Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Už sa vám niekedy stalo, že ste niekomu zaslali dôležitý e-mail a odpoveď naň ste nedostali, alebo ste ju dostali až po stanovenom termíne? Verte či neverte, môže to byť aj preto, že vaša správa nebola správne napísaná. Aby bol urgentný e-mail účinný a včas vybavený, musí nevyhnutne obsahovať niektoré dôležité body.
Čím dôležitejší je obsah správy, tým viac si musíte dávať pozor na to, aby ste v nej zohľadnili všetky potrebné faktory. Pri najbližšom písaní urgentného e-mailu sa môžete inšpirovať aj nasledujúcimi tipmi.
Určite ste si všimli, že ľudia nemajú rovnaký zmysel pre naliehavosť. Ak je vaša úloha natoľko urgentná, že potrebujete mať odpoveď na stole jednej do hodiny, potom asi urobíte lepšie, ak úplne vynecháte e-maily a radšej zdvihnete telefón. Vráťme sa však späť k náležitostiam efektívnej písomnej správy. Pri jej písaní je totiž potrebné zvážiť všetky dostupné informácie.
Ak napríklad viete, že adresát nie je dlhšie prítomný v práci, respektíve si čerpá dovolenku, váš e-mail sa môže minúť účinkom. Aj s týmito a im podobnými informáciami však napokon viete určitým spôsobom pracovať. Zamestnanci (najmä) vo veľkých organizáciách často potrebujú byť krytí v tom zmysle, že oni sami si už splnili svoju časť úlohy a potrebujú nadriadeným preukázať túto skutočnosť. Vtedy môže byť správnym krokom odoslanie takejto správy s tým, že v nej zdôrazníte, že reakciu očakávate v určitom termíne po jeho návrate do práce.
Všetci využívame možnosť rýchlo si prečítať titulky, ktoré nám v krátkom čase prezradia podstatu kokrétneho textu. Inak to nie je ani v prípade e-mailovej správy. Snažte sa preto čo najstručnejšie a čo najpresnejšie vystihnúť podstatu danej urgencie už v predmete pripravovanej správy. Už v tomto kroku tak zdôrazníte jej naliehavosť, k čomu môžete ešte pridať výkričník, ktorým označíte správu ako urgentnú. Vhodne zvoleným textom v jej texte samotnú naliehavosť už len podporíte.
Viackrát zopakujte, čo potrebujete
Opakovanie je matkou múdrosti. A platí to perfektne aj v týchto prípadoch. V texte správy preto viackrát zopakujte, čo od adresáta potrebujete. Môžete to urobiť aj tak, že na konci e-mailu v očíslovaných bodoch zhrniete, čo všetko od neho chcete a k jednotlivým bodom pripojíte príslušné termíny splnenia.
Takáto forma je veľmi prehľadná a pomôže adresátovi lepšie sa zorientovať v priložených informáciách, a to najmä vtedy, ak sa jedná o viacero problémov. Správa by nemala byť zbytočne krátka, ani moc dlhá. Je potrebné, aby ste v nej vystihli podstatu problému (problémov) a ak je to pre jej adresáta nápomocné, môžete do nej pridať aj súvisiaci text, respektíve pripojiť konkrétnu prílohu.
FOAF.sk firmy - Hosp. výsledky, súvahy, výkazy, DLHY, vlastníci - Zistite TU
