FOAF.sk - Aký má firma zisk? Kto ju vlastní? Kto má dlhy? Zistite TU

Evidencia účtovných dokladov

6. októbra 2013 Zdroj Podnikam.SK Tlačiť

Modul Evidencia účtovných dokladov – podvojné účtovníctvo je najdôležitejšou časťou účtovníckeho softvéru.

V tomto module sa účtujú všetky účtovné prípady, respektíve sa sem automaticky zaúčtujú doklady vytvorené v inej evidencií napr. vystavené faktúry. Na základe údajov zaúčtovaných v tejto evidencií sa vypracúvajú všetky daňové priznania.

Možnosť neúčtovať je potrebné zapnúť ručne

V programe OMEGA funguje evidovanie – účtovanie dokladov prostredníctvom evidencie účtovných dokladov. V tejto evidencií sa nachádza zoznam všetkých účtovných dokladov.

V tejto evidencii sa dá nastaviť o aký okruh účtovných dokladov, ktoré sa chystáme zaúčtovať. Po zvolení konkrétneho okruhu sa v evidencií zobrazia len doklady zaúčtované v danom okruhu. Napríklad ak sa chystáme účtovať pokladničné doklady nastavíme si v okruhu typ PD – pokladničné doklady.

Program automaticky zobrazí len doklady zaúčtované v tomto okruhu, čím sa sprehľadní počet a zobrazenie dokladov a zjednoduší sa orientácia v dokladoch. Ďalej máme možnosť voľby jedného z filtrov kde sa dá nastaviť obdobie, za ktoré chceme doklady zobraziť.

Môžeme si navoliť len doklady určitého mesiaca, štvrťroka, polroka a podobne. K základným mesiacom roka je v ponuke aj obdobie Otvorenie a Zatvorenie. V období Otvorenie a Zatvorenie sa účtujú iba doklady, ktoré boli zaúčtované pri otvorení účtovného obdobia a pri zatvorení účtovného obdobia.

Evidencia konkrétnych dokladov

Ďalšia časť formulára obsahuje konkrétne účtovné doklady. Nad nimi sa zobrazujú tzv. rýchle filtre (rozbaľovacie zoznamy nad každým stĺpcom). Tieto slúžia na lepšie vyhľadávanie hľadaných dokladov – záznamov v evidencií.

Na začiatku sa nachádzajú špecifické stĺpce, ktoré môžu byť v jednotlivých riadkoch vyznačené farebnými štvorčekmi. Sú označené od začiatku skratkami OZN, ZAM, SYS, NEÚ, DPH, PRE.

Ak teda napríklad v konkrétnom riadku v stĺpci DPH vidieť modrý štvorček znamená to, že v tomto doklade sa účtuje na účte dane z pridanej hodnoty. Ak v konkrétnom riadku v stĺpci NEÚ vidieť čierny krížik znamená to, že doklad je len evidovaný ale do účtovníctva – do hlavnej knihy sa nedostane. Ak bol doklad vyhotovený automaticky systémom zobrazí sa v sledovanom riadku v stĺpci SYS červený štvorček.

V spodnej časti sa nachádzajú ovládacie tlačidlá Pridaj, Kópia, Oprav, Ukáž, Vymaž, Tlač, Zamkni, Odomkni, Uhradiť doklad (PD,BV). V pravom rohu sa nachádza lupa, ktorou sa dá nastaviť veľkosť formulára. Vedľa nej sú posuvné tlačidlá pre lepšiu orientáciu.

Účtovný doklad

Program OMEGA pracuje na takom princípe, že všetky účtovné doklady sa pridávajú prostredníctvom univerzálneho formulára účtovného dokladu. Keďže väčšina polí sa opakuje pre všetky typy dokladov, v niektorých typoch dokladov sa však vyskytujú aj špecifické polia, napríklad pre interný účtovný doklad. Vzor je ale k dispozícii.

Program funguje na princípe vzorov, pre každý typ účtovného dokladu sú v účtovníctve zadefinované vzory dokladov, ktoré užívateľa samé navádzajú, ktoré polia je nevyhnutné vyplniť. Užívateľ samozrejme podľa svojho uváženia môže účtovať aj bez použitia vzorov resp. pridávať informácie aj do iných polí ako je určené vo vzore.

Použitie vzorov má však svoje opodstatnenie v tom, že užívateľovi pri účtovaní šetrí čas a jednoduchým preklikávaním pomocou tlačidla ENTER na klávesnici sa pohybuje medzi jednotlivými poliami v účtovnom doklade.

Prostredníctvom univerzálneho formulára sa môže v programe účtovať o:

VF – odoslaných faktúrach, zVF – zahraničných odoslaných faktúrach, VPF – odoslaných preddavkových faktúrach, zVPF – zahraničných odoslaných preddavkových faktúrach, VD – odoslaných dobropisoch, zVD – zahraničných odoslaných dobropisoch
DF – došlých faktúrach, zDF – zahraničných došlých faktúrach, DPF – došlých preddavkových faktúrach, zDPF – zahraničných došlých preddavkových faktúrach, DD – došlých dobropisoch, zDD – zahraničných došlých dobropisoch,
ID – interných dokladoch, zID – zahraničných interných dokladoch,
PD – pokladničných dokladoch, zPD – zahraničných pokladničných dokladoch,
BV – bankových výpisoch, zBV – zahraničných bankových výpisoch,
CD – colných deklaráciách.

V tomto formulári sa uskutoční zaevidovanie príslušného dokladu aj jeho zaúčtovanie. Formulár je univerzálny pre všetky doklady. Evidenčná časť dokladu sa nachádza v hornej časti formulára.

V zozname okruh – typ dokladu zvolíme konkrétny okruh dokladu, ktorý sa chystáme zaevidovať – zaúčtovať. Toto je potrebné vždy spraviť ako prvý krok pri účtovaní – evidovaní dokladu. Podľa vybraného okruhu dokladu sa následne doklad uloží do príslušnej evidencie.

Časť automatické účtovanie predstavuje už vyššie spomínané vzory. V tejto časti sa následne užívateľovi zobrazí ponuka na základe vybraného okruhu v predchádzajúcom kroku. Ak sa v ponuke zobrazí možnosť, ktorá nám bude vyhovovať, zvolíme ju a program sám bude ďalej určovať, aké polia treba ešte vyplniť.

Pole Evidencia a Číselný rad by sa malo vyplniť automaticky. Pole interné číslo je taktiež automatické podľa nastavenia číslovania príslušného číselného radu. Toto číslo sa však dá meniť v prípade potreby. Do poľa externé číslo je potrebné zadať vždy číslo ručne. Toto pole sa vypĺňa predovšetkým pri došlých dokladoch.

Pole Partner slúži pre zadanie názvu partnera. Do poľa text sa zadáva text týkajúci sa celého obsahu dokladu. Program umožňuje prednastavenie textov, užívateľ má teda možnosť prednastaviť si často používané texty.

V ďalšej časti sa nastavujú dátumy, ktoré program pre daný okruh ponúka. Pole účtovné obdobie program nastaví automaticky.

V poli suma spolu sa zadáva celková suma dokladu. Ak doklad obsahuje aj DPH, tak sa zadáva suma s DPH. Po zadaní sumy, sa môže prostredníctvom tlačidla zadať či program obsahuje DPH 10%, 20% alebo ju neobsahuje. Pomocou tlačidla sa môžeme dostať do podrobného rozpisu DPH.

V programe je predvolená mena EUR, ak však v doklade túto menu zmeníme, napr. na CZK pribudnú nové polia na vyplnenie, ktoré sú dôležité pre správne zaúčtovanie dokladu.

Následne sa do poľa Suma zadáva suma v cudzej mene. Táto sa prepočíta zadaným kurzom v poli Kurz banka a Kurz ECB, ktoré je nutné zadať. Prepočítaná suma v EUR sa následne zobrazí v poli pod sumou v CZK.

V záložke Účtovná časť sa zobrazia automaticky tie informácie, ktoré sme v účtovnom doklade už predtým zadali. V poli Predkontácia máme možnosť vybrať z predvolenej ponuky konkrétnu predkontáciu. Pole Text sa pri použití automatického účtovania – vzoru vyplní automaticky.

Zo zoznamu Typ sumy je nutné vybrať príslušný typ sumy pre konkrétny riadok – účtovný zápis. Typy súm sú zadefinované v číselníku sú definované výrobcom programu podľa platnej legislatívy.

Pole Suma je pri použití vzoru vyplnené automaticky. K danej sume je už len potrebné v príslušnom riadku zadať na vyznačenej strane patričné číslo účtu. Po zadaní čísla účtu je účtovanie dokončené.

V poli Uhradiť doklad sa zadáva číslo uhrádzaného dokladu v prípade ak sa jedná o doklad, ktorým sa uhrádza iný doklad už zaúčtovaný – zaevidovaný v účtovníctve. Je potrebné zadať interné číslo tohto dokladu.

V poli Odpočítať z dokladu sa zadáva interné číslo dokladu, z ktorého sa má týmto dokladom odpočítať konkrétna suma.

Okrem karty Účtovná časť sa v doklade nachádzajú aj tieto: Ostatné údaje, Úhrady, Odpočty, Evidencia DPH, Prepojené doklady, Vlastnosti dokladu, Popis, Registratúra. V týchto kartách sa nachádzajú údaje súvisiace s týmto dokladom, napr. ak bol daný doklad uhradený v karte úhrady nájdeme podrobnejšie informácie o tejto úhrade a pod. Tieto karty sa zväčša vypĺňajú automaticky nie je potrebné v nich už nič zadávať ručne.

V doklade sa nachádza aj možnosť neúčtovať. Túto možnosť využijeme vtedy, keď chceme aby sa doklad nedostal do účtovníctva. Túto voľbu je potrebné zapnúť ručne nie je prednastavená.

Autor: Arisan, s.r.o., nezávislá poradenská spoločnosť, špecializujúca sa na komplexné vedenie účtovnej, daňovej, mzdovej a ostatnej konzultačnej agendy