať identifikačné údaje na základe vyššie uvedeného zákona, súd ju najprv vyzve, aby chýbajúce údaje doplnila do 15 dní. Ak tak neurobí, súd nebude prihliadať na zápis zmeny navrhovaných údajov. V prípade, že identifikačné údaje nebudú u povinných subjektov doplnené ani do 30.9.2022, môže byť osobe oprávnenej konať za spoločnosť uložená pokuta vo výške 3 310 eur.

Upozornenie od Ministerstva spravodlivosti SR:

Pri odoslaní notifikačných správ z obchodného registra v súvislosti s automatizovaným doplnením identifikačných údajov zo dňa 21. júla 2022 mohlo dôjsť k technickej chybe, a to v nesprávne uvedenom predmete správy „Notifikácia – osoby, ktoré môžu byť vymazané z OR SR (§768s OBZ)“. Daný predmet nekorešponduje s obsahom správy, ktorá hovorí o tom, že je potrebné doplnenie chýbajúcich identifikačných údajov. Z uvedeného dôvodu upozorňujeme, že s povinnosťou doplnenia identifikačných údajov nie je spojený následok výmazu z obchodného registra.

Odporúčanie na záver

Vzhľadom na uvedené zákonné sankcie a dynamiku podnikateľského prostredia, kedy sa pravidelne zapisujú rôzne údaje súvisiace s podnikaním do obchodného registra (zmena obchodného názvu spoločnosti, zmeny v osobách konateľov a spoločníkov, prevod obchodného podielu, zmeny v predmetoch podnikania, udelenie prokúry a iné), odporúčame podnikateľom, aby si nenechali túto povinnosť na posledné chvíľu.

Mohla by sa pritom zopakovať situácia spred pár rokov, kedy bol na súdoch veľký nápor v súvislosti so zápisom konečného užívateľa výhod, ktorý si väčšina podnikateľov nechala na posledné mesiace pred ustanoveným termínom a stalo sa potom, že súd v dôsledku vyťaženosti zapísal údaje aj o pol roka neskôr. V súčasnosti by to pre podnikateľov znamenalo hrozbu pokuty a nemožnosť zapísať iné údaje, kým nebudú zapísané identifikačné údaje ustanovené zákonom.

Odporúčané ebooky

K téme