7 tipov od profesionálov, ktoré pomôžu s plánovaním úspešnej konferencie

BRATISLAVA 15. marca 2019 (P/PR) – Konferencie sú obľúbenou voľbou, ako si v rámci profesionálnej oblasti vymieňať poznatky, inšpirácie a kontakty. Pre ich usporiadateľov však môžu predstavovať organizačnú a logistickú výzvu, najmä v prípade, že s prípravou konferencií ešte nemajú veľké skúsenosti. Na čo treba myslieť pri organizácii konferencie, aby všetko prebehlo hladko?

1.  Začnite s prípravou dostatočne včas

S organizáciou začnite v dostatočnom časovom predstihu, aby sa na ňu stihli pripraviť všetci zainteresovaní. „Organizátori musia zabezpečiť priestory, odkomunikovať s účinkujúcimi a s poskytovateľom priestorov svoje požiadavky,“ hovorí Katarína Petrániová, kongresová manažérka Wellness Hotela Patince. „Dobrý poskytovateľ priestorov vie zabezpečiť skoro všetko, aj nezvyčajné požiadavky, keď sa predložia v dostatočnom časovom predstihu,“ dodáva.

Dôležité je rozposlať včas pozvánky pre hostí konferencie, aby si zariadili svoj program a mohli sa podujatia zúčastniť.

Plánovanie je jednou z najdôležitejších častí celého procesu. Dobrou pomôckou je online kalendár s úlohami pre jednotlivých členov organizačného tímu či vytvorenie bodového scenára. Vďaka tomu budete mať stále prehľad o tom, ktoré úlohy treba splniť do akého dátumu a kto ich má na starosti.

Prvým krokom by však malo byť ujasnenie cieľa a formátu konferencie. Už na začiatku si treba stanoviť, koľko účastníkov očakávate, lebo od toho sa odvíja aj výber správnych priestorov.

2. Vyberte vhodné priestory konania konferencie

Keď viete, koľko účastníkov sa zúčastní vašej konferencie, môžete vybrať priestor tak, aby sa všetci pohodlne zmestili. Mal by byť vzdušný, priestranný, pohodlný a esteticky príťažlivý. „Zároveň je vhodné už dopredu vedieť, aký typ sedenia preferujeme, napríklad v tvare U či školské,“ vysvetľuje Katarína Petrániová. Určite si priestory pri výbere choďte aj osobne pozrieť.

Dostupnosť je jedným z najdôležitejších kritérií pri jej výbere lokality konania konferencie. „Nie každý je ochotný cestovať na kraj sveta kvôli konferencie, aj keď bude veľmi zaujímavá,“ hovorí Petrániová.

Dopredu zistite aj nároky prednášajúcich, aby ste zabezpečili aj potrebné technické vybavenie. To nezabudnite vopred vyskúšať. „Pôsobili by ste veľmi neprofesionálne, keby ste začali skúšať či vám fungujú mikrofóny, keď už sú hostia v sále,“ varuje kongresová manažérka.

3. Naplánujte priebeh celej konferencie

Pre úspešnosť konferencie je dôležité usporiadať prednášky tak, aby mali prirodzený spád a aby sa divák nenudil. Skontaktujte sa ešte pred konferenciou s rečníkmi a ujasnite si, čoho presne sa budú ich prednášky týkať. Predídete tak tomu, aby sa do programu dostali vystúpenia, ktoré nebudú pre vašu konferenciu a publikum relevantné.

Vďaka tomu budete taktiež môcť kvalitne moderovať diskusiu a aktívne do nej zapájať účastníkov. Poskytnite im priestor na otázky a nabádajte ich k tomu, aby sa veľa pýtali. Využite prácu v malých skupinách a zapojte nové technológie, aby ste eliminovali bariéru medzi rečníkom a publikom.

5. Zabezpečte stravu a dostatok občerstvenia

Pri celodenných či viacdňových konferenciách by ste mali zabezpečiť pre účastníkov aj obedy či večere. Uľahčí vám to výber takého miesta konania, kde má jeho poskytovateľ k dispozícii aj vlastnú kuchyňu a reštauráciu, inak musíte zabezpečiť externý catering.

„Pri strave určite treba počítať, že sa v skupine nájdu ľudia, ktorí sú vegetariáni, vegáni alebo majú nejakú potravinovú intoleranciu. Treba aj na to dopredu myslieť a dohodnúť sa s hotelom, aby mal v ponuke alebo pripravil špeciálne menu pre ľudí s intoleranciou,“ pripomína kongresová manažérka.

Samozrejmosťou by mali byť aj kratšie prestávky počas konferencie. Počas nich by mali mať účastníci k dispozícii kávu, čaj a minerálky, prípadne aj ďalšie občerstvenie v podobe domácich limonád, chlebíčkov či drobných cukroviniek.

6. Skontrolujte zdanlivé samozrejmosti

Pri moderne zariadených kongresových priestoroch je wifi a technické zabezpečenie samozrejmosťou. Napriek tomu je dôležité sa informovať o rýchlosti pripojenia, najmä ak sa bude pracovať s videami a väčšími formátmi súborov. Uistite sa, či sieť zvládne nápor návštevníkov, ktorí sa na ňu pripoja.

Pred konferenciou si pre každého rečníka i účastníka prichystajte balíček, ktorý dostane v deň konferencie. Postarajte sa o to, aby v balíčku našiel všetky relevantné a dôležité informácie. V balíčku by si mali nájsť:

• Časový rozvrh a agendu konferencie
• Zoznam rečníkov so základnými informáciami
• Formulár na spätnú väzbu
• Notes/ hárky čistého papiera
• Informácie o sponzoroch a sponzorské predmety

Myslite aj na doplnky ako flipcharty, propagačné materiály, smerovky a dodatočné informácie pre účastníkov v tlačenej forme. Buď si ich budete zabezpečovať sami, alebo vám s nimi pomôže poskytovateľ priestorov – hotely a centrá s bohatými skúsenosťami s organizáciou kongresov by s tým nemali mať problém.

V daný deň má byť na akcii prítomný prevádzkar či kongresový manažér, aby priamo na mieste pomohol organizátorom riešiť aj ad hoc situácie.

7. Ponúknite aj doplnkové aktivity

Nápor informácií môže byť unavujúci, návštevníci konferencie preto ocenia aj doplnkový program – najmä v prípade, že konferencia trvá viac dní.

„Každému dobre padne, keď si po náročnej konferencii môže oddýchnuť napríklad vo wellnesse alebo v priateľskom prostredí prediskutovať myšlienky po konferencii s kolegami,“ hovorí Katarína Petrániová.

Doplnkový program by však mal byť nenútený a prirodzený, aby bol pre hostí príjemným spestrením, nie ďalšou z povinností.

Dostatočná príprava a hladký priebeh akcie pomôžu k tomu, aby si hostia z vašej konferencie odniesli pozitívne zážitky a dobrý dojem. Ak podujatie plánujete v budúcnosti opakovať, využite možnosť získať od účastníkov spätnú väzbu, ktorá vám pomôže v zlepšovaní organizácie nasledujúcich akcií.

Odporúčané ebooky

K téme