Viete ako dlho je potrebné archivovať firemné dokumenty? Niektoré spisy treba uchovávať až 50 rokov!

Ako dlho uchovávať účtovné doklady? Spoločnosti na Slovensku majú povinnosť archivovať dokumenty v papierovej podobe aj desiatky rokov. Nie je to však zbytočnosť. Zamestnanci potrebujú mať kompletnú dokumentáciu o svojej práci, napríklad aj pre účely správneho vypočítania dôchodku. Napriek čoraz väčšej digitalizácií procesov i dokumentov, zákony spoločnostiam ukladajú povinnosť uchovávať aj originály dokumentov vo svojom archíve.

Osobné spisy aj mzdové listy

Ján Šeliga, riaditeľ spoločnosti TMF Group Slovensko, ktorá sa zaoberá spracovaním účtovníctva a daní, tiež spracovaním miezd a personalistiky, pripomína: „Všetky dokumenty počnúc technicko-prevádzkovou agendou, cez mzdovú či obchodnú agendu, až po osobné spisy zamestnancov musia mať spoločnosti úplné a archivované v súlade s požiadavkami zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a ďalších osobitných predpisov. Nie každý však na to myslí, alebo má čas to zabezpečiť.“ V prípade nedodržania zákona môže v extrémnych prípadoch ministerstvo uložiť pokutu až vo výške 33 193 Eur, napríklad za zničenie alebo poškodenie archívneho dokumentu.

Lehoty od 2 do 70 rokov

Najkratšie povinné minimálne lehoty pre uchovanie dokumentov sú dvojročné. Tie sa vzťahujú napríklad na uchovanie bežnej korešpondencie, riešenia škodových udalostí alebo dokumentov z nákupu strojov a zariadení. Päť rokov po strate ich platnosti sa musia archivovať akékoľvek zmluvy, ale aj záznamy zo zasadnutia riadiacich orgánov, výdajky a prevodovky, či evidencia pracovnej neschopnosti zamestnancov. Desať rokov si musíte odkladať knihy doručených a odoslaných faktúr, pokladničné doklady, nájomné zmluvy, ale aj výplatné listiny a dokumenty viažuce sa k nemocenskému poisteniu. Až 50 rokov musia byť v archíve spoločnosti uložené mzdové listy a osobné spisy zamestnancov budú uskladnené až kým konkrétny zamestnanec nedovŕši 70-ku.

Vyhraďte si na spisy dostatok priestoru

J. Šeliga vysvetľuje, čo všetko by mal obsahovať osobný spis zamestnanca: „Každý zamestnanec má vo svojom spise doklady od svojho nástupu do zamestnania až po jeho výstup. To znamená, že medzi jeho dokumentmi nájdete všetky vyhlásenia na zdanenie príjmov, rodný list dieťaťa, potvrdenia o návšteve školy, ročné zúčtovania aj so žiadosťami, osobný dotazník, mzdové dekréty, evidenčný list dôchodkového poistenia, ale i kópie jeho identifikačných dokladov, či diplom o vzdelaní.“ Samozrejme, dokumentov v osobnom spise je oveľa viac, čiže ak si predstavíte, že dotyčná osoba pre jednu spoločnosť pracovala celý život a odišla z nej aj do dôchodku, budete si musieť v archíve len pre ňu vyhradiť minimálne jednu pevnú policu až kým neoslávi 70-te narodeniny. Ideálne sú kovové statické registratúry, ktoré by mali byť umiestnené v priestoroch zaručujúcich zachovanie dokumentov. Veľmi dôležitá je aj relatívna vlhkosť (50 – 60%) a teplota 16 °C.

Externé spoločnosti sa o archív postarajú

Ak majú spoločnosti niekoľko desiatok, či stoviek zamestnancov a k tomu množstvo klientskych dokumentov, môže byť problematické evidovať všetky potrebné dokumenty nielen po priestorovej, ale aj po logistickej stránke. Často je na tieto činnosti potrebné určiť samostatnú pracovnú pozíciu archivára, prípadne vytvoriť samostatné archívne oddelenie, aby archív udržali v poriadku, neustále ho aktualizovali a predovšetkým vyraďovali z neho dokumenty po skončení doby evidencie. „Ak však majú spoločnosti obavy, či archiváciu zvládnu, prípadne na ňu nemajú priestorové, či personálne kapacity, môžu sa obrátiť na externé spoločnosti. Evidencii dokumentov sa venujeme aj my v TMF Group. Staráme sa o to, aby dobre slúžili nielen zamestnancom, ale aby vyhoveli aj daňovým kontrolám a kontrolám zo Sociálnej poisťovne trebárs i o 50 rokov. Je to puntičkárska práca, ktorá vyžaduje dôkladné sledovanie všetkých dokumentov,“ uzatvára J. Šeliga.

Odporúčané lehoty uloženia vybraných dokumentov:

Odporúčané ebooky

K téme