Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Elektronické zasielanie dokumentov môže byť pre podnikateľov užitočné aj v rámci komunikácie s ich obchodnými partnermi, konkrétne pri zasielaní faktúr.
Podávanie elektronických návrhov môže ušetriť podnikateľom financie na viacerých úradoch
Už dlhšie obdobie môžu nie len podnikatelia využívať možnosť komunikovať so súdmi či úradmi modernejšou a ekologickejšou formou, a to zasielaním dokumentov v elektronickej forme bez potreby ich fyzického predloženia na podateľni konkrétnej inštitúcie.
Na to, aby nám však odpadla povinnosť písomne doplniť podanie urobené elektronicky, takýto dokument musí byť zo strany príjemcu považovaný za rovnako hodnoverný ako keby bol podpísaný vlastnoručne podávajúcou osobou a fyzicky doručený. Takúto hodnovernosť elektronicky vyhotoveným a zasielaným dokumentom zabezpečuje tzv. zaručený elektronický podpis (ďalej len „ZEP“) podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise. Ak by dokument podpísaný ZEPom bol navyše opatrený časovou pečiatkou, má v konkrétnych prípadoch rovnakú váhu, ako keby bol podpis na písomnom dokumente úradne osvedčený.
Keďže využívanie elektronického zasielanie dokumentov podpísaných ZEPom nie je žiadna novinka, cieľom dnešného článku bude predovšetkým zvážiť, či jeho používaním môžu podnikatelia ušetriť. V ďalšom texte vám prinesieme niekoľko najbežnejších prípadov, pri ktorých sa podnikatelia s možnosťou jeho využitia aj reálne stretávajú. V jednotlivých prípadoch zvážime, či použitie ZEPu môže byť, aj vzhľadom na vyššiu cenu jeho obstarania, výhodné. Kritériom bude pre nás možnosť ušetriť na poplatkoch a iných nákladoch a zároveň príležitosť ušetriť čas a nervy pri čakaní v dlhých radoch na podateľniach jednotlivých inštitúcií.
S daňovým úradom jedine elektronicky
S účinnosťou od 1.1.2014 budú môcť niektoré daňové subjekty komunikovať s daňovým úradom (ďalej len „DÚ“) výlučne elektronicky, a to v dvoch formách. Výpočet subjektov, ktorých sa to týka, je uvedený v § 14 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a ide konkrétne o tieto subjekty:
a) daňový subjekt, ktorý je platiteľom dane z pridanej hodnoty,
b) daňový poradca za daňový subjekt, ktorého zastupuje pri správe daní,
c) advokát za daňový subjekt, ktorého zastupuje pri správe daní,
d) zástupca neuvedený v písmenách b) a c) za daňový subjekt, ktorý je platiteľom dane z pridanej hodnoty, ktorého zastupuje pri správe daní.
Pre ostatné subjekty zostáva zachovaná aj písomná forma komunikácie. Jednoduchšou, ale finančne náročnejšou formou, je možnosť zasielať daňovému úradu podania vo forme dokumentov podpísaných ZEPom.
Druhým variantom je uzavretie dohody podľa § 13 ods. 5 daňového poriadku a využitie elektronickej značky podateľne portálu eTAX Daňového riaditeľstva Slovenskej republiky. Čo je však podstatnejšie, v tomto prípade daňový subjekt ZEPom disponovať nemusí. V úvodnej fáze je využitie tejto formy komunikácie možno zložitejšie, ale vynaložené náklady sú pri nej takmer nulové.
Pokiaľ ide o komunikáciu s DÚ vo forme, ktorá vyžaduje mať uzavretú dohodu o elektronickom doručovaní, tak by si mali dať pozor tí podnikatelia, ktorý síce takúto dohodu už uzavretú majú, avšak ešte podľa predchádzajúceho zákona, a to zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov. Možnosť komunikácie s DÚ na základe týchto dohôd je totiž obmedzená do 31.12.2013, pričom DÚ už začali jednotlivým subjektom zasielať písomné výpovede z týchto tzv. „starých“ zmlúv. Ak teda daňový subjekt, na ktorého sa vzťahuje povinnosť komunikovať s DÚ výlučne elektronickou formou, nemá záujem využívať pri svojich podaniach ZEP, musí v čo najkratšom čase (najneskôr však do momentu, kedy bude musieť zaslať na DÚ ďalší dokument) uzavrieť dohodu podľa „nového“ zákona.
Ak už daňový subjekt ZEPom disponuje, je jednoznačne výhodnejšie využívať ho aj pri komunikácií s DÚ. Ostatné subjekty však pravdepodobne zostanú verné dohode. Dôvodom pravdepodobne budú vyššie náklady na vytvorenie ZEPu spolu so skutočnosťou, že s DÚ predsa len nekomunikujeme každý mesiac.
V súlade s ustanovením § 42 zákona č. 99/1963 Zb., občianskeho súdneho poriadku je možné aj podania adresované súdom, ako aj obchodnému registru, robiť elektronickou formou, či už s využitím ZEPu alebo bez.
Pokiaľ však podanie, ktoré je návrhom vo veci samej alebo návrhom na vydanie predbežného opatrenia je urobené elektronickými prostriedkami, ale nie je opatrené ZEPom, tak zákon vyžaduje, aby bolo do 3 pracovných dní doplnené ústne do zápisnice alebo písomne. Využitie elektronického podania tým pádom v tomto prípade nemá zásadnejší význam, aj keď s prihliadnutím na lehoty na podávanie opravných prostriedkov, môže byť využitie elektronického podania nápomocné.
Ak by však navrhovateľ nechcel svoje elektronicky urobené podanie dodatočne písomne dokladať, opätovne má možnosť využitia ZEPu, ktorým svoje podanie podpíše a súd ho bude akceptovať rovnako ako podanie urobené ústne do zápisnice, či písomne s vlastnoručným podpisom.
Otázkou však ostáva, či pri využívaní tzv. eŽaloby (http://www.justice.gov.sk/Stranky/Sudy/Podania-na-sudy-podpisane-ZEP.aspx) finančné prostriedky naozaj aj ušetríme. Pri podávaní návrhov a žalôb na súdy sú v zásade najvyššími počiatočnými nákladmi súdne poplatky, nerátajúc trovy právneho zastúpenia. Pre výšku súdneho poplatku za podanie žaloby však nemá vplyv či bola žaloba podaná v písomnej forme alebo elektronicky, pretože jeho výška je určená, ak to povieme zjednodušene, tým o čo alebo o akú sumu sa súdime. V každom prípade sa dá jeho použitím ušetriť čas a náklady na cestu do podateľne súdu a späť a v prípade spoločností s veľkým množstvom sporov aj náklady na tlač jednotlivých podaní aj s prílohami v potrebnom počte vyhotovení.
Iná situácia však nastáva v súvislosti s podaniami adresovanými obchodnému registru. V tomto prípade zákon č. 71/1992 Z. z. o súdnych poplatkoch a poplatku za výpis z registra trestov v § 6 ods. 4 uvádza, že ak sa takýto návrh podá celý s využitím elektronických prostriedkov, tak sa výška poplatku znižuje až na 50% zo sadzobníkovej sumy, čo pri spoločnostiach často komunikujúcich s obchodným registrom môže ušetriť už sumu hodnú hlbšieho zamyslenia sa nad obstaraním si ZEPu.
Štátna správa a samospráva
Podobné výhody ako v prípade obchodného registra ponúka aj zákon č. 145/1995 o správnych poplatkoch, ktorý v § 6 ods. 1 ustanovuje 50 % zníženie sadzby správneho poplatku za návrh podaný elektronicky a podpísaný ZEPom. Aby sme však až toľko neušetrili, tak zmienené ustanovenie rovno určuje aj obmedzenie, podľa ktorého možno na správnom poplatku získať „zľavu“ najviac do výšky 70 eur, ak v konkrétnych prípadoch zmienený zákon neustanovuje inak.
Podávanie návrhov elektronickými prostriedkami podpísanými ZEPom tak môže ušetriť podnikateľom financie na obvodných úradoch, v katastrálnom konaní, na mestských resp. miestnych úradoch a na mnohých ďalších úradoch a inštitúciách kde sa za podávanie návrhov vyberajú správne poplatky.
Osobitne je potrebné spomenúť živnostenský úrad, pri ktorom, ak úrad robí úkony na základe elektronického podania podpísaného ZEPom, tak sa nevyberajú poplatky za:
vydanie osvedčenia o živnostenskom oprávnení, avšak len ak ide o voľnú živnosť, ďalej
výpis z verejnej časti živnostenského registra za jedného podnikateľa,
vydanie prehľadu údajov zapísaných v živnostenskom registri, za vykonanie zmien v osvedčení o živnostenskom oprávnení a
za vydanie potvrdenia o tom, že v živnostenskom registri nie je zápis.
Výška správneho poplatku však v týchto prípadoch nie je závratná. Keď ale uvážime, koľko času môžeme ušetriť, ak na úrad nemusíme ísť osobne, tieto ustanovenia dostávajú razom iný zmysel. Aj tieto argumenty môžu byť pre niektorých podnikateľov impulzom na využívanie ZEPu v komunikácií s vybranými správnymi úradmi.
Elektronické faktúry
V krátkosti je potrebné spomenúť, že elektronické zasielanie dokumentov môže byť pre podnikateľov užitočné aj v rámci komunikácie s ich obchodnými partnermi, konkrétne pri zasielaní faktúr. Ak bude veľká spoločnosť zasielať faktúry elektronicky namiesto využívania poštových zásielok, náklady, ktoré tým môže ušetriť, nemusia byť pre každodenný chod firmy vôbec zanedbateľné. Bližšie informácie o elektronických faktúrach nájdete tu.
Na záver možno povedať, že možností využitia elektronickej komunikácie pre podnikateľov naozaj nie je málo. Aj preto sa nebojíme skonštatovať, že ak podnikateľ zainvestuje a ZEP si obstará, určite si časom uvedomí, že mu dokáže ušetriť minimálne čas a v niektorých prípadoch aj peniaze.
Viaceré úkony, na ktoré je potrebný zaročený elektronický podpis, bude možné vybaviť aj pomocou elektronického občianskeho preukazu (eID), ktorý už má v sebe nahratý ZEP. eID už vydáva polícia. Postupne bude možné pomocou eID vybaviť na štátnych úradoch nahlasovanie zmien, podávanie žiadostí, sťažností, žalôb, aukcie, verejné obstarávanie, služby katastra, služby daňového úradu, eHealth (elektronické zdravotníctvo), eVoting (elektronické voľby a referendá) a podobne. Viac informácií nájdete na www.slovensko.sk
