E-faktúra od roku 2027 – kto ju musí vystavovať a ako si vybrať digitálneho poštára?

Od 1. januára 2027 čaká slovenských podnikateľov významná zmena vo fakturácii. Faktúry sa začnú povinne posielať a prijímať v novom elektronickom formáte prostredníctvom digitálnych poštárov. Nové pravidlá sa dotknú aj živnostníkov, ktorí nie sú platiteľmi DPH. Kto bude musieť e-faktúry vystavovať, komu postačí ich prijímanie, aké termíny treba dodržať a ako si vybrať digitálneho poštára? Prinášame praktický návod, ako sa na zmeny pripraviť.

Elektronická fakturácia, označovaná aj ako e-faktúra, bude od roku 2027 súčasťou podnikania na Slovensku. Jej zavedenie má zjednodušiť spracovanie účtovných dokladov, obmedziť ručné prepisovanie údajov a umožniť automatizované oznamovanie údajov z faktúr finančnej správe.

Pre podnikateľov to však znamená aj nové povinnosti. Nestačí, že dnes vystavujú faktúry v počítači a posielajú ich zákazníkom e-mailom vo formáte PDF. Nová elektronická faktúra musí spĺňať predpísaný technický štandard a musí byť doručovaná prostredníctvom certifikovanej služby.

Dobrou správou je, že živnostníci nemusia sami riešiť technické náležitosti elektronickej fakturácie. Väčšinu úkonov za nich môže zabezpečiť vhodne zvolený fakturačný program a digitálny poštár.

Čo je e-faktúra a čím sa líši od bežnej faktúry v PDF?

Mnohí podnikatelia už dnes vystavujú faktúry elektronicky. Vytvoria ich vo fakturačnom programe, uložia ako PDF a odošlú zákazníkovi e-mailom. Od roku 2027 však takýto postup pri faktúrach, na ktoré sa vzťahuje povinná elektronická fakturácia, nebude postačovať. E-faktúra je faktúra vytvorená v štruktúrovanom elektronickom formáte XML, ktorý zodpovedá európskej norme EN 16931.

Rozdiel spočíva predovšetkým v tom, ako sa s faktúrou pracuje. Kým PDF je dokument určený najmä na čítanie, elektronická faktúra obsahuje údaje v podobe, ktorú dokáže účtovný alebo fakturačný softvér automaticky spracovať. Napríklad údaje o dodávateľovi, odberateľovi, dátume dodania, fakturovanej sume či DPH sa môžu preniesť priamo do účtovníctva bez ručného prepisovania. Podnikateľ pritom nemusí pracovať priamo so súborom XML. Jeho fakturačný program alebo aplikácia digitálneho poštára môže faktúru zobrazovať v bežnej, ľahko čitateľnej podobe.

Od kedy bude e-faktúra povinná? Dôležité termíny

Pre podnikateľov je rozhodujúci dátum 1. január 2027, odkedy sa zavádzajú nové povinnosti pri tuzemskej elektronickej fakturácii.

Dôležité je rozlišovať medzi vystavovaním a prijímaním elektronických faktúr. Nie každý podnikateľ bude mať od januára 2027 obe povinnosti v rovnakom rozsahu.

Kto musí od roku 2027 vystavovať e-faktúry?

Povinnosť vystavovať elektronické faktúry sa od 1. januára 2027 týka predovšetkým platiteľov DPH so sídlom na Slovensku, ktorí uskutočňujú zákonom určené dodania tovarov alebo služieb v tuzemsku. To znamená, že ak je živnostník platiteľom DPH a poskytuje služby inej slovenskej firme, pri plnení podliehajúcom tejto povinnosti už nebude stačiť zaslať faktúru vo formáte PDF. Faktúru bude musieť vytvoriť v predpísanom elektronickom formáte a odovzdať ju digitálnemu poštárovi na doručenie odberateľovi.

Musí e-faktúry vystavovať aj živnostník, ktorý nie je platiteľom DPH?

Nie, samotné zavedenie e-faktúry od 1. januára 2027 neznamená, že každý neplatiteľ DPH musí začať vystavovať faktúry v novom elektronickom formáte. Ak živnostník nie je platiteľom DPH, v prvej etape mu spravidla nevzniká povinnosť vystavovať e-faktúry podľa nových pravidiel. To však neznamená, že sa ho zmena netýka.

Aj neplatiteľ DPH môže nakupovať tovar alebo služby od platiteľov DPH, ktorí mu budú musieť vystaviť elektronickú faktúru. Preto musí byť pripravený takéto faktúry prijímať. Príklad:

Živnostník, ktorý nie je platiteľom DPH, poskytuje grafické služby. Svojim klientom naďalej vystavuje faktúry podľa pravidiel, ktoré sa na neho vzťahujú. Každý mesiac však platí za služby slovenskému dodávateľovi, ktorý je platiteľom DPH. Ak mu tento dodávateľ musí vystaviť e-faktúru, živnostník musí zabezpečiť jej prijatie prostredníctvom príslušnej služby.

Kto musí vedieť prijímať e-faktúry?

Povinnosť prijímať elektronické faktúry má širší dosah než povinnosť ich vystavovať. Od 1. januára 2027 musia byť na prijímanie pripravené osoby, ktorým sú platitelia DPH podľa zákona povinní vyhotoviť elektronickú faktúru.

V praxi sa to týka aj veľkého počtu živnostníkov, ktorí nie sú platiteľmi DPH. Rozhodujúce preto nie je iba to, či podnikateľ sám vystavuje faktúry, ale aj to, či prijíma faktúry od svojich dodávateľov. Pre živnostníka môže byť najjednoduchším riešením zriadenie elektronickej schránky na prijímanie e-faktúr. Nemusí pritom nevyhnutne meniť celý účtovný systém.

Čo je digitálny poštár a prečo ho podnikateľ potrebuje?

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, ktorý zabezpečuje prenos elektronických faktúr medzi dodávateľmi a odberateľmi. Jeho úlohu si možno predstaviť podobne ako klasickú poštu, ibaže namiesto papierových zásielok prenáša elektronické faktúry.

Na doručovanie sa využíva sieť Peppol, ktorá umožňuje bezpečnú výmenu štandardizovaných elektronických dokumentov. Digitálny poštár zabezpečuje doručenie faktúry príjemcovi a automatizované oznamovanie zákonom určených údajov finančnej správe.

Podnikateľ môže službu využívať priamo vo svojom fakturačnom programe alebo cez samostatnú webovú či mobilnú aplikáciu. Dôležité je, že digitálneho poštára si podnikateľ vyberá sám. Nemusí používať rovnakého poskytovateľa ako jeho obchodní partneri.

Ako si vybrať digitálneho poštára? Jednoduchý návod pre živnostníkov

Výber digitálneho poštára nemusí byť komplikovaný. Podnikateľ si môže vybrať zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov a následne si službu nastaviť podľa toho, koľko faktúr vystavuje a prijíma. Finančná správa na tento účel sprístupnila aj samostatnú aplikáciu.

Krok 1: Zistite, či váš fakturačný program podporuje e-faktúry

Skôr než začnete hľadať digitálneho poštára, overte si, či váš súčasný fakturačný alebo účtovný program bude podporovať elektronickú fakturáciu. Kontaktujte dodávateľa softvéru a opýtajte sa, či program dokáže vytvárať faktúry vo formáte Peppol BIS a či umožňuje ich odosielanie a prijímanie prostredníctvom digitálneho poštára. Niektoré programy môžu mať doručovaciu službu integrovanú priamo v systéme. V takom prípade nemusíte používať ďalšiu samostatnú aplikáciu. Ak váš program e-faktúry nepodporuje, môžete využiť samostatnú aplikáciu digitálneho poštára.

Krok 2: Pozrite si zoznam digitálnych poštárov

Oficiálny zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov je dostupný na stránke finančnej správy.

Na stránke nájdete vyhľadávanie, pomocou ktorého si môžete vyhľadať konkrétneho poskytovateľa. Pred výberom si overte, či je certifikovaný alebo pôsobí ako sprostredkovateľ certifikovanej služby.

Na informačnom portáli info-efaktura.sk nájdete aj prehľad riešení určených pre živnostníkov a malé firmy.

Krok 3: Porovnajte ceny a funkcie

Nie každý živnostník potrebuje rozsiahly fakturačný systém. Ak vystavujete iba niekoľko faktúr mesačne, môže vám stačiť jednoduchá webová aplikácia na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.

Pri výbere sa zamerajte najmä na tieto otázky:

• Cena: Platí sa mesačný paušál, poplatok za faktúru alebo je služba zahrnutá vo fakturačnom programe?

• Počet faktúr: Koľko prijatých a odoslaných faktúr obsahuje cena?

• Jednoduchosť: Dokážete si faktúry prezerať a spravovať bez technických znalostí?

• PDF náhľad: Zobrazí aplikácia prijatú XML faktúru v čitateľnej podobe?

• Účtovník: Môžete účtovníkovi udeliť samostatný prístup?

• Prepojenie: Funguje služba s vaším existujúcim fakturačným alebo účtovným programom?

• Archivácia: Umožňuje uchovávať faktúry a potvrdenia o ich odoslaní?

Informačný portál e-faktúry uvádza pri jednoduchých riešeniach orientačné náklady približne 5 až 12 eur mesačne. Ide však o odhad vychádzajúci z cien v EÚ, nie o záväzný cenník slovenských poskytovateľov.

Krok 4: Zaregistrujte sa u vybraného poskytovateľa

Po výbere poskytovateľa nasleduje zriadenie služby. Konkrétny postup závisí od digitálneho poštára. Spravidla bude potrebné vytvoriť používateľský účet, identifikovať podnikateľa, aktivovať službu a nastaviť spôsob prijímania faktúr. Súčasťou nastavenia je aj zabezpečenie dostupnosti podnikateľa v sieti Peppol. Na identifikáciu príjemcov elektronických faktúr sa používa identifikátor Peppol ID. Podnikateľ by si mal overiť, že jeho schránka je aktívna a pripravená prijímať faktúry.

Krok 5: Prihláste sa do aplikácie finančnej správy

Finančná správa prevádzkuje portál na výber certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby na adrese vpds.financnasprava.sk.

Na jeho využitie musíte byť registrovaní na Portáli finančnej správy a mať prístup ku konkrétnemu podnikateľskému subjektu. Ak už na portáli máte účet, môžete pokračovať prihlásením prostredníctvom slovensko.sk alebo identifikátora a hesla. Ak ešte registrovaní nie ste, musíte najskôr absolvovať registráciu na Portáli finančnej správy. Po prihlásení môžete pokračovať k výberu poskytovateľa podľa možností aplikácie. Podrobný postup je uvedený aj v používateľskej príručke dostupnej priamo na portáli.

Krok 6: Overte, že prijímanie faktúr funguje

Po aktivovaní služby je vhodné vyskúšať prijatie elektronickej faktúry a overiť, či ju dokážete zobraziť, stiahnuť a odovzdať účtovníkovi. Ak používate účtovný softvér, skontrolujte aj možnosť automatického importu. Živnostník, ktorý má externú účtovníčku, jej môže podľa možností poskytovateľa sprístupniť faktúry priamo v aplikácii. Nebude jej tak musieť každý doklad posielať samostatne e-mailom.

Akého digitálneho poštára si vybrať podľa počtu faktúr?

Vhodné riešenie závisí najmä od rozsahu podnikania.

Pre živnostníkov, ktorí vystavujú len jednu či dve faktúry mesačne, nemusí byť potrebné investovať do rozsiahleho systému. Dôležité je, aby riešenie spĺňalo zákonné požiadavky a umožňovalo jednoduchú prácu s dokladmi.

Ktorých digitálnych poštárov môžu podnikatelia využiť?

Na informačnom portáli e-faktúry je zverejnený prehľad poskytovateľov jednoduchých schránok na elektronické faktúry. Nachádzajú sa v ňom napríklad Flowis, ePodateľňa24, Fakturovo, Peppoš, SOFTIP, Doklado, KROS, MRP eDoklady či ďalšie riešenia. Niektoré sa zameriavajú na jednoduché prijímanie faktúr, iné ponúkajú aj fakturáciu, archiváciu alebo prepojenie s účtovníctvom. Zaradenie do informačného prehľadu však samo osebe nenahrádza overenie certifikácie. Pred uzatvorením zmluvy je preto vhodné skontrolovať poskytovateľa v oficiálnej evidencii finančnej správy.

Aké lehoty treba pri e-faktúrach dodržiavať?

Zavedenie elektronickej fakturácie nemení základnú 15-dňovú lehotu na vyhotovenie faktúry pri plneniach, na ktoré sa táto lehota vzťahuje.

Mení sa však spôsob jej vyhotovenia a odoslania.

Podnikateľ, ktorý má povinnosť vystaviť e-faktúru, ju musí vytvoriť v predpísanom elektronickom formáte a v zákonnej lehote odovzdať digitálnemu poštárovi.

Za splnenie povinnosti vyhotovenia sa považuje odovzdanie správne vyhotovenej elektronickej faktúry poskytovateľovi doručovacej služby. Nie je potrebné čakať, kým ju odberateľ skutočne prevezme.

Oznamovanie údajov finančnej správe

S elektronickou fakturáciou pribúda aj automatizované oznamovanie údajov z faktúr. Dodávateľ oznamuje údaje pri vyhotovení elektronickej faktúry, najneskôr v zákonnej lehote na jej vyhotovenie. Odberateľ má na oznámenie údajov z prijatej elektronickej faktúry päť dní od jej prijatia digitálnym poštárom. Podnikateľ však nebude musieť údaje z každej faktúry ručne prepisovať do osobitného formulára. Oznamovanie zabezpečí jeho digitálny poštár. Zodpovednosť za splnenie povinností tým však automaticky neprechádza na poskytovateľa služby. Preto je vhodné uchovávať aj potvrdenia o odovzdaní faktúr a návratky z informačného systému finančnej správy.

Aké pokuty hrozia pri porušení povinností?

Nové pravidlá počítajú aj so sankciami za porušenie povinností pri oznamovaní údajov z elektronických faktúr. Pri porušení povinnosti môže pokuta dosiahnuť až 10 000 eur. Pri opakovanom porušení môže dosiahnuť až 100 000 eur. Zákonná úprava zároveň počíta so situáciami, keď vznikne zrejmý omyl alebo dôjde k preukázateľnému technickému zlyhaniu digitálneho poštára a údaje sa po odstránení problému bezodkladne oznámia. Pre podnikateľov je preto dôležité nielen vybrať si poskytovateľa, ale aj nastaviť kontrolu odosielania a prijímania faktúr.

Čo ak faktúry vystavuje účtovníčka?

Mnohí živnostníci nechávajú fakturáciu a účtovníctvo na externú účtovníčku alebo účtovnú firmu. Takýto spôsob spolupráce môže pokračovať aj po zavedení e-faktúry. Účtovníčka môže faktúry vytvárať v príslušnom softvéri a podľa dohodnutého postupu ich odovzdávať digitálnemu poštárovi. Rovnako môže spracovávať prijaté elektronické faktúry. Podnikateľ by si však mal vopred dohodnúť, kto bude zodpovedný za kontrolu prijatých faktúr, ich odosielanie, prístup do aplikácie a uchovávanie potvrdení. Z praktického hľadiska je výhodné, ak digitálny poštár umožňuje samostatné používateľské prístupy. Účtovníčka tak môže pracovať s dokladmi bez toho, aby jej podnikateľ poskytoval svoje prihlasovacie údaje.

Musí zákazník súhlasiť s elektronickou faktúrou?

Pri elektronických faktúrach doručovaných cez určenú službu nie je potrebný predchádzajúci súhlas príjemcu. To platí aj pri dobrovoľnom používaní elektronickej fakturácie v roku 2026, ak má príjemca platný identifikátor Peppol ID. Podnikateľ preto nebude musieť osobitne žiadať každého obchodného partnera o súhlas s doručovaním faktúr cez sieť Peppol.

Čo sa zmení od roku 2030?

Elektronická fakturácia sa bude zavádzať postupne. Rok 2027 predstavuje prvú významnú etapu. Ďalší dôležitý dátum je 1. júl 2030, odkedy sa podľa zverejneného harmonogramu počíta so zrušením kontrolného a súhrnného výkazu DPH. Elektronické oznamovanie údajov z faktúr má postupne nahradiť časť doterajšieho vykazovania a zjednodušiť administratívu podnikateľov.

Čo by mali živnostníci urobiť ešte pred koncom roka 2026?

Hoci nové povinnosti začnú platiť až od januára 2027, s prípravou sa neoplatí čakať na posledné dni roka.

Kontrolný zoznam pre živnostníka

Najčastejšie otázky živnostníkov o e-faktúre

Som živnostník a nie som platiteľ DPH. Musím mať digitálneho poštára?

Áno, ak vám dodávatelia musia podľa zákona vystavovať elektronické faktúry. Aj neplatiteľ DPH musí byť pripravený takéto doklady prijímať.

Vystavujem iba jednu faktúru mesačne. Musím si kúpiť nový fakturačný program?

Nie nevyhnutne. Ak sa na vás vzťahuje povinnosť vystavovať e-faktúry, môžete využiť aj jednoduché webové riešenie, ktoré podporuje požadovaný formát a doručovanie.

Môžem faktúry naďalej posielať e-mailom?

Pri faktúrach, na ktoré sa vzťahuje povinná elektronická fakturácia, samotné odoslanie PDF e-mailom nestačí. Faktúra musí byť vyhotovená a doručená predpísaným spôsobom.

Musím si vybrať rovnakého digitálneho poštára ako môj odberateľ?

Nie. Sieť Peppol umožňuje výmenu elektronických faktúr medzi používateľmi rôznych poskytovateľov.

Musím si vybrať digitálneho poštára už v roku 2026?

Povinnosť prijímania elektronických faktúr začína od 1. januára 2027. Výber a aktiváciu služby je však vhodné dokončiť ešte pred týmto dátumom.

Bude za mňa digitálny poštár komunikovať s finančnou správou?

Áno, súčasťou jeho zákonných povinností je automatizované oznamovanie určených údajov z elektronických faktúr. Podnikateľ však zostáva zodpovedný za splnenie svojich zákonných povinností.

E-faktúra od roku 2027: Najdôležitejšie je pripraviť sa na prijímanie

Pre živnostníkov bude najvýznamnejšou zmenou povinnosť vedieť prijímať elektronické faktúry, a to aj v prípade, že sami nie sú platiteľmi DPH. Podnikatelia, ktorí sú platiteľmi DPH, musia navyše zabezpečiť aj vystavovanie elektronických faktúr pri plneniach, na ktoré sa nové pravidlá vzťahujú. Zavedenie e-faktúry však nemusí znamenať vysoké náklady ani komplikovanú výmenu celého účtovného systému. Pre menších podnikateľov môžu postačovať jednoduché aplikácie digitálnych poštárov, ktoré umožnia prijímať, zobrazovať a odosielať elektronické faktúry. Najdôležitejšie je overiť si vlastné povinnosti, vybrať vhodného poskytovateľa a včas vyskúšať, či prijímanie a odosielanie faktúr funguje.

Odporúčané ebooky

K téme