Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Viete, čo všetko a musíte pripraviť pri nástupe nového zamestnanca? Poznáte lehoty a spôsob vašich nahlasovacích povinností?
Za nedodržanie administratívnych povinností pri zamestnancoch sú vysoké pokuty
Pracovná zmluva
Založiť pracovný pomer je možné len uzatvorením pracovnej zmluvy medzi vami ako zamestnávateľom a zamestnancom. Zákonník práce vyžaduje, aby pracovná zmluva bola uzatvorená písomne. Nedodržanie písomnej formy však neznamená jej neplatnosť. Pracovný pomer totiž platne vznikne aj na základe ústne uzavretej pracovnej zmluvy alebo aj konkludentným spôsobom (t.j. že z vášho správania možno vyvodiť, že ste mali úmysel uzatvoriť pracovný pomer).
Písomnú pracovnú zmluvu je však potrebné uzatvoriť najneskôr v deň nástupu zamestnanca do práce. Ak by bola podpísaná neskôr, má sa za to, že pracovný pomer bol založený na základe ústnej pracovnej zmluvy a jej písomné vyhotovenie by sa považovalo len za potvrdenie vzniku pracovného pomeru, prípadne ak by došlo k zmene ústne dohodnutého obsahu pracovného pomeru, tak za jej zmenu. Snažte sa takejto situácii vyhnúť, pretože ak je pracovná zmluva podpísaná neskôr, už nie je možné dohodnúť skúšobnú dobu.
Nedodržanie písomnej formy pracovnej zmluvy nevedie len k strate možnosti dohodnúť skúšobnú dobu zamestnanca, právnej neistote, ale pod drobnohľad si vás môže zobrať aj inšpektorát práce za porušenie povinností vyplývajúcich zo Zákonníka práce. Ten vám môže udeliť pokutu až do výšky 100 tis. eur a vedúcemu zamestnancovi, prípadne štatutárnemu orgánu, ktorí zavinili porušenie týchto povinností alebo dali naň príkaz, až do výšky štvornásobku ich priemerného mesačného zárobku.
Podstatné náležitosti, ktoré musí obsahovať každá pracovná zmluva
druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma spolu s jeho stručnou charakteristikou,
miesto výkonu práce,
deň nástupu do práce,
mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v pracovnej zmluve.
Ďalej je tiež potrebné do pracovnej zmluvy uviesť
(i) výplatný termín,
(ii) pracovný čas,
(iii) výmeru dovolenky,
(iv) dĺžku výpovednej doby, poprípade odkázať na príslušné ustanovenia Zákonníka práce, prípadne kolektívnu zmluvu, ak takéto podmienky kolektívna zmluva upravuje.
V prípade, že písomná pracovná zmluva tieto podmienky neobsahuje a ani neodkazuje na Zákonník práce alebo kolektívnu zmluvu, ste povinní najneskôr do jedného mesiaca od vzniku pracovného pomeru, t.j. odo dňa nástupu do práce, vyhotoviť o nich zamestnancovi písomné oznámenie.
Ak je miesto výkonu práce v cudzine a čas zamestnania v cudzine presiahne jeden mesiac, do pracovnej zmluvy sa taktiež uvádza
(i) doba výkonu práce v cudzine,
(ii) mena, v ktorej bude vyplácaná mzda,
(iii) ďalšie plnenia spojené s výkonom práce v cudzine v peniazoch alebo naturáliách,
(iv) prípadné podmienky návratu zamestnanca z cudziny.
Nezabudnite na to, aby pracovná zmluva s mladistvým zamestnancom, t.j. osobou od dovŕšenia 15. roku do dovŕšenia 18. roku, bola uzavretá až po jeho lekárskom vyšetrení a vyžiadaní vyjadrenia jeho zákonného zástupcu.
Taktiež myslite na to, že ak prijímate zamestnanca na pozíciu, pre ktorú sa vyžaduje zdravotná alebo psychická spôsobilosť na prácu podľa osobitných predpisov, prípadne iné predpoklady (napríklad vzdelanie na povolanie lekára), pracovnú zmluvu môžete uzatvoriť iba s osobou, ktorá takéto podmienky spĺňa. Samozrejme, jedno vyhotovenie pracovnej zmluvy ste povinný odovzdať zamestnancovi.
Nahlasovacie povinnosti
Sociálna poisťovňa
Prihlásenie nového zamestnanca do Sociálnej poisťovne – v prípade, že idete zamestnať svojho prvého zamestnanca, ste povinní sa prihlásiť do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne prostredníctvom registračného listu zamestnávateľa. Dokedy? Lehota na prihlásenie je do 8 dní odo dňa, kedy ste začali zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. V skutočnosti sa však musíte prihlásiť súčasne s prihlásením zamestnanca, pretože Sociálna poisťovňa neprevezme registračný list fyzickej osoby (FO), t.j. prihlášku zamestnanca, ak ešte nie ste zaregistrovaní.
Ako a kedy prihlásiť zamestnanca? Nahlásenie nového zamestnanca ste povinní vykonať prostredníctvom registračného listu FO najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Ak máte viac ako osem zamestnancov, ste povinní prihlasovanie zamestnancov uskutočňovať elektronicky. Formulár je podobný ako klasické tlačivo.
Zdravotná poisťovňa
Prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne – Rovnako ako v Sociálnej poisťovni, aj v zdravotnej poisťovni ste povinní prihlásiť sa do registra platiteľov poistného. Prihlášku – Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného podávate iba do tej zdravotnej poisťovne, v ktorej sú poistení vaši zamestnanci, a to do 8 dní od vzniku pracovného pomeru (prihláška Všeobecná zdravotná poisťovňa, a.s., Dôvera zdravotná poisťovňa, a.s. a Union zdravotná poisťovňa, a.s.).
Najneskôr do 8 pracovných dní od vzniku pracovného pomeru máte povinnosť oznámiť zdravotnej poisťovni, že budete za zamestnanca platiť poistné. To splníte prostredníctvom Oznámenia zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie (tlačivo Všeobecná zdravotná poisťovňa, a.s., Dôvera zdravotná poisťovňa, a.s. a Union zdravotná poisťovňa, a.s.).
Tip: Skúste využiť elektronické služby poisťovní na plnenie svojich povinností. Ušetrí vám to čas aj výdavky.
Daňový úrad
Do tretice sa musíte zaregistrovať na daňovom úrade prostredníctvom prihlášky k registrácii daňovníka. Ako zamestnávateľ ste totiž platiteľom dane z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti. Lehota na registráciu je najneskôr do 15 dní od vzniku povinnosti zrážať daň alebo preddavky dane. Zamestnancovi nezabudnite predložiť Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, a to najneskôr do konca kalendárneho mesiaca po nástupe do zamestnania a potom každoročne do konca januára príslušného zdaňovacieho obdobia. Vyhlásenie slúži na uplatnenie nároku na nezdaniteľnú časť základu dane a na priznanie daňového bonusu na vyživované dieťa.
Dohodári po novom
S dohodármi to už nebudete mať také jednoduché ako doteraz. S novou povinnosťou platenia odvodov je okrem finančnej náročnosti spojené povinné nahlasovanie dohodárov. Podrobnosti nájdete v článku Nové odvodové povinnosti.
Všetky uvedené dokumenty týkajúce sa zamestnanca a komunikácie s úradmi alebo zdravotnými poisťovňami si starostlivo uchovajte. Nikdy totiž neviete, kedy budete musieť preukázať splnenie svojich povinností. Okrem iných príležitostí ich môžete potrebovať aj vtedy, ak sa vám zamestnanec neosvedčí a budete chcieť ukončiť pracovný pomer.
