Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Ešte pred začatím samotného účtovania v účtovnom programe je potrebných niekoľko krokov.
Základné nastavenia si predstavíme v programe OMEGA.
Správne prednastavenie programu ušetrí veľa času
Jedným z prvých krokov v programe je vytvorenie novej databázy – firmy. Následne by sa v programe mali nastaviť globálne nastavenia, ktoré sú potrebné pre zjednodušenie a uľahčenie ďalšej práce v programe.
Pri vytváraní novej databázy pre firmu program ponúka možnosť voľby:
založenie novej firmy (založenie úplne novej databázy)
kópia existujúcej firmy (vygeneruje sa databáza, ktorá je kópia existujúcej firmy založenej v programe OMEGA)
prechod z jednoduchého účtovníctva ALFA (nová databáza sa vygeneruje z databázy z existujúcej firmy vytvorenej v jednoduchom účtovníctve v programe ALFA)
prechod z iného programu (databáza sa vygeneruje z existujúcej firmy vytvorenej v programe MRP, POHODA a MONEY)
Po vytvorení novej databázy je potrebné zadať obchodné meno a účtovný rok (hospodársky/kalendárny rok). K základným údajom môžu byť doplnené aj logo firmy, pečiatka a podpis, tieto potom následne môžu byť prenesené na vytvárané doklady napr. faktúry čím sa zjednoduší proces fakturácie.
Ďalej je dôležité zadať typ podnikateľského subjektu, či je účtovná jednotka platiteľ alebo neplatiteľ DPH. V prípade, že je platiteľom DPH, je potrebné zaznamenanie skutočnosti o akého platiteľa ide, t. j. či je účtovná jednotka mesačný alebo štvrťročný platiteľ.
Vo všeobecných nastaveniach sa dajú vopred prednastaviť texty fakturácie, doby splatnosti, zaokrúhľovanie, konštantný symbol, nastavenia skladu, nastavenia Intrastat, a ostatné nastavenia. Čím viac informácií je vyplnených tým je program nápomocnejší a vyžaduje si menšiu obsluhu v ďalšom používaní.
Kvôli prehľadnosti v účtovníctve sa doklady členia do rôznych skupín. Toto členenie priamo súvisí s číslovaním dokladov. Doklady sa v programe členia v prvom členení do skupín, v rámci skupín sa doklady členia do okruhov a v rámci okruhov sú zaradené do evidencií a v tých sú zaradené do určitého číselného radu. Pomocou skupiny, okruhu a evidencie si užívateľ môže vytvoriť množiny, do ktorých zhromažďuje doklady s rovnakými vlastnosťami.
Program rozoznáva tieto skupiny dokladov:
účtovné evidencie tuzemské,
účtovné doklady zahraničné,
neúčtovné doklady,
sklady,
majetok,
ostatné.
Toto rozdelenie je nastavené automaticky a nemožno ho meniť. V rámci okruhov, ktoré sú taktiež dané programom si užívateľ môže zvoliť, ktoré okruhy bude využívať a môže zmeniť kód okruhu.
Každý okruh dokladov sa dá členiť na menšie podskupiny – evidencie. Tie je možné pridávať, meniť a vymazávať podľa potreby.
V poslednej úrovni je nastavenie číselných radov. V každej evidencii je možné nastaviť ľubovoľný počet číselných radov. V týchto radoch musí užívateľ presne definovať nastavenie a formát číslovania dokladov, teda ako bude vyzerať číslo dokladu patriace do radu.
Program ponúka viacero možností pri výbere číslovania. Umožňuje automatické číslovanie dokladov, pridružiť do čísla dokladu aktuálny rok, mesiac, týždeň, deň a iné. Pre každý číselný rad preto musí byť nastavený formát číslovania.
V číselníku sa nachádza účtová osnova a účtovný rozvrh. Číselník účtová osnova slúži na nastavenie syntetických účtov.
Táto osnova aj nastavenie každého účtu sa generuje automaticky pri vygenerovaní novej firmy. Je zadefinovaná vopred výrobcom podľa platnej legislatívy a neodporúča sa ju meniť.
Užívateľ však môže meniť, pridávať, vymazávať podľa svojich potrieb účty v číselníku účtový rozvrh. Pri vygenerovaní sa naplní automaticky účtami podľa účtovej osnovy. K týmto účtom si účtovná jednotka môže vytvárať analytické účty podľa vlastného uváženia a potreby.
Nastavenie účtov a pokladnice
K dôležitým základným nastaveniam patrí aj nastavenie bankových účtov a pokladnice. V číselníku pod označením bankové účty je formulár, ktorý slúži na zadefinovanie všetkých bankových účtov, ktoré má účtovná jednotka otvorené v bankách.
Toto nastavenie je dôležité pre ďalšie účtovanie bankových výpisov. V nastavení sa potom vyplnia informácie o mene, banke, čísle účtu, type účtu, začiatočnom zostatku, a iných informáciách. Ak užívateľ chce import bankových výpisov v záložke import BV, musí zvoliť banku a formát importovaného súboru.
Číselník pokladníc slúži na zadefinovanie pokladníc, ktoré má účtovná jednotka a na základe ktorých účtuje pokladničné doklady v evidencií účtovných dokladov. V tomto číselníku sa zadefinujú všetky účtovné pokladnice, v ktorých sa účtuje pohyb peňazí.
V menu sa musí zadať, o akú pokladnicu sa jedná, t. j. tuzemskú, valutovú, registračnú, čítačku čiarových kódov, dátový terminál, atď… . V nastaveniach valutovej pokladnice okrem iných možností má užívateľ na výber spôsob oceňovania FIFO, VAP, aktuálny kurz ECB.
Program umožňuje zvolenie istého stupňa ochrany a to vytvorením rôznych užívateľov, ktorým môžu byť pridelené rôzne prístupové práva. Pri vytvorení novej firmy je zadefinovaný len jeden užívateľ, ktorý má funkciu správcu účtovníctva.
Tento užívateľ má právo pridávať nových užívateľov, pridávať a meniť im prístupové práva, prípadne zmazať niektorého z užívateľov. Účtovná jednotka má teda možnosť rozhodnúť o tom, aké budú mať jednotlivý používatelia tohto systému právomoci pri práci s programom a tým zlepšiť ochranu údajov.
Popísané základné nastavenia predstavujú základ pre začatie účtovania v programe. Väčšina nastavení sa dá meniť aj v priebehu účtovania, čiže v prípade potreby môže používateľ meniť nastavenie na základe požiadaviek, ktoré na systém má a majú mu uľahčiť prácu v programe čo najviac.
Program ponúka užívateľovi automatizáciu viacerých procesov, čím sa účtovnej jednotke vďaka takémuto programu uľahčuje práca a je znížená administratívna náročnosť jednotlivých podnikových procesov.
Autor: Arisan, s.r.o., nezávislá poradenská spoločnosť, špecializujúca sa na komplexné vedenie účtovnej, daňovej, mzdovej a ostatnej konzultačnej agendy
FOAF.sk firmy - Hosp. výsledky, súvahy, výkazy, DLHY, vlastníci - Zistite TU
