Buďte správne informovaný! Získajte prémiový účet TU
Prihlásenie
E-shop
Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.

Ako správne napísať efektívny e-mail s urgenciou

email
pixabay.com
24. októbra 2016 Zdroj Inc.com Tlačiť

Už sa vám niekedy stalo, že ste niekomu zaslali dôležitý e-mail a odpoveď naň ste nedostali, alebo ste ju dostali až po stanovenom termíne? Verte či neverte, môže to byť aj preto, že vaša správa nebola správne napísaná. Aby bol urgentný e-mail účinný a včas vybavený, musí nevyhnutne obsahovať niektoré dôležité body.

Čím dôležitejší je obsah správy, tým viac si musíte dávať pozor na to, aby ste v nej zohľadnili všetky potrebné faktory. Pri najbližšom písaní urgentného e-mailu sa môžete inšpirovať aj nasledujúcimi tipmi.

Dôležité je načasovanie

Určite ste si všimli, že ľudia nemajú rovnaký zmysel pre naliehavosť. Ak je vaša úloha natoľko urgentná, že potrebujete mať odpoveď na stole jednej do hodiny, potom asi urobíte lepšie, ak úplne vynecháte e-maily a radšej zdvihnete telefón. Vráťme sa však späť k náležitostiam efektívnej písomnej správy. Pri jej písaní je totiž potrebné zvážiť všetky dostupné informácie.

Ak napríklad viete, že adresát nie je dlhšie prítomný v práci, respektíve si čerpá dovolenku, váš e-mail sa môže minúť účinkom. Aj s týmito a im podobnými informáciami však napokon viete určitým spôsobom pracovať. Zamestnanci (najmä) vo veľkých organizáciách často potrebujú byť krytí v tom zmysle, že oni sami si už splnili svoju časť úlohy a potrebujú nadriadeným preukázať túto skutočnosť. Vtedy môže byť správnym krokom odoslanie takejto správy s tým, že v nej zdôrazníte, že reakciu očakávate v určitom termíne po jeho návrate do práce.

Uveďte podrobnosti už v predmete správy

Všetci využívame možnosť rýchlo si prečítať titulky, ktoré nám v krátkom čase prezradia podstatu kokrétneho textu. Inak to nie je ani v prípade e-mailovej správy. Snažte sa preto čo najstručnejšie a čo najpresnejšie vystihnúť podstatu danej urgencie už v predmete pripravovanej správy. Už v tomto kroku tak zdôrazníte jej naliehavosť, k čomu môžete ešte pridať výkričník, ktorým označíte správu ako urgentnú. Vhodne zvoleným textom v jej texte samotnú naliehavosť už len podporíte.

Viackrát zopakujte, čo potrebujete

Opakovanie je matkou múdrosti. A platí to perfektne aj v týchto prípadoch. V texte správy preto viackrát zopakujte, čo od adresáta potrebujete. Môžete to urobiť aj tak, že na konci e-mailu v očíslovaných bodoch zhrniete, čo všetko od neho chcete a k jednotlivým bodom pripojíte príslušné termíny splnenia.

Takáto forma je veľmi prehľadná a pomôže adresátovi lepšie sa zorientovať v priložených informáciách, a to najmä vtedy, ak sa jedná o viacero problémov. Správa by nemala byť zbytočne krátka, ani moc dlhá. Je potrebné, aby ste v nej vystihli podstatu problému (problémov) a ak je to pre jej adresáta nápomocné, môžete do nej pridať aj súvisiaci text, respektíve pripojiť konkrétnu prílohu.

Odporúčané ebooky

K téme

Témy

e-mailsprávne písanietipyurgencia

Najčítanejšie za 24 hodín

Z kategórie Inšpirácia

Poradca podnikateľa a živnostníka

Prémiový obsah pre členov klubu Podnikam.sk

Zobraziť ďalšie články

Seriály na Podnikam.sk

Školenia, semináre, kurzy

BOZP - Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci
BOZP vo výrobe
Cash flow
Clo
Clo a logistika
Controlling
Dane a účtovníctvo
Doprava
Dotácie
DPH - Daň z pridanej hodnoty
DzP - Dane z príjmu
Enviro
Environmentalistika
Finančné riadenie
IAS/IFRS
Legislatíva a zákony
Legislatíva, zákony
Logistika
Manažérske zručnosti
Manažment
Marketing
Marketing a predaj
Medzinárodné účtovné štandardy (IAS/IFRS, US GAAP)
Medzinárodné zdaňovanie
Mzdy a odvody
Nehnuteľnosti
Osobný rozvoj
Ostatné dane
Personalistika
Pohľadávky
Pracovné právo
Právo
Riadenie
Riadenie firmy
Riadenie ľudských zdrojov
Samospráva
Školstvo
Školy
Stavebníctvo
Účtovníctvo
Účtovníctvo a dane
Verejná správa
Verejné obstarávanie-obstarávateľ
Verejné obstarávanie-uchádzač
Výroba
žiadny
Živnosť

september

19sep6:30Chemická bezpečnosť - ochrana zdravia, životného prostredia, vzory dokumentácie a záznamov6:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Environmentalistika,Stavebníctvo

19sep6:30Chemická bezpečnosť - ochrana zdravia, životného prostredia, vzory dokumentácie a záznamov6:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Stavebníctvo

24sep6:30Ochrana súkromia v digitálnom svete6:30 Udalosť usporiadaná: Verlag Dashöfer, s.r.o. Typ Udalosti:ŠkolenieOblasť školenia:Právo

Zobraziť všetky školenia

Eshop Podnikam.sk

Prejsť do eshopu

Zoznam firiem B2B

Zobraziť všetky firmy
Copyright © iSicommerce s.r.o. Všetky práva vyhradené. Vyhradzujeme si právo udeľovať súhlas na rozmnožovanie, šírenie a na verejný prenos obsahu. Ochrana osobných údajov | Podmienky používania | Kontakt
OK

Web obsahuje cookies. Prevádzkovateľ webu nezbiera žiadne osobné údaje, ak nie ste registrovaný. Web obsahuje prvky tretích strán. Viac k: Ochrana osobných údajov a cookies

X